公司文件保存管理制度VIP

公司文件保存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保公司文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同文件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類(lèi)分級(jí)原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便利。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等方面的文件。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、研發(fā)資料、技術(shù)圖紙等。6.會(huì)議文件：各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。7.其他文件：不屬于以上分類(lèi)的其他文件，如宣傳資料、客戶(hù)資料、供應(yīng)商資料等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)由部門(mén)代碼、年份、序號(hào)組成。2.部門(mén)代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個(gè)部門(mén)設(shè)定唯一的代碼，如行政部為XZ，人力資源部為RL等。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為23。4.序號(hào)：由各部門(mén)按照文件形成的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。5.示例：RL23001，表示人力資源部2023年第1號(hào)文件。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門(mén)及員工應(yīng)按照公司業(yè)務(wù)流程和工作要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類(lèi)文件。文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.文件起草人應(yīng)確保文件格式規(guī)范、語(yǔ)言通順、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)后進(jìn)行修改完善。（二）文件收集1.文件形成后，起草人應(yīng)及時(shí)將文件提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人將文件交至文件管理部門(mén)或指定的文件收集人員。2.文件管理部門(mén)或收集人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)提交的文件進(jìn)行收集整理，確保文件不遺漏。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)收集。四、文件審核與批準(zhǔn)（一）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策、業(yè)務(wù)要求和格式規(guī)范等。2.涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)由主辦部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，各部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面意見(jiàn)，由主辦部門(mén)匯總整理后對(duì)文件進(jìn)行修改。（二）文件批準(zhǔn)1.一般文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.重要文件、涉及公司重大決策或利益的文件，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.文件批準(zhǔn)人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見(jiàn)。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回起草部門(mén)重新修改。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已完成審核與批準(zhǔn)流程的各類(lèi)文件。2.具有保存價(jià)值的會(huì)議文件、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單等重要文件。4.公司組織架構(gòu)、人員信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)性文件。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.合同文件應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)保持齊全、完整，不得缺頁(yè)、漏頁(yè)。2.文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保條理清晰。3.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，保證文件的整齊美觀。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。六、文件保管（一）保管部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，負(fù)責(zé)公司文件的集中保管。文件檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)備等，確保文件的安全保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類(lèi)存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)文件和電子文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保文件的保密性。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的文件：涉及公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。長(zhǎng)期保管的文件：保管期限為[X]年的文件，如公司規(guī)章制度、重要業(yè)務(wù)合同等。短期保管的文件：保管期限為[X]年的文件，如一般性的通知、報(bào)告等。2.文件保管期限屆滿(mǎn)后，由文件管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的文件，查閱人需經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得復(fù)印或帶出檔案室。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至文件檔案室。3.文件檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱文件名稱(chēng)、查閱時(shí)間等。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，借閱人需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，依次提交部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至文件檔案室。3.文件檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)文件，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應(yīng)包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱文件名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、文件保密（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件予以保密。2.文件起草人、審核人、批準(zhǔn)人及其他接觸文件的人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的保密責(zé)任。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)明確標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。2.在文件查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸范圍，防止文件泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、銷(xiāo)毀公司文件。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反公司文件保密制度的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、文件銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.保管期限屆滿(mǎn)且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件。2.已被新文件替代且無(wú)需留存的舊文件。3.因其他原因需要銷(xiāo)毀的文件。（二）銷(xiāo)毀流程1.文件管理部門(mén)定期清理到期文件，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。4.文件銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱(chēng)、