華為體系文件管理制度

華為體系文件管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范華為體系文件的管理，確保文件的準確性、完整性、規(guī)范性和有效性，提高公司運營效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華為公司總部及各分支機構(gòu)，涵蓋公司所有部門和崗位在業(yè)務(wù)活動中所涉及的各類文件管理。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文件管理部門，對各類文件進行統(tǒng)一的收集、整理、存儲、檢索、分發(fā)和歸檔，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負責(zé)原則：根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，明確各級部門和人員在文件管理中的職責(zé)，做到各司其職，各負其責(zé)。3.及時更新原則：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，及時對文件進行修訂和更新，確保文件內(nèi)容與實際情況相符。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止文件的泄露、丟失和損壞，確保公司機密信息的安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本管理制度、專項管理制度等，用于規(guī)范公司的組織架構(gòu)、運營流程、管理規(guī)定等。2.業(yè)務(wù)流程類：涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動的操作流程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)員工正確開展業(yè)務(wù)工作。3.技術(shù)文檔類：涉及公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、技術(shù)標準等方面的文件，是公司技術(shù)實力的重要體現(xiàn)。4.項目文檔類：針對公司各類項目所產(chǎn)生的項目計劃、項目報告、項目文檔等，記錄項目的進展情況和成果。5.行政文件類：包括公司的行政公文、會議紀要、通知公告等，用于公司內(nèi)部的行政管理和溝通協(xié)調(diào)。6.其他文件類：上述類別之外的其他文件，如員工手冊、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（二）文件編號1.編號規(guī)則公司制度類文件編號格式為：HZ[制度類別代碼][年份][序號]業(yè)務(wù)流程類文件編號格式為：LC[流程類別代碼][年份][序號]技術(shù)文檔類文件編號格式為：JS[技術(shù)領(lǐng)域代碼][年份][序號]項目文檔類文件編號格式為：XM[項目編號][文檔類別代碼][年份][序號]行政文件類文件編號格式為：XZ[年份][序號]其他文件類文件編號格式為：QT[文件類別代碼][年份][序號]2.代碼說明制度類別代碼：根據(jù)制度的性質(zhì)和內(nèi)容，設(shè)置不同的兩位字母代碼，如“GZ”表示管理制度，“ZX”表示專項制度等。流程類別代碼：按照業(yè)務(wù)流程的分類，設(shè)置不同的兩位字母代碼，如“SC”表示生產(chǎn)流程，“YW”表示業(yè)務(wù)流程等。技術(shù)領(lǐng)域代碼：根據(jù)公司的技術(shù)領(lǐng)域劃分，設(shè)置不同的兩位字母代碼，如“通信”表示通信技術(shù)領(lǐng)域，“芯片”表示芯片技術(shù)領(lǐng)域等。項目編號：按照公司項目管理的編號規(guī)則，為每個項目賦予唯一的編號。文檔類別代碼：根據(jù)項目文檔的不同類型，設(shè)置不同的兩位字母代碼，如“JH”表示項目計劃，“BG”表示項目報告等。文件類別代碼：針對其他文件類，根據(jù)文件的具體類別設(shè)置不同的兩位字母代碼，如“YC”表示員工手冊，“PX”表示培訓(xùn)資料等。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要和公司要求，指定專人負責(zé)文件的起草工作。起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉公司的相關(guān)政策和規(guī)定。2.起草文件應(yīng)明確文件的目的、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰、易懂。3.文件起草過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，進行必要的調(diào)研和論證，確保文件的可行性和有效性。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進行審核。審核部門應(yīng)從文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性、規(guī)范性等方面進行全面審查。2.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，充分溝通協(xié)調(diào)，達成共識后形成審核意見。3.審核通過的文件，由審核部門負責(zé)人簽字確認；審核不通過的文件，應(yīng)返回起草部門進行修改完善，直至審核通過。四、文件的批準與發(fā)布（一）批準1.文件審核通過后，應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，進行審批決策。2.對于重大制度和重要文件，應(yīng)提交公司管理層會議進行審議批準。（二）發(fā)布1.經(jīng)批準的文件，由文件管理部門負責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件、紙質(zhì)文件等。2.文件發(fā)布時，應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍、執(zhí)行要求等信息，確保員工能夠及時獲取和了解文件內(nèi)容。3.對于涉及員工切身利益的重要文件，應(yīng)組織員工進行培訓(xùn)和宣貫，確保員工理解并遵守文件規(guī)定。五、文件的使用與保管（一）使用1.員工應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求，正確使用文件。在業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)嚴格遵循文件所規(guī)定的流程和標準，確保工作的規(guī)范化和標準化。2.員工有權(quán)查閱和獲取與本人工作相關(guān)的文件，但應(yīng)按照公司的文件查閱流程進行申請和登記。未經(jīng)批準，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露公司文件。3.對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格按照公司的保密制度進行管理，限制知悉范圍，采取必要的保密措施。（二）保管1.文件管理部門應(yīng)建立完善的文件保管制度，對各類文件進行分類存放，確保文件的安全和完整。2.文件應(yīng)存放在專門的文件柜或存儲設(shè)備中，按照編號順序進行排列，便于查找和檢索。3.對于電子文件，應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并做好數(shù)據(jù)的安全防護工作。4.文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度進行確定，對于重要文件應(yīng)長期保存，對于一般性文件可根據(jù)實際情況確定保存期限。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.文件在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題或需要進行調(diào)整時，文件起草部門應(yīng)及時提出修訂建議。2.修訂建議應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和論證，征求相關(guān)部門和人員的意見后，提交至文件管理部門進行審核。3.文件管理部門審核通過后，按照文件的批準與發(fā)布流程進行修訂和發(fā)布。修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和修訂內(nèi)容，確保員工能夠及時了解文件的變化情況。（二）廢止1.文件因業(yè)務(wù)發(fā)展、政策調(diào)整等原因不再適用時，應(yīng)由文件起草部門提出廢止申請。2.廢止申請應(yīng)說明廢止的原因和依據(jù)，經(jīng)相關(guān)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。3.經(jīng)批準廢止的文件，應(yīng)及時從公司內(nèi)部網(wǎng)站、文件存儲設(shè)備等渠道進行刪除或標識，防止員工誤使用。七、文件的歸檔與銷毀（一）歸檔1.文件管理部門應(yīng)定期對公司各類文件進行歸檔，確保文件的有序存放和長期保存。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號順序進行整理，編制歸檔目錄，注明文件的名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲，確保檔案的完整性和可追溯性。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，應(yīng)由文件管理部門提出銷毀申請。2.銷毀申請應(yīng)說明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)相關(guān)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。3.經(jīng)批準銷毀的文件，應(yīng)采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，定期對公司文件管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、保管、修訂、廢止、歸檔與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）考核1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文件管理工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括文件的完整性、準確性、規(guī)范性、及時性，以