公司感恩禮品管理制度

公司感恩禮品管理制度一、總則（一）目的為了表達公司對員工的關(guān)懷與感恩之情，增強員工的歸屬感和忠誠度，規(guī)范公司感恩禮品的管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.公平公正原則：確保禮品發(fā)放的公平性，不偏袒任何員工，依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序進行操作。2.適度合理原則：禮品的選擇和發(fā)放應(yīng)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算，確保適度且合理，既能表達感恩之情，又不會造成資源浪費。3.及時有效原則：在規(guī)定的時間內(nèi)及時發(fā)放禮品，保證禮品能夠有效傳達公司的關(guān)懷，增強員工的感受。二、禮品類型與標(biāo)準(zhǔn)（一）節(jié)日禮品1.春節(jié)：發(fā)放具有節(jié)日特色的禮品套裝，如食品禮盒、生活用品禮盒等，預(yù)算為[X]元/人。2.端午節(jié)：粽子禮盒是傳統(tǒng)選擇，可搭配咸鴨蛋等，預(yù)算為[X]元/人。3.中秋節(jié)：月餅禮盒是必不可少的，可根據(jù)員工喜好選擇不同口味和檔次，預(yù)算為[X]元/人。4.其他節(jié)日：根據(jù)實際情況，可發(fā)放具有紀(jì)念意義的小禮品，預(yù)算控制在[X]元/人以內(nèi)。（二）生日禮品為員工送上生日祝福和禮品，禮品可選擇實用的生活用品，如保溫杯、電動牙刷等，預(yù)算為[X]元/人。（三）入職周年禮品1.入職1周年：發(fā)放具有紀(jì)念意義的小禮品，如定制的徽章、筆記本等，預(yù)算為[X]元/人。2.入職3周年：可選擇稍具價值的禮品，如小型電子產(chǎn)品、精美工藝品等，預(yù)算為[X]元/人。3.入職5周年及以上：根據(jù)員工貢獻和表現(xiàn)，發(fā)放更有價值的禮品，如高端辦公用品、智能家電等，預(yù)算為[X]元/人。（四）特殊貢獻禮品對于在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻的員工，經(jīng)公司管理層評定后，給予特殊貢獻禮品。禮品類型和價值根據(jù)貢獻程度而定，可包括高端電子產(chǎn)品、旅游獎勵、大額獎金等，具體標(biāo)準(zhǔn)由管理層另行決定。（五）退休禮品為退休員工頒發(fā)退休證書，并送上退休禮品，禮品應(yīng)體現(xiàn)對員工多年貢獻的認可和感謝，如紀(jì)念獎杯、退休紀(jì)念品套裝等，預(yù)算為[X]元/人。三、禮品采購與供應(yīng)商管理（一）采購流程1.需求收集：每年年初，由行政部門根據(jù)公司預(yù)算和過往禮品發(fā)放情況，收集各部門對禮品類型和數(shù)量的需求建議。2.方案制定：行政部門結(jié)合需求建議，制定禮品采購方案，包括禮品種類、預(yù)算、采購時間等，并提交公司管理層審核。3.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購方案，行政部門通過多種渠道篩選合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對篩選出的供應(yīng)商進行評估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)、信譽等方面。4.樣品評估：要求供應(yīng)商提供禮品樣品，由行政部門、相關(guān)部門代表及員工代表對樣品進行評估，確保禮品符合公司要求和員工期望。5.合同簽訂：確定供應(yīng)商后，行政部門與其簽訂采購合同，明確禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。6.采購執(zhí)行：行政部門按照合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保禮品按時、按質(zhì)、按量交付。7.驗收付款：禮品到貨后，由行政部門組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后辦理付款手續(xù)。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案：對與公司合作的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等情況，以便進行管理和評估。2.定期評估：每年對供應(yīng)商進行一次綜合評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格合理性等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。3.溝通與合作：與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期召開供應(yīng)商會議，反饋公司需求和意見，共同探討改進措施，不斷優(yōu)化合作關(guān)系。