安全社區(qū)檔案管理制度

安全社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安全社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設(shè)、運行和持續(xù)改進中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安全社區(qū)建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于安全規(guī)劃、安全管理制度、安全檢查記錄、事故與傷害監(jiān)測報告、培訓(xùn)記錄、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則安全社區(qū)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映安全社區(qū)建設(shè)和運行的實際情況，數(shù)據(jù)準確、字跡清晰、簽字齊全。3.分類科學(xué)原則按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善安全社區(qū)檔案管理制度，并組織實施。2.負責安全社區(qū)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門在安全社區(qū)建設(shè)過程中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案的及時、準確歸檔。3.按照檔案管理部門的要求，配合做好檔案的整理、編目、裝訂等工作。4.在檔案利用過程中，遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、實施方案、年度工作計劃和總結(jié)。2.安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂記錄。3.安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、整改報告。4.事故與傷害監(jiān)測報告、統(tǒng)計分析資料。5.安全培訓(xùn)計劃、教材、記錄及考核成績。6.安全宣傳教育活動資料，如宣傳海報、宣傳冊、活動照片等。7.安全設(shè)施設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告。8.安全社區(qū)建設(shè)相關(guān)會議記錄、紀要。9.與安全社區(qū)建設(shè)相關(guān)的外部文件、資料，如政府部門的政策法規(guī)、標準規(guī)范等。10.其他與安全社區(qū)建設(shè)有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要信息。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為安全規(guī)劃與計劃類、安全管理制度類、安全檢查與隱患治理類、事故與傷害監(jiān)測類、安全培訓(xùn)教育類、安全宣傳與文化類、安全設(shè)施設(shè)備管理類、會議記錄類、外部文件類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及安全社區(qū)建設(shè)重大決策、重要事件、核心數(shù)據(jù)等具有長遠歷史意義和查考價值的檔案。2.長期保管保存期限為10年以上（含10年）的檔案，如安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.短期保管保存期限為110年的檔案，如安全檢查記錄、培訓(xùn)記錄、宣傳教育活動資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲。電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機制，確保電子檔案的安全。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，遵守檔案庫房管理制度。五、檔案的利用（一）利用范圍1.安全社區(qū)建設(shè)工作的決策參考。2.安全管理制度的制定、修訂和完善。3.安全檢查、隱患排查治理工作的指導(dǎo)。4.事故與傷害原因分析和預(yù)防措施制定。5.安全培訓(xùn)教育內(nèi)容的設(shè)計和改進。6.安全宣傳教育活動的策劃和組織。7.安全設(shè)施設(shè)備管理的依據(jù)。8.其他與安全社區(qū)建設(shè)相關(guān)的工作需要。（二）利用流程1.申請利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.審批檔案管理部門對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的密級和保管期限，確定是否批準利用。對于涉及機密的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.查閱經(jīng)批準后，利用者到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照利用者的需求提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、利用者姓名、檔案名稱、編號等信息。4.復(fù)制如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。5.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.未經(jīng)檔案管理部門批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、借閱檔案。2.查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.對于涉及機密的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案利用申請表、查閱登記記錄等應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員代表等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，對檔案進行綜合評估。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和安全社區(qū)建設(shè)的實際需求，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門和相關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）移交工作1.安全社區(qū)建設(shè)項目結(jié)束后，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，將檔案移交至相關(guān)檔案管理部門或單位。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并辦理交接手續(xù)。3.接收單位應(yīng)對