工程合同備案管理制度VIP

工程合同備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程合同管理，規(guī)范工程合同備案流程，維護公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目合同的備案管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：工程合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.全面管理原則：對工程合同從簽訂前的評審到簽訂后的履行、變更、終止等全過程進行全面管理。3.風(fēng)險防控原則：注重對工程合同風(fēng)險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。4.協(xié)作配合原則：各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同做好工程合同備案管理工作。二、合同備案管理職責(zé)分工（一）合同承辦部門1.負責(zé)工程合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同對方的主體資格、資質(zhì)等級、業(yè)績信譽等進行審查。3.組織合同評審，負責(zé)向合同管理部門提交合同備案所需的相關(guān)資料。4.負責(zé)合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中的問題，并向合同管理部門反饋相關(guān)信息。（二）合同管理部門1.負責(zé)工程合同備案的審核、登記、歸檔等工作。2.參與合同評審，對合同條款的合法性、完整性、準確性等進行審查。3.定期對合同履行情況進行檢查和分析，提出改進建議。4.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同糾紛的訴訟或仲裁活動。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)對工程合同涉及的資金支付進行審核，確保資金支付符合公司財務(wù)制度和合同約定。2.協(xié)助合同管理部門對合同履行情況進行財務(wù)監(jiān)督。（四）法務(wù)部門1.負責(zé)對工程合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。三、合同備案流程（一）合同起草與初審1.合同承辦部門根據(jù)項目需求起草工程合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、工程范圍、工程期限、工程質(zhì)量、工程造價、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同承辦部門對合同文本進行初審，確保合同條款完整、準確、合法，并提交部門負責(zé)人審核。（二）合同評審1.合同承辦部門組織相關(guān)部門對合同進行評審，參加評審的部門包括合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等。2.評審內(nèi)容主要包括合同對方的主體資格、資質(zhì)等級、業(yè)績信譽、合同條款的合法性、完整性、準確性、風(fēng)險防控措施等。3.各評審部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出評審意見，合同承辦部門根據(jù)評審意見對合同文本進行修改完善。（三）合同簽訂1.合同文本經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與合同對方簽訂工程合同。2.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)再次核對合同對方的主體資格、資質(zhì)等級、業(yè)績信譽等信息，并確保合同簽訂手續(xù)齊全。（四）合同備案資料準備1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時整理合同備案所需的相關(guān)資料，包括合同文本、中標通知書、項目立項批復(fù)、項目預(yù)算書、合同對方的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等。2.合同承辦部門應(yīng)對資料的真實性、完整性、準確性負責(zé)，并確保資料加蓋單位公章或合同專用章。（五）合同備案申請1.合同承辦部門將整理好的合同備案資料提交至合同管理部門，申請合同備案。2.合同管理部門對合同備案資料進行審核，審核通過后予以受理，并出具受理回執(zhí)。（六）合同備案審核1.合同管理部門對受理的合同備案資料進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性，合同簽訂手續(xù)的合規(guī)性，合同對方的主體資格、資質(zhì)等級、業(yè)績信譽等。2.審核過程中，合同管理部門如有疑問或需要補充資料，應(yīng)及時與合同承辦部門溝通。3.合同管理部門在收到合同備案申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，審核通過的，予以備案；審核不通過的，書面通知合同承辦部門并說明理由，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善后重新申請備案。（七）合同登記與歸檔1.合同管理部門對審核通過的工程合同進行登記，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。2.合同管理部門將合同備案資料及相關(guān)文件進行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等。2.合同執(zhí)行計劃應(yīng)報合同管理部門備案。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門負責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃及時組織實施，確保合同各項條款得到有效執(zhí)行。2.合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施，并向合同管理部門報告。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，了解合同執(zhí)行進度、質(zhì)量、資金支付等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促合同承辦部門整改。（三）合同變更管理1.工程合同在履行過程中如需變更，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂和備案的程序進行審批和備案。3.合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，并將變更情況通知相關(guān)部門。（四）合同終止管理1.工程合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方辦理結(jié)算手續(xù)，并簽訂合同終止協(xié)議。2.合同終止協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂和備案的程序進行審批和備案。3.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同履行情況總結(jié)報告合同管理部門，合同管理部門應(yīng)及時對合同資料進行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和合同約定，加強與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出防范措施建議。（二）糾紛處理程序1.當發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出處理方案，并報合同管理部門審核。2.合同管理部門組織相關(guān)部門對合同糾紛處理方案進行評審，必要時可邀請法務(wù)部門參與。3.根據(jù)評審意見，合同承辦部門負責(zé)與合同對方進行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告糾紛處理進展情況，合同管理部門應(yīng)做好相關(guān)記錄和資料整理工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門負責(zé)收集工程合同從簽訂到履行完畢或終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、中標通知書、項目立項批復(fù)、項目預(yù)算書、合同對方的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、往來信函、會議紀要、驗收報告、結(jié)算憑證等。2.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后及時將相關(guān)資料提交至合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行編號和裝訂。2.合同檔案資料應(yīng)保持完整、清晰、有效，如有破損或缺失，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類存放，便于查閱和利用。3.合同檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)在合同檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、復(fù)制、拍照等行為。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還合同管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程合同備案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同備案流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核評價1.將工程合同備案管理工作納入公司績效考核體系，對合同承辦部門和相關(guān)責(zé)任人的工作進行考核評價。2.考核