辦公用品日常管理制度

辦公用品日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需領(lǐng)用原則：根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用和使用管理。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊等。4.裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等。5.桌面用品：如計(jì)算器、剪刀、美工刀、直尺等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。（三）消耗材料類1.墨盒、硒鼓、色帶等打印耗材。2.復(fù)印紙、打印紙等紙張消耗品。3.清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。（四）其他辦公用品如綠植、飲用水、茶葉等。三、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門工作需求，于每月[具體日期]前填寫《辦公用品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請(qǐng)，結(jié)合庫存情況，編制月度辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購審批1.月度辦公用品采購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于金額較大（超過[具體金額]）的辦公用品采購項(xiàng)目，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循貨比三家、性價(jià)比最優(yōu)的原則，確保所采購的辦公用品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，以保障公司的合法權(quán)益。3.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同或協(xié)議一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。四、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，指定專人負(fù)責(zé)倉庫管理。倉庫管理人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉辦公用品管理流程等條件。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，分類存放各類辦公用品。對(duì)于易燃易爆、易腐蝕等特殊物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉庫管理人員應(yīng)建立辦公用品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及領(lǐng)用人等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期（每季度）對(duì)辦公用品倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉庫管理人員和行政部門負(fù)責(zé)人共同參與。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《辦公用品庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.對(duì)于盤盈或盤虧的辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品盤盈/盤虧處理申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。五、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的性質(zhì)、使用頻率等因素，制定合理的辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類辦公用品的發(fā)放數(shù)量、發(fā)放周期等內(nèi)容。2.對(duì)于常用辦公用品，如中性筆、復(fù)印紙等，應(yīng)按照員工的工作崗位和實(shí)際需求進(jìn)行定量發(fā)放；對(duì)于非常用辦公用品，如文件夾、訂書機(jī)等，應(yīng)根據(jù)員工的申請(qǐng)進(jìn)行按需發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)為員工發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；如庫存不足，應(yīng)告知員工，并及時(shí)補(bǔ)貨。3.員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在《辦公用品庫存臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)。六、辦公用品的使用（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。2.辦公文具類用品應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。如書寫工具應(yīng)僅限于書寫、記錄等工作使用，不得用于其他非辦公用途。3.辦公設(shè)備類用品應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如電腦、打印機(jī)等設(shè)備，應(yīng)定期殺毒、清理緩存，避免因使用不當(dāng)或維護(hù)不及時(shí)導(dǎo)致設(shè)備損壞。（二）損壞賠償1.因員工個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)由員工照價(jià)賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)辦公用品的購置價(jià)格、使用年限及損壞程度等因素確定。2.員工賠償?shù)霓k公用品費(fèi)用應(yīng)及時(shí)上繳行政部門，行政部門統(tǒng)一用于購買新的辦公用品。七、辦公用品的報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢條件1.辦公用品已達(dá)到使用年限，且無法正常使用的。2.辦公用品因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、辦公環(huán)境變更等原因，不再使用的辦公用品。（二）報(bào)廢審批1.對(duì)于需要報(bào)廢的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，如情況屬實(shí)，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)。核實(shí)無誤后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于金額較大（超過[具體金額]）的辦公用品報(bào)廢項(xiàng)目，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的辦公用品，行政部門應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理。對(duì)于可回收利用的辦公用品，如紙張、塑料瓶等，應(yīng)進(jìn)行分類回收，交予專業(yè)的回收公司處理；對(duì)于不可回收利用的辦公用品，如廢舊電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，避免造成環(huán)境污染。2.行政部門應(yīng)建立辦公用品報(bào)廢處理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢時(shí)間、處理方式及處理結(jié)果等信息。報(bào)廢處理臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保處理工作規(guī)范、有序。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違反辦公用品管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改通知應(yīng)明確整改事項(xiàng)、整改要求及整改期限等內(nèi)容。2.相關(guān)部門和人員應(yīng)按照整改通知的要求進(jìn)行整改，并將整改