圖書行業(yè)合同管理制度

圖書行業(yè)合同管理制度總則制度目的本合同管理制度旨在規(guī)范圖書行業(yè)公司（以下簡稱“公司”）各類合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類圖書相關(guān)合同，包括但不限于圖書出版合同、圖書銷售合同、版權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、印刷合同、倉儲物流合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)合同管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成。2.職責(zé)：審議重大合同事項(xiàng)，包括合同的簽訂、變更、終止等。對合同管理中的重大問題進(jìn)行決策。監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。法務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、修訂等工作。參與合同談判，提供法律意見和建議。對合同履行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，處理合同糾紛。建立合同法律檔案，保管合同相關(guān)資料。業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、簽訂等具體工作。按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)反饋合同履行情況。配合法務(wù)部門處理合同糾紛。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)情況。提供與合同相關(guān)的財(cái)務(wù)分析和建議。合同簽訂管理合同簽訂流程1.合同發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限等內(nèi)容，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、條款是否明確、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等，審核通過后提交法務(wù)部門。3.法務(wù)審核：法務(wù)部門對合同進(jìn)行法律審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，提出審核意見。如合同存在法律問題，法務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門溝通修改，直至審核通過。4.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、資金預(yù)算等，確保合同財(cái)務(wù)條款合理可行，審核通過后提交合同管理委員會。5.合同審批：合同管理委員會對合同進(jìn)行審議，根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度做出審批決定。重大合同需經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)。6.合同簽訂：經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過的內(nèi)容一致，雙方簽字蓋章齊全。合同文本管理1.合同文本應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.法務(wù)部門應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)合同文本庫，根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型制定規(guī)范的合同模板。業(yè)務(wù)部門簽訂合同應(yīng)優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，如有特殊情況需要修改標(biāo)準(zhǔn)文本，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。3.合同文本應(yīng)使用中文表述，如需要使用外文，應(yīng)同時(shí)提供中文譯本，并以中文譯本為準(zhǔn)。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本副本提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。授權(quán)委托管理1.公司對外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)由法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)人員需要獲得授權(quán)簽訂合同的，應(yīng)填寫《授權(quán)委托書申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門制作授權(quán)委托書。3.被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。授權(quán)期限屆滿或授權(quán)事項(xiàng)完成后，授權(quán)委托書應(yīng)及時(shí)收回。合同履行管理履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同主要內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)人員，明確各自的職責(zé)和任務(wù)，確保合同順利履行。2.在合同履行過程中，如一方需要變更合同內(nèi)容或提前終止合同，應(yīng)及時(shí)書面通知對方，并說明變更或終止的原因及相關(guān)事項(xiàng)。履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行跟蹤和核對，確保資金安全。3.法務(wù)部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出法律意見和建議，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收管理1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括圖書的質(zhì)量、數(shù)量、交付時(shí)間等。2.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同驗(yàn)收單》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解決，要求對方采取補(bǔ)救措施或承擔(dān)違約責(zé)任。合同變更與轉(zhuǎn)讓管理合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更涉及合同審批流程的，應(yīng)按照原合同簽訂流程重新進(jìn)行審批。合同轉(zhuǎn)讓1.合同一方如需將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方的，應(yīng)事先通知對方，并經(jīng)對方書面同意。2.合同轉(zhuǎn)讓應(yīng)簽訂書面轉(zhuǎn)讓協(xié)議，明確轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。轉(zhuǎn)讓協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同轉(zhuǎn)讓涉及合同審批流程的，應(yīng)按照原合同簽訂流程重新進(jìn)行審批。合同終止管理終止條件1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽的，合同終止。2.合同約定的履行義務(wù)全部完成的，合同終止。3.合同雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同終止。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同終止。5.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的，合同終止。終止程序1.合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，結(jié)清款項(xiàng)，交付相關(guān)物品或資料。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行情況及終止情況書面報(bào)告公司相關(guān)部門。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的審查和監(jiān)督，避免因合同條款不明確、履行不當(dāng)?shù)纫l(fā)糾紛。2.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步處理意見，并向法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的情況，進(jìn)行法律分析和研究，制定糾紛處理方案。3.如糾紛需要通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決的，法務(wù)部門應(yīng)代表公司參與處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的支持和協(xié)助。合同檔案管理檔案內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、授權(quán)委托書、履行過程中的相關(guān)文件、驗(yàn)收單、糾紛處理文件等與合同有關(guān)的全部資料。檔案整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后及時(shí)將合同檔案整理歸檔，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，便于查閱和保管。檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同內(nèi)容。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。考核評價(jià)1.將合同管理工作納入公司績效考核體系，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門及