公安檔案工作管理制度

公安檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強公安檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公安工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機關(guān)各部門及全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公安工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集與公安工作相關(guān)的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公安機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本單位的檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確其崗位職責。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全與完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.負責檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出意見和建議。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公安機關(guān)在履行職責過程中形成的各類文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)下發(fā)的文件、指示、通知等。本機關(guān)制發(fā)的文件、報告、決定、命令等。公安機關(guān)在刑事偵查、治安管理、交通管理、出入境管理等業(yè)務(wù)工作中形成的各類案件材料、工作記錄、統(tǒng)計報表等。公安機關(guān)的會議記錄、紀要、簡報等。公安機關(guān)工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲材料等。公安機關(guān)的財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。2.反映公安機關(guān)歷史沿革、重大事件、重要活動等方面的文件材料。3.與公安機關(guān)工作相關(guān)的其他有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準和要求進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理后移交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照公安部制定的檔案分類大綱，結(jié)合本單位實際情況，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類；財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進行分類；基建檔案按照工程項目進行分類；設(shè)備檔案按照設(shè)備型號進行分類。（三）整理方法1.對收集到的文件材料進行清理，剔除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類標準對文件材料進行分類，確定每份文件的保管期限。3.對文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等。4.按照卷內(nèi)文件排列順序，依次進行裝訂，確保文件整齊、牢固。5.編制檔案盒封面、脊背標簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥、溫濕度計等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對擬銷毀的檔案進行審核。3.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和本單位的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公安工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞公安工作實際，為各項業(yè)務(wù)工作提供有力支持。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱、復(fù)制檔案的情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及卷號、復(fù)制內(nèi)容等。3.檔案利用登記應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。2.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案信息的錄入、維護和管理。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。3.加強對電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到存儲介質(zhì)上，并異地存放。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公安機關(guān)應(yīng)建立檔案工作監(jiān)督檢查機制，由檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察部門等對各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少組織一次全面的檔案工作檢查，對各部門的檔案工作進行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案工作中的重點、難點問題，開展專項檢查，推動檔案工作不斷完善。