公司申請物資管理制度

公司申請物資管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資申請流程，加強(qiáng)物資管理，提高物資使用效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各崗位在工作過程中所需物資的申請、采購、使用、保管等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.按需申請?jiān)瓌t：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，合理申請物資，避免浪費(fèi)和閑置。2.審批規(guī)范原則：物資申請必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，確保申請的合理性和必要性。3.責(zé)任明晰原則：明確物資申請、采購、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人。4.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低物資采購成本和使用成本。二、物資分類及定義（一）辦公用品1.辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公文具：筆、紙、文件夾、筆記本、訂書機(jī)、膠水等。3.辦公耗材：墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。（二）生產(chǎn)物資1.原材料：生產(chǎn)產(chǎn)品所需的各種原材料。2.零部件：構(gòu)成產(chǎn)品的各種零部件。3.生產(chǎn)工具：生產(chǎn)過程中使用的工具，如刀具、量具、模具等。（三）勞保用品1.頭部防護(hù)用品：安全帽等。2.眼部防護(hù)用品：護(hù)目鏡等。3.耳部防護(hù)用品：耳塞、耳罩等。4.手部防護(hù)用品：手套等。5.足部防護(hù)用品：安全鞋等。（四）其他物資1.禮品：用于公司對外交往、客戶回饋等的禮品。2.維修物資：用于設(shè)備維修、保養(yǎng)的物資。3.活動(dòng)物資：舉辦公司內(nèi)部活動(dòng)所需的物資，如道具、裝飾材料等。三、物資申請流程（一）申請前準(zhǔn)備1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資申請工作，熟悉本部門的物資需求情況。2.申請人應(yīng)提前了解所需物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等詳細(xì)信息，確保申請內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）申請?zhí)峤?.申請人填寫《物資申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、申請理由、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.將填寫完整的《物資申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人。（三）部門審批1.部門負(fù)責(zé)人對申請人提交的《物資申請表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請理由是否充分、物資需求是否合理、預(yù)計(jì)使用時(shí)間是否準(zhǔn)確等。2.如申請理由不充分或物資需求不合理，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)要求申請人進(jìn)行修改或補(bǔ)充；如申請理由充分且物資需求合理，部門負(fù)責(zé)人在《物資申請表》上簽署審批意見，并簽字確認(rèn)。（四）跨部門申請1.若申請物資涉及多個(gè)部門，申請人應(yīng)先與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保各部門對物資需求達(dá)成一致意見。2.由主要需求部門填寫《物資申請表》，并在表中注明相關(guān)部門的意見和建議，然后按照上述部門審批流程進(jìn)行審批。（五）上級(jí)審批1.對于金額較大、數(shù)量較多或重要的物資申請，部門負(fù)責(zé)人審批后，需提交至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要，對物資申請進(jìn)行最終審批，并在《物資申請表》上簽署審批意見和簽字確認(rèn)。（六）申請結(jié)果反饋1.物資申請經(jīng)審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)將審批結(jié)果反饋給申請人。2.如申請未獲批準(zhǔn)，行政部門應(yīng)向申請人說明原因。四、物資采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.行政部門根據(jù)物資申請審批結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定物資采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等信息。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商。3.對于新的物資采購項(xiàng)目，行政部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（三）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和采購合同，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，安排物資采購事宜。2.采購人員應(yīng)跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或物資質(zhì)量問題，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用登記1.物資驗(yàn)收合格后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并建立物資臺(tái)賬。2.各部門領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用單》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.倉庫管理人員根據(jù)《物資領(lǐng)用單》發(fā)放物資，并在物資臺(tái)賬上進(jìn)行登記。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工正確使用物資，避免浪費(fèi)和損壞。2.對于貴重物資和精密設(shè)備，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.員工在使用物資過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決。（三）借用管理1.因工作需要借用物資的，借用部門應(yīng)填寫《物資借用單》，注明借用物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、借用原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借用部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理借用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《物資借用單》發(fā)放物資，并在物資臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.借用人員應(yīng)按時(shí)歸還借用物資，如因特殊原因需要延長借用時(shí)間，應(yīng)提前向倉庫管理人員說明情況，并辦理延期手續(xù)。4.借用物資歸還時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。六、物資保管管理（一）倉庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的倉庫，用于存放各類物資。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物資的安全存儲(chǔ)。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。3.倉庫應(yīng)建立物資出入庫管理制度，嚴(yán)格控制物資的出入庫流程，確保物資的安全和完整。（二）庫存盤點(diǎn)1.公司應(yīng)定期組織物資庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.庫存盤點(diǎn)應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法等。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《物資盤點(diǎn)表》，如實(shí)記錄物資的實(shí)際庫存情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《物資盤盈盤虧報(bào)告表》，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定物資庫存預(yù)警線。2.當(dāng)物資庫存低于預(yù)警線時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)向行政部門發(fā)出庫存預(yù)警信息，行政部門應(yīng)根據(jù)庫存情況及時(shí)安排采購。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請1.物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.將填寫完整的《物資報(bào)廢申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人。（二）報(bào)廢鑒定1.部門負(fù)責(zé)人對使用部門提交的《物資報(bào)廢申請表》進(jìn)行審核，如認(rèn)為有必要，可組織相關(guān)人員對擬報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況，判斷物資是否符合報(bào)廢條件，并在《物資報(bào)廢申請表》上簽署鑒定意見。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的物資申請，部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門。2.行政部門對物資報(bào)廢申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要，對物資報(bào)廢申請進(jìn)行最終審批，并在《物資報(bào)廢申請表》上簽署審批意見和簽字確認(rèn)。（四）報(bào)廢處理1.物資報(bào)廢申請經(jīng)審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對報(bào)廢物資進(jìn)行處理。報(bào)廢物資的處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、銷毀等。2.對于有價(jià)值的報(bào)廢物資，行政部門應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行變賣，并將變賣收入上繳公司財(cái)務(wù)。3.對于無法變賣的報(bào)廢物資，行政部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行銷毀處理，確保不對環(huán)境造成污染。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門應(yīng)定期對各部門物資申請、采購、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保物資管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資申請流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、物資使用的合理性、庫存管理的準(zhǔn)確性等。（二）考核評價(jià)1.公司將物資管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對物資管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于物