宣傳展示物料管理制度

宣傳展示物料管理制度總則目的為加強公司宣傳展示物料的管理，規(guī)范物料的設(shè)計、制作、使用、存儲及回收流程，確保宣傳展示物料的有效利用，提升公司品牌形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有宣傳展示物料的管理，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、展架、禮品、促銷道具等。職責(zé)分工1.市場部負責(zé)宣傳展示物料需求的發(fā)起與策劃，制定物料設(shè)計制作標準及內(nèi)容要求。組織物料的設(shè)計、制作、審核及驗收工作。負責(zé)物料的發(fā)放、使用監(jiān)督及回收管理。2.行政部負責(zé)物料的采購、倉儲管理，確保物料的及時供應(yīng)和安全存儲。協(xié)助市場部進行物料的驗收工作。3.各部門根據(jù)工作需要，向市場部提出宣傳展示物料的需求申請。負責(zé)本部門領(lǐng)用物料的使用及保管，按照規(guī)定流程進行物料的歸還或核銷。物料需求管理需求發(fā)起各部門因工作需要使用宣傳展示物料時，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《宣傳展示物料需求申請表》，詳細說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、使用時間、發(fā)放范圍等信息，并提交部門負責(zé)人審批。需求審核1.部門負責(zé)人對申請表進行審核，重點審核需求的合理性、必要性及與部門工作目標的關(guān)聯(lián)性。審核通過后簽字確認，并提交市場部。2.市場部收到申請表后，對需求進行進一步審核，包括物料設(shè)計制作的可行性、是否符合公司品牌形象及宣傳策略等。如審核不通過，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并提出修改建議。需求變更如因工作需要對已審批的物料需求進行變更，申請部門應(yīng)重新填寫《宣傳展示物料需求申請表》，注明變更內(nèi)容，并按照需求發(fā)起和審核流程進行審批。物料設(shè)計與制作管理設(shè)計要求1.市場部應(yīng)根據(jù)公司品牌形象和宣傳策略，制定宣傳展示物料的設(shè)計規(guī)范，包括但不限于顏色、字體、排版、標識使用等方面的要求。2.物料設(shè)計應(yīng)注重創(chuàng)意與實用性相結(jié)合，突出公司產(chǎn)品或服務(wù)特點，易于理解和傳播。設(shè)計初稿完成后，應(yīng)提交市場部負責(zé)人審核，審核通過后方可進行制作。制作供應(yīng)商選擇1.市場部負責(zé)建立宣傳展示物料制作供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評估和篩選，確保供應(yīng)商具備良好的信譽、專業(yè)的制作能力和合理的價格水平。2.對于重大或特殊物料的制作，應(yīng)通過招標、邀標等方式選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂詳細的制作合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、制作要求、交付時間、質(zhì)量標準及違約責(zé)任等條款。制作過程監(jiān)控1.市場部應(yīng)與制作供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解物料制作進度，對制作過程進行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保物料制作符合設(shè)計要求和質(zhì)量標準。2.如發(fā)現(xiàn)制作過程中出現(xiàn)問題或偏差，市場部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時可要求供應(yīng)商進行整改或重新制作。驗收交付1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知市場部進行驗收。市場部組織相關(guān)人員按照設(shè)計要求、制作合同及質(zhì)量標準對物料進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物料的外觀、尺寸、顏色、材質(zhì)、印刷質(zhì)量、標識使用等方面。如驗收合格，市場部應(yīng)在《宣傳展示物料驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新制作，直至驗收合格為止。3.驗收合格的物料由行政部負責(zé)辦理入庫手續(xù)，并按照市場部的要求進行存儲保管。物料使用管理物料領(lǐng)用1.各部門根據(jù)工作需要，憑經(jīng)審批的《宣傳展示物料需求申請表》到行政部領(lǐng)取宣傳展示物料。行政部按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。2.物料領(lǐng)用人員應(yīng)在《宣傳展示物料領(lǐng)用登記表》上簽字確認，注明領(lǐng)用日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。物料使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照申請用途和規(guī)定范圍使用宣傳展示物料，不得擅自更改物料內(nèi)容、用途或轉(zhuǎn)借他人。2.在物料使用過程中，應(yīng)注意保護物料的完整性和清潔度，避免損壞、丟失或污染。如發(fā)現(xiàn)物料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向市場部報告，并說明原因。