公司檔案移交管理制度

公司檔案移交管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案移交工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部機構(gòu)之間的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交應(yīng)確保所移交檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映公司各項業(yè)務(wù)活動和歷史面貌。2.完整性原則：移交的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等。3.及時性原則：檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時辦理檔案移交手續(xù)，不得拖延。4.交接清晰原則：檔案移交過程中，交接雙方應(yīng)明確責(zé)任，辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，確保檔案交接清晰、無遺漏。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司發(fā)布的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.公司與上級主管部門、政府部門及其他單位往來的公文。3.公司內(nèi)部會議紀(jì)要、會議記錄、決議等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利記錄等。3.員工個人信息登記表、學(xué)歷證書、資格證書、身份證明等復(fù)印件。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。2.財務(wù)預(yù)算、決算資料、資金審批文件等。3.稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷活動策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)訂單、工藝流程記錄、產(chǎn)品檢驗報告等。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等。（五）其他檔案1.公司榮譽證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)注冊文件等。2.公司重大項目資料、項目可行性研究報告、項目驗收報告等。3.公司信息化建設(shè)相關(guān)資料，如系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份記錄等。三、檔案移交流程（一）檔案整理1.檔案形成部門應(yīng)在檔案移交前對檔案進(jìn)行整理。按照檔案類別、時間順序等進(jìn)行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。2.檔案應(yīng)保持整潔、完好，如有破損、缺失等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補充。（二）移交申請1.檔案形成部門如需將檔案移交至其他部門或外部機構(gòu)，應(yīng)提前填寫《檔案移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交原因、接收部門等信息。2.《檔案移交申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（三）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交檔案的必要性、完整性等進(jìn)行審核。2.審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門通知檔案形成部門辦理移交手續(xù)。（四）交接手續(xù)1.檔案形成部門與接收部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，按照檔案目錄逐一核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等。2.核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。《檔案移交清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。3.對于重要檔案或涉及機密的檔案，交接過程中應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。（五）檔案入庫1.接收部門將接收的檔案及時移交至檔案管理部門進(jìn)行入庫保管。2.檔案管理部門按照檔案分類存放原則，將檔案妥善保管，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。四、檔案移交時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)于每年[具體時間]將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.人事檔案應(yīng)在員工離職后[X]個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。（二）即時移交1.因工作需要，檔案形成部門需即時將檔案移交至其他部門的，應(yīng)在完成檔案整理后立即辦理移交手續(xù)。2.公司重大項目結(jié)束后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項目檔案移交至檔案管理部門。五、檔案移交責(zé)任（一）移交部門責(zé)任1.確保所移交檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時間和要求整理、編制檔案，并提交《檔案移交申請表》。3.在檔案交接過程中，配合接收部門做好核對工作，解答接收部門提出的疑問。4.對因自身原因?qū)е聶n案移交延誤、缺失或損壞承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）接收部門責(zé)任1.及時接收移交的檔案，并對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對。2.在規(guī)定時間內(nèi)將接收的檔案移交至檔案管理部門。3.對接收的檔案妥善保管，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.對因自身原因?qū)е聶n案接收延誤、保管不善等問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定檔案移交管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。2.審核《檔案移交申請表》，組織檔案交接工作。3.對移交的檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等。4.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案交付借閱人。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人的行為，確保檔案不被泄露。4.對于因工作需要接觸機密檔案的人員，公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，確定檔案是否需要銷毀。3.對于確定需要銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具《檔案銷毀鑒定意見書》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀檔