工程分包資料管理制度

工程分包資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程分包資料管理，規(guī)范資料收集、整理、歸檔及保管等工作流程，確保工程分包資料的完整性、準確性和可追溯性，為工程建設、結算、審計及后期維護等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程分包項目，包括但不限于建筑工程、市政工程、安裝工程等各類專業(yè)分包項目。（三）管理原則1.真實性原則：資料應如實反映工程分包項目的實際情況，嚴禁偽造、篡改資料。2.完整性原則：涵蓋工程分包從合同簽訂到項目結束全過程的各類資料，確保無遺漏。3.準確性原則：資料內容應準確無誤，數據計算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：各項資料應隨工程進度同步整理、歸檔，確保資料的時效性。5.規(guī)范性原則：資料的格式、填寫、簽字蓋章等應符合國家及行業(yè)相關標準和公司規(guī)定。二、職責分工（一）公司工程管理部門1.負責制定工程分包資料管理的總體要求和標準規(guī)范。2.指導、監(jiān)督各項目工程管理部門對分包資料的管理工作。3.定期檢查工程分包資料的整理、歸檔情況，對存在的問題提出整改意見。4.參與重大工程分包項目資料的審核工作。（二）項目工程管理部門1.負責本項目工程分包資料管理工作的具體組織實施。2.督促分包單位按照要求及時、準確地提交各類資料，并對資料的完整性、真實性進行初審。3.對分包資料進行分類整理、歸檔，建立項目工程分包資料臺賬。4.配合公司工程管理部門及其他相關部門對分包資料的檢查、審核等工作。（三）分包單位1.負責按照合同要求及本制度規(guī)定，自行收集、整理、保管本單位在工程分包項目中形成的各類資料，并確保資料的真實、完整、準確。2.按照項目工程管理部門的要求，定期提交資料，并對資料的真實性負責。3.接受公司及項目工程管理部門對資料管理工作的指導、監(jiān)督和檢查，對存在的問題及時整改。（四）公司檔案管理部門1.負責指導工程分包資料的歸檔工作，制定歸檔范圍和保管期限等相關規(guī)定。2.對項目工程管理部門移交的工程分包資料進行最終審核、接收，并按照檔案管理要求進行妥善保管。3.提供工程分包資料的查閱、借閱服務，確保資料的安全和保密。三、資料內容及分類（一）合同文件1.工程分包合同（包括主合同及補充協議）2.合同評審記錄3.中標通知書（如有）（二）施工過程資料1.施工組織設計（方案）及審批表2.技術交底記錄（包括施工單位向分包單位的技術交底）3.圖紙會審記錄4.工程變更通知單及相關審批文件5.施工日志6.材料、構配件、設備的質量證明文件（如合格證、質量檢驗報告等）及進場驗收記錄7.隱蔽工程驗收記錄8.分項、分部工程質量驗收記錄9.檢驗批質量驗收記錄10.施工試驗報告（如混凝土試塊抗壓強度試驗報告、鋼筋焊接試驗報告等）11.工程質量問題處理記錄12.安全技術交底記錄13.安全檢查記錄及隱患整改記錄14.安全教育培訓記錄15.應急預案及演練記錄（三）進度資料1.工程進度計劃（總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃等）及審批表2.進度報表（包括分包單位每月、每周提交的工程進度報表）3.工程進度延誤及趕工記錄（四）成本資料1.工程預算書（分包工程部分）2.工程結算書（分包工程部分）及結算審核報告3.工程款支付申請及審批記錄4.成本分析資料（如成本核算表、成本控制措施及效果分析等）（五）其他資料1.項目協調會議紀要2.來往函件（包括與分包單位之間的工作聯系函、通知等）3.項目照片、影像資料4.其他與工程分包項目相關的重要資料四、資料收集與整理（一）收集要求1.分包單位應按照合同約定及項目工程管理部門的要求，及時收集本單位在工程分包項目中產生的各類資料。2.資料收集應確保全面、完整，涵蓋工程建設的各個環(huán)節(jié)和方面。3.對于涉及多方的資料，如工程變更通知單、技術交底記錄等，相關各方應及時溝通協調，確保資料內容一致。（二）整理要求1.分包單位應對收集到的資料進行分類整理，按照資料的性質、時間順序等進行有序排列。2.資料應使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應進行規(guī)范命名和存儲，確保易于查找和使用。4.項目工程管理部門應定期對分包單位提交的資料進行檢查和指導，對不符合要求的資料及時提出整改意見，督促分包單位進行完善。五、資料歸檔（一）歸檔流程1.分包單位在每月底或工程節(jié)點完成后，將整理好的資料提交給項目工程管理部門。2.項目工程管理部門對分包資料進行初審，審核通過后，按照檔案管理部門的要求進行分類、編目、裝訂等整理工作。3.整理完成后，項目工程管理部門將工程分包資料移交至公司檔案管理部門。4.公司檔案管理部門對接收的資料進行最終審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)，并按照檔案保管期限進行妥善存放。（二）歸檔時間1.一般工程分包項目，應在工程竣工驗收合格后[X]個工作日內完成資料歸檔工作。2.對于重點工程或有特殊要求的工程分包項目，應根據項目實際情況，按照公司及相關部門的要求及時完成資料歸檔。（三）歸檔范圍及保管期限1.歸檔范圍應涵蓋本制度第三條規(guī)定的各類資料。2.保管期限應按照國家及行業(yè)相關標準和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般工程分包資料保管期限為[X]年，重要工程或涉及重大經濟、技術問題的資料保管期限為[X]年或長期保存。六、資料保管與查閱（一）保管要求1.公司檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設施，確保工程分包資料的安全存放。2.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.對工程分包資料應進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱工程分包資料的，應填寫《工程分包資料查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房，不得在資料上涂改、標記、污損等。如需復印資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.涉及商業(yè)秘密、技術秘密等重要資料的查閱，應嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，確保資料安全。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱工程分包資料的，應填寫《工程分包資料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人、公司分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播資料內容。借閱期滿后，應及時歸還資料，檔案管理部門應對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現資料有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.工程分包資料保管期限已滿，且經公司檔案管理部門鑒定確認無繼續(xù)保存價值的。2.因工程變更、項目撤銷等原因，導致部分資料失去保存意義的。（二）銷毀流程1.由公司檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《工程分包資料銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀資料的名稱、數量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.《工程分包資料銷毀申請表》經公司檔案管理部門負責人、公司分管領導簽字批準后，方可實施銷毀工作。3.資料銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，確保資料信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.資料銷毀記錄應與《工程分包資料銷毀申請表》一同歸檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程管理部門應定期對各項目工程分包資料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合本制度要求。2.公司檔案管理部門應不定期對工程分包資料的歸檔情況進行抽查，確保資料及時、準確歸檔。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，檢查人員應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.將工程分包資料管理工作納入對項目工程管理部門及分包單位的考核內容。2.對于資料管理