四、禮品發(fā)放流程（一）信息收集1.人力資源部門負責(zé)收集員工的基本信息，包括姓名、性別、部門、入職時間、生日等，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.行政部門根據(jù)禮品發(fā)放類型和時間節(jié)點，提前向各部門收集員工相關(guān)信息，如節(jié)日禮品發(fā)放名單、生日員工名單、入職周年員工名單等。（二）禮品準(zhǔn)備1.行政部門根據(jù)收集到的信息，對禮品進行分類整理和準(zhǔn)備。確保禮品數(shù)量準(zhǔn)確、包裝完好，并在禮品上標(biāo)注員工姓名或部門等信息。2.在禮品發(fā)放前，對禮品進行再次檢查，確保禮品質(zhì)量和完整性。（三）發(fā)放通知1.行政部門提前制定禮品發(fā)放通知，明確發(fā)放時間、地點、方式等信息，并通過公司內(nèi)部郵件、公告欄等渠道向員工發(fā)布。2.對于特殊禮品，如退休禮品、特殊貢獻禮品等，可根據(jù)實際情況安排專門的發(fā)放儀式，并提前通知相關(guān)人員參加。（四）現(xiàn)場發(fā)放1.按照發(fā)放通知的要求，組織員工在指定時間和地點領(lǐng)取禮品。發(fā)放過程中，工作人員要熱情接待員工，確保發(fā)放秩序井然。2.對于無法現(xiàn)場領(lǐng)取的員工，如因出差、請假等原因，行政部門可安排其他方式發(fā)放，如郵寄等，并做好記錄。（五）簽收確認1.員工領(lǐng)取禮品時，需在禮品發(fā)放簽收表上簽字確認，確保禮品已準(zhǔn)確發(fā)放到員工手中。2.簽收表由行政部門妥善保存，作為禮品發(fā)放的憑證和檔案資料。五、禮品發(fā)放記錄與檔案管理（一）發(fā)放記錄1.行政部門負責(zé)建立禮品發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄每次禮品發(fā)放的時間、類型、數(shù)量、員工姓名、部門、簽收情況等信息。2.禮品發(fā)放記錄應(yīng)及時更新，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并定期進行核對和整理。（二）檔案管理1.將禮品采購合同、供應(yīng)商評估報告、禮品發(fā)放簽收表、發(fā)放通知等相關(guān)資料整理歸檔，建立禮品管理檔案。2.禮品管理檔案應(yīng)按照年度進行分類存放，便于查詢和查閱。同時，要做好檔案的保密工作，防止信息泄露。六、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，行政部門根據(jù)公司下一年度的經(jīng)營計劃和員工人數(shù)，結(jié)合過往禮品發(fā)放情況，編制禮品采購預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)包括各類禮品的預(yù)計發(fā)放數(shù)量、單價、總預(yù)算等詳細信息，并提交公司管理層審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.公司管理層審核通過禮品采購預(yù)算后，行政部門嚴格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。在采購過程中，要嚴格控制成本，確保不超出預(yù)算范圍。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，行政部門應(yīng)及時提交預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預(yù)計增加的預(yù)算金額等，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門負責(zé)對禮品采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，定期核對實際采購金額與預(yù)算金額是否相符。2.如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時向行政部門反饋，并共同分析原因，采取措施加以解決。七、禮品使用反饋與改進（一）員工反饋1.鼓勵員工對收到的禮品提出反饋意見，可通過問卷調(diào)查、面談、內(nèi)部論壇等方式收集員工的意見和建議。2.行政部門對員工反饋的意見進行整理和分析，了解員工對禮品的滿意度和需求變化。（二）改進措施1.根據(jù)員工反饋意見，行政部門會同相關(guān)部門對禮品管理制度和采購方案進行評估和改進。2.對于禮品類型、質(zhì)量、包裝等方面存在的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其進行改進或更換供應(yīng)商。3.根據(jù)員工需求變化，適時調(diào)整禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和類型，提高禮品的適用性和滿意度。八、附則（一）解釋權(quán)