大型公司樣品管理制度

大型公司樣品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品管理，規(guī)范樣品的申請(qǐng)、使用、保管、處置等流程，確保樣品的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、市場(chǎng)等部門。（三）基本原則1.合法性原則：樣品管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的樣品管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任。3.安全性原則：確保樣品在存儲(chǔ)、運(yùn)輸、使用過(guò)程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化樣品管理流程，提高樣品的使用效率，減少不必要的浪費(fèi)。二、樣品的分類與編號(hào)（一）樣品分類1.研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)等過(guò)程中的樣品，包括原材料、半成品、成品等。2.生產(chǎn)樣品：為驗(yàn)證生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等而制作的樣品，主要是成品。3.銷售樣品：提供給客戶用于展示產(chǎn)品性能、外觀等的樣品，一般為成品。4.市場(chǎng)推廣樣品：用于參加展會(huì)、廣告宣傳等市場(chǎng)推廣活動(dòng)的樣品，多為成品。（二）樣品編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式：[年份][部門代碼][樣品類型代碼][順序號(hào)]。年份：取樣品產(chǎn)生年份的后兩位數(shù)字。部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，設(shè)定相應(yīng)的代碼，如研發(fā)部為RD，生產(chǎn)部為PR，銷售部為SL，市場(chǎng)部為MK等。樣品類型代碼：按照上述樣品分類，分別設(shè)定代碼，如研發(fā)樣品為R，生產(chǎn)樣品為P，銷售樣品為S，市場(chǎng)推廣樣品為M等。順序號(hào)：從001開(kāi)始依次遞增。3.示例：23RDR001，表示2023年研發(fā)部產(chǎn)生的第一個(gè)研發(fā)樣品。三、樣品的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門填寫《樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.將《樣品申請(qǐng)表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交至樣品管理部門。（二）審批流程1.樣品管理部門收到《樣品申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步審核，包括樣品編號(hào)的分配、庫(kù)存情況查詢等。2.如申請(qǐng)的樣品庫(kù)存充足，樣品管理部門直接批準(zhǔn)申請(qǐng)，并將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行發(fā)放；如庫(kù)存不足，需進(jìn)一步評(píng)估是否需要安排生產(chǎn)或采購(gòu)。3.對(duì)于需要安排生產(chǎn)或采購(gòu)的樣品申請(qǐng)，樣品管理部門應(yīng)將申請(qǐng)表提交至相關(guān)部門（生產(chǎn)部或采購(gòu)部），由其制定詳細(xì)的生產(chǎn)或采購(gòu)計(jì)劃，并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)生產(chǎn)或采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，樣品管理部門通知倉(cāng)庫(kù)或相關(guān)部門按照計(jì)劃執(zhí)行。（三）特殊情況處理1.緊急情況下的樣品申請(qǐng)，可先口頭向樣品管理部門說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)取樣品，但需在事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊《樣品申請(qǐng)表》及相關(guān)審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或客戶的樣品申請(qǐng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化審批流程，但仍需確保申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性和必要性，并在事后及時(shí)完善相關(guān)手續(xù)。四、樣品的領(lǐng)取與發(fā)放（一）倉(cāng)庫(kù)發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)收到經(jīng)批準(zhǔn)的《樣品申請(qǐng)表》后，按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行樣品發(fā)放。2.發(fā)放時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)表一致。3.發(fā)放完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員在《樣品申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。（二）其他方式發(fā)放1.對(duì)于因特殊原因無(wú)法通過(guò)倉(cāng)庫(kù)發(fā)放的樣品，如樣品體積較大、需要現(xiàn)場(chǎng)組裝等，可由樣品管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門安排專人送達(dá)需求部門。2.在送達(dá)過(guò)程中，應(yīng)確保樣品的安全運(yùn)輸，避免損壞。送達(dá)后，接收人應(yīng)在《樣品申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。五、樣品的使用與歸還（一）使用規(guī)定1.需求部門應(yīng)按照申請(qǐng)用途使用樣品，不得擅自改變樣品的用途或挪作他用。2.在使用樣品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)操作規(guī)程，確保樣品的安全和正常使用。3.如需對(duì)樣品進(jìn)行測(cè)試、分析等操作，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括操作時(shí)間、操作人員、操作過(guò)程、測(cè)試結(jié)果等。（二）歸還要求1.樣品使用完畢后，需求部門應(yīng)及時(shí)將樣品歸還至倉(cāng)庫(kù)或指定地點(diǎn)。2.