安全監(jiān)督檔案管理制度

安全監(jiān)督檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全監(jiān)督檔案管理，規(guī)范安全監(jiān)督檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保安全監(jiān)督工作的有效開展，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目在安全監(jiān)督工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映安全監(jiān)督工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集安全監(jiān)督工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報(bào)表等資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于管理和查閱。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的安全監(jiān)督檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定安全監(jiān)督檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各項(xiàng)目安全監(jiān)督檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)安全監(jiān)督檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。4.建立安全監(jiān)督檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)安全監(jiān)督檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作。6.定期對(duì)安全監(jiān)督檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門、各項(xiàng)目職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目安全監(jiān)督檔案的收集、整理工作，并按規(guī)定時(shí)間移交安全管理部門。2.確保安全監(jiān)督檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.配合安全管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.安全監(jiān)督工作計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。2.安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告等。3.安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷等。4.安全會(huì)議記錄、紀(jì)要等。5.安全事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故案例分析等。6.安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告等。7.安全應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。8.其他與安全監(jiān)督工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、各項(xiàng)目應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全監(jiān)督檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)安全監(jiān)督檔案分為以下幾類：1.綜合管理類：包括安全監(jiān)督工作計(jì)劃、方案、總結(jié)等。2.安全檢查類：包括安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告等。3.安全培訓(xùn)類：包括安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷等。4.安全會(huì)議類：包括安全會(huì)議記錄、紀(jì)要等。5.安全事故類：包括安全事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故案例分析等。6.安全設(shè)施設(shè)備類：包括安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告等。7.安全應(yīng)急類：包括安全應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。8.其他類：其他與安全監(jiān)督工作相關(guān)的文件、資料。（二）編號(hào)規(guī)則安全監(jiān)督檔案采用分類編號(hào)法，編號(hào)格式為：[類別代碼][年份][順序號(hào)]。1.類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示綜合管理類，“02”表示安全檢查類等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”。（三）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門、各項(xiàng)目應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的安全監(jiān)督檔案整理完畢，移交安全管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各項(xiàng)目將整理好的檔案資料，填寫《安全監(jiān)督檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.安全管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無誤后在《安全監(jiān)督檔案移交清單》上簽字，并將檔案資料歸檔保存。六、檔案保管（一）保管期限安全監(jiān)督檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括安全事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故案例分析等重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案：包括安全監(jiān)督工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告、安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷、安全會(huì)議記錄、紀(jì)要、安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案：包括其他與安全監(jiān)督工作相關(guān)的文件、資料，保管期限為3年。（二）保管方式1.安全管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案清查1.安全管理部門應(yīng)定期對(duì)安全監(jiān)督檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全監(jiān)督檔案的，應(yīng)填寫《安全監(jiān)督檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門查閱。2.安全管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全監(jiān)督檔案的，應(yīng)填寫《安全監(jiān)督檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)安全管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，安全管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.安全管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的安全監(jiān)督檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，實(shí)行專人專管。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。4.在檔案整理、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。（二）保密責(zé)任1.對(duì)違反檔案保密制度，泄露檔案內(nèi)容的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰，直至解除勞動(dòng)合同。2.因泄露檔案內(nèi)容給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.安全管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的安全監(jiān)督檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由安全管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)填寫《安全監(jiān)督檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、