完善企業(yè)合同管理制度

完善企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)合同的合法性審查，對合同條款的法律風(fēng)險進行評估，并提出修改意見。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。負責(zé)處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。負責(zé)合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責(zé)向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況等相關(guān)資料。3.財務(wù)部門負責(zé)對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。負責(zé)根據(jù)合同約定進行款項收付，對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督。參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的支持。（二）合同承辦人職責(zé)1.負責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的調(diào)研、談判、起草、簽訂、履行等。2.對合同的真實性、合法性、完整性負責(zé)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.及時向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況等相關(guān)資料，配合合同管理部門做好合同管理工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計金額等信息。2.調(diào)研：業(yè)務(wù)部門對立項合同進行調(diào)研，收集相關(guān)資料，了解對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等，評估合同風(fēng)險。3.談判：業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人就合同條款進行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，達成一致意見。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《合同談判記錄》。4.起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無統(tǒng)一模板，應(yīng)符合公司合同管理要求。5.審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交本部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)重點審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否完整、權(quán)利義務(wù)是否明確等。合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核通過后，提交法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)。法務(wù)部門審查通過后，合同文本提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核合同的財務(wù)條款是否合理、付款方式是否明確、財務(wù)風(fēng)險是否可控等。6.簽訂：經(jīng)審核通過的合同文本，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章后生效。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)認真審查對方當(dāng)事人的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等，確保對方具有簽訂合同的合法資格。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。合同條款應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要內(nèi)容。3.合同簽字蓋章：合同簽字蓋章應(yīng)符合法律規(guī)定和公司要求。法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章后，合同方可生效。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，不得遺漏或錯蓋。4.合同份數(shù)：合同應(yīng)一式多份，分別由合同雙方當(dāng)事人、合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門留存。合同份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，確保各部門均有一份完整的合同副本。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況，確保合同雙方按照合同約定履行義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、付款情況等信息，定期對合同履行情況進行檢查和分析。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，并及時向合同管理部門報告。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。合同解除后，雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定處理善后事宜。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進行更新。（三）合同糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并積極與對方當(dāng)事人協(xié)商解決。協(xié)商解決不成的，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式，通過訴訟、仲裁等法律途徑解決。2.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門做好相關(guān)工作，提供必要的證據(jù)材料和信息支持。法務(wù)部門應(yīng)負責(zé)起草法律文書、參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)，維護公司合法權(quán)益。3.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果報告合同管理部門，并對合同履行情況進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門存檔。合同管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同檔案的收集與整理工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同立項申請表、合同談判記錄、合同審核意見、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同糾紛處理文件等相關(guān)資料。3.合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止合同檔案丟失、損壞或泄露。2.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改合同檔案。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門指定專人陪同查閱。查閱人員不得將合同檔案帶離公司，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對合同檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)鑒定確需銷毀的合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門指定專人負責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保合同檔案徹底銷毀。3.合同檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。六、合同監(jiān)督與考核（一）合同監(jiān)督1.合同管理部門負責(zé)對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.法務(wù)部門負責(zé)對合同的合法性進行監(jiān)督，對合同簽訂、履行過程中的法律風(fēng)險進行評估和預(yù)警，確保公司合同行為合法合規(guī)。3.財務(wù)部門負責(zé)對合同的財務(wù)執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對合同款項收付、財務(wù)核算等情況進行檢查，確保公司財務(wù)安全。（二）合同考核1.公司建立合同管理考核制度，對合同管理部門、業(yè)務(wù)部門及合同承辦人的合同管理工作進行考核評價。2.合同考核內(nèi)容包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性、合法性，合同履行的情況，合同糾紛的處理情況，合同檔案的管理情況等。