歸還時(shí)，需求部門應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行檢查，確保樣品完好無(wú)損、數(shù)量準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向樣品管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員收到歸還的樣品后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《樣品申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。六、樣品的保管（一）倉(cāng)庫(kù)保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門的樣品存放區(qū)域，確保樣品存放環(huán)境符合要求，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件適宜。2.樣品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、冷藏、防潮等。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)樣品管理部門。（二）其他保管方式1.對(duì)于因工作需要在部門內(nèi)部保管的樣品，部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立相應(yīng)的保管臺(tái)賬。2.保管人員應(yīng)按照倉(cāng)庫(kù)保管要求，對(duì)樣品進(jìn)行妥善保管，確保樣品安全。3.部門應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部保管的樣品進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況上報(bào)樣品管理部門。七、樣品的處置（一）處置方式1.報(bào)廢：對(duì)于損壞嚴(yán)重、無(wú)法修復(fù)或已無(wú)使用價(jià)值的樣品，由使用部門填寫《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。2.報(bào)廢審批：《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至樣品管理部門。樣品管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，如確認(rèn)為報(bào)廢樣品，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理：經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的樣品，由樣品管理部門指定專人負(fù)責(zé)處理，可采用銷毀、變賣等方式進(jìn)行處置。處理過(guò)程應(yīng)做好記錄，包括處理時(shí)間、處理方式、處理人員等信息。4.退回供應(yīng)商：對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要退回供應(yīng)商的樣品，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，辦理退回手續(xù)。退回樣品時(shí)，應(yīng)確保樣品包裝完好、標(biāo)識(shí)清晰，并附上相關(guān)說(shuō)明文件。5.捐贈(zèng)：對(duì)于具有一定價(jià)值且符合捐贈(zèng)條件的樣品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理捐贈(zèng)手續(xù)，并做好記錄。（二）處置記錄1.樣品管理部門應(yīng)建立樣品處置臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的處置時(shí)間、處置方式、處置原因、處置數(shù)量等信息。2.處置記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。八、樣品的借用與外借（一）借用流程1.公司內(nèi)部部門因工作需要借用樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品借用申請(qǐng)表》，注明借用樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、借用時(shí)間、借用用途等信息。2.《樣品借用申請(qǐng)表》經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至樣品管理部門審批。3.樣品管理部門根據(jù)庫(kù)存情況和借用需求進(jìn)行審批，審批通過(guò)后通知倉(cāng)庫(kù)辦理借用手續(xù)。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審批后的《樣品借用申請(qǐng)表》發(fā)放樣品，并在臺(tái)賬上做好記錄。（二）外借流程1.因客戶、合作伙伴等外部單位需要借用公司樣品時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《樣品外借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明外借樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外借時(shí)間、外借用途、歸還時(shí)間等信息。2.《樣品外借申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，樣品管理部門與借用單位簽訂《樣品外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的保管責(zé)任、歸還時(shí)間、損壞賠償?shù)葪l款。4.樣品管理部門通知倉(cāng)庫(kù)按照協(xié)議發(fā)放樣品，并做好相關(guān)記錄。5.借用單位應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和要求歸還樣品，如逾期未還或樣品有損壞、丟失等情況，借用單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、樣品管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.樣品管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司樣品管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)、各部門樣品保管情況進(jìn)行抽查。2.檢查內(nèi)容包括樣品的數(shù)量、質(zhì)量、存放環(huán)境、使用記錄、歸還情況等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)樣品管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品的申請(qǐng)、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，促進(jìn)樣品管理工作的規(guī)范和完善。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處