建業(yè)集團采購管理制度

建業(yè)集團采購管理制度總則目的為規(guī)范建業(yè)集團采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的合規(guī)、高效、透明，保障集團各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于建業(yè)集團總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、集團內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購性價比的最大化。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護供應(yīng)商的合法權(quán)益，避免不正當競爭。4.保密性原則：涉及采購的商業(yè)機密、敏感信息等應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。采購組織與職責采購決策機構(gòu)1.采購決策委員會：由集團高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，負責審議重大采購項目、采購政策及采購管理制度等。2.職責對重大采購項目進行決策，包括采購方式、供應(yīng)商選擇、采購預算等。監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。定期評估采購工作的整體績效，提出改進建議。采購執(zhí)行部門1.采購部：作為集團采購工作的主要執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務(wù)的操作和管理。2.職責根據(jù)集團需求，制定采購計劃和采購方案。組織實施采購活動，包括供應(yīng)商開發(fā)、詢價、比價、議價、合同簽訂等。負責采購訂單的跟蹤與執(zhí)行，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。建立和維護供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。協(xié)調(diào)處理采購過程中的各類問題，如交貨延遲、質(zhì)量糾紛等。需求部門1.各業(yè)務(wù)部門：作為采購需求的提出者，負責明確采購需求、提供技術(shù)規(guī)格要求等。2.職責根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時準確地提出采購需求，并提交詳細的采購申請。參與采購過程中的技術(shù)談判、驗收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和支持。對采購物資或服務(wù)的使用情況進行跟蹤和反饋，協(xié)助采購部評估采購效果。其他相關(guān)部門1.財務(wù)部：負責采購預算的審核、資金支付的管理以及采購成本的核算與分析。2.審計部：對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)、采購流程規(guī)范執(zhí)行。3.法務(wù)部：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同等法律文件。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請單：詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、技術(shù)要求、預算金額等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核采購申請的合理性和必要性：確認需求真實、準確，預算合理后簽字批準，提交采購部。采購計劃制定1.采購部收到采購申請后：進行匯總分析，結(jié)合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容：報采購部負責人審核。3.采購部負責人審核采購計劃的可行性和準確性：確保采購計劃符合集團整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，簽字批準后組織實施。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格競爭力等。采購部根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機會，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目的特點和需求，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的公平、公正、公開。采購實施1.詢價與比價采購部向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價函，要求其提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。收集多家供應(yīng)商的報價后進行比價分析，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。2.議價與選定的供應(yīng)商進行議價，爭取更有利的采購價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。議價過程中應(yīng)充分考慮成本、質(zhì)量、市場行情等因素，確保集團利益最大化。3.合同簽訂采購部與供應(yīng)商達成一致后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部審核后，由采購部負責人與供應(yīng)商簽訂。采購訂單跟蹤與執(zhí)行1.采購部根據(jù)采購合同下達采購訂單：明確訂單編號、采購物資或服務(wù)的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.跟蹤訂單執(zhí)行情況：定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。3.協(xié)調(diào)解決問題：如在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如無法解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。驗收與付款1.驗收采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。2.付款采購部根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部審核付款申請單的真實性、合法性、準確性后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購預算管理預算編制1.采購部會同財務(wù)部根據(jù)集團年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求：編制年度采購預算。采購預算應(yīng)明確各類采購項目的預算金額、預算執(zhí)行時間等內(nèi)容。2.采購預算編制過程中應(yīng)充分考慮市場價格波動、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素：確保預算的合理性和準確性。3.采購預算經(jīng)采購決策委員會審議通過后：報集團管理層批準執(zhí)行。預算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動：不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應(yīng)按照預算編制程序進行審批。2.財務(wù)部負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控：定期分析預算執(zhí)行差異，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.采購部應(yīng)定期向采購決策委員會匯報采購預算執(zhí)行情況：接受監(jiān)督和檢查。采購風險管理風險識別與評估1.采購部會同相關(guān)部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別：包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估：分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風險：制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。如對于市場風險，可通過建立價格預警機制、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款等方式應(yīng)對；對于供應(yīng)商風險，可加強供應(yīng)商管理、增加供應(yīng)商儲備等方式降低風險。2.定期對采購風險進行監(jiān)控和評估：及時調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保風險得到有效控制。采購信息管理采購檔案管理1.采購部負責建立和維護采購檔案：采購檔案應(yīng)包括采購申請單、采購計劃、供應(yīng)商資料、詢價報價文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。2.采購檔案應(yīng)妥善保管：按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，便于查詢和使用。保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和集團內(nèi)部規(guī)定。采購數(shù)據(jù)分析1.采購部定期對采購數(shù)據(jù)進行分析：包括采購金額、采購數(shù)量、采購成本、供應(yīng)商分布、采購周期等方面。2.通過采購數(shù)據(jù)分析：總結(jié)采購工作的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為采購決策提供依據(jù)，不斷優(yōu)化采購流程和采購管理。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計部定期對采購活動進行審計監(jiān)督：檢查采購流程是否規(guī)范執(zhí)行、采購行為是否合法合規(guī)、采購績效是否達到預期目標等。2.審計部發(fā)現(xiàn)問題后：應(yīng)及時提出整改意見，要求采購部限期整改。采購部應(yīng)將整改情況及時反饋給審計部?？己嗽u價1.建立采購工作考核評價機制：對采購部及采購人員的工作績效進行考核評價。考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)