各種門類檔案管理制度

各種門類檔案管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司各類檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。檔案的收集與整理1.收集范圍公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科研開發(fā)、行政管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料等。公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。其他應(yīng)歸檔的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，排列有序，編目準(zhǔn)確。4.整理方法按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研開發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。對每份文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。編寫卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。編制檔案案卷目錄，目錄應(yīng)包括案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等項(xiàng)目。檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交公司檔案管理部門。對于一些特殊的檔案，如重大項(xiàng)目檔案、緊急事件檔案等，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。2.歸檔手續(xù)各部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指公司在長期發(fā)展過程中具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。長期保管的檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)對公司工作具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作具有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至15年。4.保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、方便的原則，確保檔案的正確使用。檔案利用應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。3.利用限制涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)喪失。檔案的密級是否需要調(diào)整。3.鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、密級、內(nèi)容等情況，提出鑒定意見。對鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀程序檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。3.信息化管理要求檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。檔案管理人員應(yīng)具