3.對于有使用期限要求的物料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)使用完畢；對于不再使用的物料，應(yīng)及時歸還行政部。物料使用監(jiān)督1.市場部負責(zé)對各部門宣傳展示物料的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保物料使用符合規(guī)定要求。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用物料的情況，市場部應(yīng)及時制止，并要求相關(guān)部門進行整改。對于情節(jié)嚴重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。物料存儲管理存儲環(huán)境要求1.行政部應(yīng)設(shè)置專門的物料倉庫，確保倉庫環(huán)境干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，以防止物料受潮、發(fā)霉、變形或損壞。2.倉庫內(nèi)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，對物料進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。物料入庫管理1.驗收合格的物料由行政部倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《宣傳展示物料入庫單》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息，并將物料存放至指定位置。2.倉庫管理人員應(yīng)對入庫物料進行核對，確保物料數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與驗收單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與市場部或供應(yīng)商溝通解決。物料庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]個月，盤點結(jié)果應(yīng)形成《宣傳展示物料盤點報告》。2.對于庫存積壓、過期或損壞的物料，倉庫管理人員應(yīng)及時清理，并填寫《宣傳展示物料報廢申請表》，經(jīng)市場部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行報廢處理。物料出庫管理1.各部門領(lǐng)用物料時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的《宣傳展示物料需求申請表》發(fā)放物料，并在《宣傳展示物料領(lǐng)用登記表》上做好記錄。2.物料出庫時，倉庫管理人員應(yīng)核對領(lǐng)用人員身份和物料信息，確保發(fā)放準確無誤。如遇特殊情況需提前出庫或超量領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)市場部負責(zé)人批準后方可辦理。物料回收管理回收范圍1.已使用完畢或不再使用的宣傳展示物料，各部門應(yīng)及時清理并歸還行政部。2.對于有回收價值的物料，如宣傳冊、海報等，行政部應(yīng)進行回收整理，以便后續(xù)再利用；對于無回收價值的物料，如宣傳單頁、促銷道具等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行報廢處理?；厥樟鞒?.各部門在物料使用完畢后，應(yīng)將物料整理好，填寫《宣傳展示物料回收登記表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收日期等信息，并提交行政部倉庫管理人員。2.倉庫管理人員對回收的物料進行驗收，核對物料數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量等情況。如驗收合格，在《宣傳展示物料回收登記表》上簽字確認，并將物料存放至指定倉庫；如驗收不合格，應(yīng)要求相關(guān)部門補充或更換物料后再進行回收。費用管理預(yù)算編制1.市場部應(yīng)根據(jù)公司年度宣傳計劃和各部門物料需求情況，編制宣傳展示物料年度預(yù)算，明確各項物料的預(yù)計費用，并提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對預(yù)算進行審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況和資金安排，提出修改建議。市場部根據(jù)審核意見對預(yù)算進行調(diào)整后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。費用報銷1.宣傳展示物料的設(shè)計制作、采購、運輸?shù)荣M用，由行政部按照公司財務(wù)報銷制度進行報銷。報銷時應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票、合同、驗收單等憑證，并填寫《宣傳展示物料費用報銷單》。2.各部門領(lǐng)用物料的費用，由行政部根據(jù)《宣傳展示物料領(lǐng)用登記表》定期統(tǒng)計匯總，并與各部門核對確認后，按照公司財務(wù)報銷制度進行分攤報銷。費用控制1.財務(wù)部門應(yīng)定期對宣傳展示物料費用進行核算和分析，監(jiān)控費用支出情況，確保費用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如發(fā)現(xiàn)費用超支情況，財務(wù)部