工程單位合同管理制度

工程單位合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)工程單位合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目部在工程建設(shè)、物資采購、勞務(wù)分包、設(shè)備租賃等各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所簽訂的合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人的法律地位平等，一方不得將自己的意志強(qiáng)加給另一方。公平公正原則：合同的訂立、履行應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定各方的權(quán)利和義務(wù)，保障交易的公正。誠實(shí)守信原則：當(dāng)事人行使權(quán)利、履行義務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用原則，秉持誠實(shí)，恪守承諾。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：審議合同管理制度、流程和重大合同。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同管理部門設(shè)立：公司設(shè)立合同管理部，作為合同管理的歸口部門。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定、修訂合同管理制度和流程。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔。監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。定期統(tǒng)計(jì)、分析合同管理情況，為公司決策提供依據(jù)。3.合同承辦部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。向合同管理部門提交合同文本及相關(guān)資料，配合合同管理部門進(jìn)行審核。執(zhí)行合同管理部門提出的審核意見，及時(shí)反饋合同履行情況。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和合同相對(duì)方的選擇。合同承辦部門起草合同文本，合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價(jià)款或者報(bào)酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭(zhēng)議的方法。合同承辦部門將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，報(bào)合同管理部門。合同管理部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核，提出審核意見。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，合同承辦部門與合同相對(duì)方簽訂合同。2.合同簽訂注意事項(xiàng)合同簽訂前，必須對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資質(zhì)等級(jí)、信譽(yù)狀況等進(jìn)行審查，確保其具備簽訂合同的能力和條件。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。合同簽訂時(shí)，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章，法定代表人或授權(quán)代表應(yīng)簽字或蓋章。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門備案。四、合同履行管理1.合同履行原則全面履行原則：當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照約定全面履行自己的義務(wù)。協(xié)作履行原則：當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。2.合同履行跟蹤合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。合同承辦部門應(yīng)定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況，合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。3.合同變更管理合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂書面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案。4.合同終止管理合同履行完畢，合同自然終止。合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的終止情形，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)清理合同資料，將合同原件、副本、變更協(xié)議、履行記錄等資料整理歸檔。五、合同糾紛管理1.糾紛處理原則預(yù)防為主原則：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行行為，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵循法律法規(guī)的規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免損失擴(kuò)大。2.糾紛處理流程合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出處理方案。合同承辦部門將處理方案報(bào)合同管理部門審核，合同管理部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方協(xié)商解決糾紛。協(xié)商不成的，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告糾紛處理情況，合同管理部門應(yīng)將糾紛處理情況記錄在案。3.糾紛處理注意事項(xiàng)合同糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集、保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、協(xié)議、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、視聽資料等。如需通過仲裁或訴訟解決糾紛，應(yīng)及時(shí)委托專業(yè)律師代理，維護(hù)公司合法權(quán)益。合同糾紛處理完畢后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度和流程。六、合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各種文件資料，應(yīng)及時(shí)收集整理，移交合同管理部門。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理合同管理部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立合同臺(tái)賬。合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同名稱、合同編號(hào)、合同簽訂日期、合同相對(duì)方、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、履行情況等內(nèi)容。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。合同檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、合同信息化管理1.信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。合同信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同信息錄入合同信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.信息化系統(tǒng)應(yīng)用合同管理部門和合同承辦部門應(yīng)充分利用合同信息化管理系統(tǒng)，提高合同管理效率和水平。通過合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同流程的在線審批、合同履行情況的實(shí)時(shí)跟蹤、合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等功能。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門定期對(duì)合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。公司審計(jì)部門定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.考核評(píng)價(jià)建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同承辦部門和合同管理人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核