公司證照自行管理制度

公司證照自行管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照的管理，規(guī)范證照的申請(qǐng)、使用、保管、年檢、變更、注銷等行為，保障公司證照的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的所有證照管理。（三）定義1.公司證照：指公司在經(jīng)營活動(dòng)中依法取得的各類證件、執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、公司章程、各類經(jīng)營資質(zhì)證書、行業(yè)許可證等。2.證照使用人：指因工作需要使用公司證照的公司員工，包括但不限于公司管理層、各部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員等。二、證照管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一歸口管理，建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照的基本信息、領(lǐng)取時(shí)間、使用情況、年檢情況、變更情況、注銷情況等。2.負(fù)責(zé)證照的申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管、歸還等具體工作，確保證照的安全與完整。3.按照規(guī)定及時(shí)辦理證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。4.定期對(duì)公司證照的管理情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)公司證照的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確保公司證照的取得、使用、保管等行為符合法律法規(guī)的規(guī)定。2.協(xié)助行政部門辦理證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)，提供法律意見和支持。3.對(duì)涉及公司證照的法律糾紛進(jìn)行處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）使用部門1.根據(jù)工作需要，向行政部門提出證照使用申請(qǐng)，說明使用事由、使用期限等。2.負(fù)責(zé)本部門證照使用人的管理和監(jiān)督，確保證照使用人按照規(guī)定使用證照，不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改、偽造公司證照。3.在證照使用完畢后，及時(shí)將證照歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）證照使用人1.嚴(yán)格按照規(guī)定使用公司證照，不得超出使用范圍和使用期限。2.妥善保管公司證照，不得遺失、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)證照遺失或損壞，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.在證照使用完畢后，及時(shí)將證照歸還行政部門，并如實(shí)填寫證照使用記錄。三、證照申請(qǐng)與領(lǐng)取（一）申請(qǐng)流程1.因工作需要申請(qǐng)公司證照的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《公司證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)事由、申請(qǐng)證照名稱、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門收到《公司證照申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門按照規(guī)定的程序和要求辦理證照申請(qǐng)手續(xù)。（二）領(lǐng)取方式1.行政部門負(fù)責(zé)證照的領(lǐng)取工作，領(lǐng)取后應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門或個(gè)人前來領(lǐng)取。2.申請(qǐng)部門或個(gè)人領(lǐng)取證照時(shí)，應(yīng)在《公司證照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。四、證照使用（一）使用范圍公司證照僅限于公司內(nèi)部使用，用于公司經(jīng)營活動(dòng)、業(yè)務(wù)往來、辦理相關(guān)手續(xù)等合法合規(guī)的事項(xiàng)。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得將公司證照用于其他任何目的。（二）使用期限1.行政部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)部門或個(gè)人的使用事由，在《公司證照申請(qǐng)表》上明確注明證照的使用期限。2.證照使用人應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)使用證照，并在使用期限屆滿后及時(shí)歸還行政部門。如需延長使用期限，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（三）使用審批1.證照使用人使用公司證照時(shí)，應(yīng)填寫《公司證照使用審批表》，詳細(xì)說明使用事由、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門審核。2.行政部門對(duì)《公司證照使用審批表》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，證照使用人方可使用公司證照。（四）使用記錄1.證照使用人在使用公司證照時(shí)，應(yīng)如實(shí)填寫《公司證照使用記錄》，記錄使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用事由、歸還時(shí)間等信息。2.《公司證照使用記錄》應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。（五）禁止行為1.嚴(yán)禁將公司證照轉(zhuǎn)借、出租、涂改、偽造給其他單位或個(gè)人使用。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋公司證照印章。3.嚴(yán)禁使用公司證照從事違法違規(guī)活動(dòng)。五、證照保管（一）保管方式1.公司證照應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.證照保管人員應(yīng)將公司證照存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。3.對(duì)于重要的證照，如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明書等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別保管證照的正、副本或不同部分，以確保證照的安全。（二）保管要求1.證照保管人員應(yīng)建立證照保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期、保管期限、保管地點(diǎn)等信息。2.證照保管人員應(yīng)定期對(duì)公司證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保證照的數(shù)量、種類、狀態(tài)等與保管臺(tái)賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.證照保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司證照的相關(guān)信息。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制公司證照。（三）證照交接1.因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，證照保管人員需要交接公司證照時(shí)，應(yīng)填寫《公司證照交接清單》，詳細(xì)記錄交接的證照名稱、編號(hào)、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。2.交接雙方應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行交接，確保交接過程的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。3.交接完成后，《公司證照交接清單》應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份。六、證照年檢、變更與注銷（一）年檢1.行政部門應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定，定期組織公司證照的年檢工作。年檢前，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，準(zhǔn)備好年檢所需的材料。2.各部門應(yīng)積極配合行政部門做好證照年檢工作，按時(shí)提供年檢所需的材料。如因特殊原因無法按時(shí)提供材料，應(yīng)提前向行政部門說明情況，并申請(qǐng)延期。3.行政部門負(fù)責(zé)將年檢材料報(bào)送至相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后辦理年檢手續(xù)。如年檢未通過，行政部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）變更1.公司證照的登記事項(xiàng)發(fā)生變更時(shí)，如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)。2.變更手續(xù)辦理前，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，準(zhǔn)備好變更所需的材料，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)將變更材料報(bào)送至相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后辦理變更登記手續(xù)。（三）注銷1.公司因解散、破產(chǎn)、注銷等原因需要注銷證照時(shí)，行政部門應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)辦理注銷手續(xù)。2.注銷手續(xù)辦理前，行政部門應(yīng)清理公司的債權(quán)債務(wù)，繳清相關(guān)稅費(fèi)，并準(zhǔn)備好注銷所需的材料，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)將注銷材料報(bào)送至相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后辦理注銷登記手續(xù)。七、證照遺失、損壞與補(bǔ)辦（一）遺失1.如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照使用人或保管人員應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取必要的掛失措施，如在報(bào)紙上刊登遺失聲明等。2.行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照規(guī)定的程序和要求，辦理證照補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦證照所需的材料和費(fèi)用，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）損壞1.如發(fā)現(xiàn)公司證照損壞，證照使用人或保管人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明損壞原因。2.行政部門對(duì)損壞的證照進(jìn)行核實(shí)后，如確需補(bǔ)辦，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，辦理證照補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦證照所需的材料和費(fèi)用，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司證照的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的申請(qǐng)、使用、保管、年檢、變更、注銷等環(huán)節(jié)。2.檢查人員應(yīng)填寫《公司證照管理檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查情況，并提出改進(jìn)意見和建議。3.檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部門負(fù)責(zé)人有權(quán)對(duì)公司證照的管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查方式包括查閱證照管理臺(tái)賬、檢查證照使用記錄、實(shí)地查看證照保管情況等。3.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)