大學(xué)檔案利用管理制度

大學(xué)檔案利用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案的管理與利用，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門以及全體教職員工和學(xué)生對學(xué)校檔案的利用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)師生需求為宗旨，積極主動地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群類包括學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委等組織的文件材料，如黨委會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、黨員名冊等。2.行政類學(xué)校行政部門的文件材料，如校長辦公會記錄、行政工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。3.教學(xué)類教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面的文件材料，如教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、學(xué)生成績冊等。4.科研類科研項(xiàng)目申報、研究過程、成果鑒定等方面的文件材料，如科研項(xiàng)目申請書、研究報告、論文發(fā)表記錄等。5.學(xué)生類學(xué)生個人檔案、學(xué)籍管理、獎懲情況等方面的文件材料，如學(xué)生登記表、成績單、獲獎證書等。6.基建類學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報告、設(shè)計圖紙、施工文件等。7.設(shè)備類學(xué)校教學(xué)、科研、行政等設(shè)備的購置、使用、維護(hù)等方面的文件材料，如設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、維修記錄等。8.財會類學(xué)校財務(wù)工作的文件材料，如財務(wù)預(yù)算、決算報告、會計憑證、賬簿等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號采用分類號+年度+順序號的形式，具體如下：1.分類號：按照上述檔案分類順序，分別用一位大寫字母表示，如黨群類為“A”，行政類為“B”等。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”。例如，一份黨群類檔案，形成于2023年，順序號為10，則其編號為“A2023010”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各學(xué)院、各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或私自留存。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行收集，并指定專人負(fù)責(zé)整理。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。4.對整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、美觀。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本人或本部門形成的檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W籍管理、就業(yè)等需要，可查閱本人的學(xué)生檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。2.借閱檔案利用者因工作需要，確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱、借閱本人或本部門形成的檔案，應(yīng)持本人有效證件，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.本校學(xué)生查閱本人的學(xué)生檔案，應(yīng)持本人學(xué)生證，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱、借閱本校相關(guān)檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，綜合分析檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等內(nèi)容。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，報送學(xué)校有關(guān)部門和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向上級檔案管理部門移交檔案。2.學(xué)校撤銷或合并時，應(yīng)將檔案移交給有關(guān)單位或部門，并辦理交接手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，對檔案利用工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案利用者的查閱、借閱手續(xù)辦理情況。4.檔案的安全保密情況。（三）檢查方式1.定期檢查學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案工作進(jìn)行檢查，一般每學(xué)期進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查學(xué)校檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案工作