公司行政合同管理制度

公司行政合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政合同管理，規(guī)范行政合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范行政合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在行政管理活動中與自然人、法人或其他組織簽訂的行政合同。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：行政合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂行政合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)行政合同的合法性審查，對合同條款進行法律風(fēng)險評估，提出法律意見和建議。參與重大行政合同的談判、起草工作，協(xié)助處理合同糾紛。負責(zé)收集、整理、保管行政合同文本及相關(guān)資料，建立合同檔案。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)行政合同項目的前期調(diào)研、可行性分析，提出簽訂合同的申請。負責(zé)合同的談判、起草、送審工作，按照合同約定履行義務(wù)。負責(zé)跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向法務(wù)部門通報相關(guān)情況。3.財務(wù)部門負責(zé)對行政合同涉及的資金往來進行審核和監(jiān)督，確保資金使用的合規(guī)性。參與合同條款中涉及財務(wù)方面內(nèi)容的審核，提出財務(wù)意見和建議。（二）合同簽訂人員職責(zé)1.合同簽訂人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和法律意識，熟悉合同簽訂流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負責(zé)合同的具體起草、談判、簽訂工作，確保合同條款準確、完整、合法。3.及時向本部門負責(zé)人匯報合同簽訂過程中的重大事項，并按照要求辦理相關(guān)手續(xù)。三、合同簽訂流程（一）合同申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《行政合同簽訂申請表》，詳細說明合同項目名稱、對方當事人基本情況、合同主要內(nèi)容、簽訂合同的必要性及可行性等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。（二）合同審核1.法務(wù)部門收到《行政合同簽訂申請表》及相關(guān)資料后，對合同進行合法性審查，重點審查合同主體資格、合同條款的合法性、完整性、準確性等，并出具法律審查意見。2.財務(wù)部門對合同涉及的資金往來進行審核，提出財務(wù)意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門和財務(wù)部門的審查意見，對合同進行修改完善。（三）合同審批1.經(jīng)審核修改后的合同，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽署意見后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同內(nèi)容及相關(guān)部門的審查意見，進行審批并簽署意見。3.重大行政合同需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（四）合同簽訂1.合同審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章及法定代表人或授權(quán)代表的簽字（章）。2.合同簽訂人員應(yīng)確保合同簽訂過程的合規(guī)性，嚴格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更合同內(nèi)容。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行義務(wù)，確保合同目標的實現(xiàn)。2.在合同履行過程中，如遇不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的因素導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當事人，并采取有效措施減少損失。同時，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將有關(guān)情況書面報告公司領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、對方履行情況等，及時掌握合同履行動態(tài)。（二）合同監(jiān)督1.法務(wù)部門負責(zé)對行政合同的履行情況進行法律監(jiān)督，定期檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同履行過程中的違法違規(guī)行為。2.財務(wù)部門負責(zé)對合同資金往來進行監(jiān)督，確保資金使用的合規(guī)性和安全性。3.公司審計部門可根據(jù)需要對行政合同的簽訂、履行情況進行審計監(jiān)督。五、合同變更與解除（一）合同變更1.在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行審批，經(jīng)審批通過后生效。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進行相應(yīng)調(diào)整。（二）合同解除1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，并按照合同簽訂流程進行審批。2.因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行的，一方有權(quán)解除合同。解除合同的一方應(yīng)及時通知對方當事人，并在規(guī)定時間內(nèi)將有關(guān)情況書面報告公司領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門。3.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)事項，包括結(jié)算款項、交付標的物等，并辦理相關(guān)手續(xù)。同時，應(yīng)將合同解除情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解對方當事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營情況等，避免與存在重大風(fēng)險的當事人簽訂合同。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強與對方當事人的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.法務(wù)部門應(yīng)定期對行政合同進行法律風(fēng)險排查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報告。2.法務(wù)部門負責(zé)組織相關(guān)人員對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案，并代表公司與對方當事人進行協(xié)商、談判或訴訟等活動。3.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的協(xié)助和支持。4.合同糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，完善公司行政合同管理制度。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理齊全，包括合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等，并移交法務(wù)部門。2.法務(wù)部門對接收的合同檔案進行核對、登記，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與保管1.法務(wù)部門按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對合同檔案進行分類整理、編號裝訂，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。3.合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可按照規(guī)定進行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《行政合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報法務(wù)部門審批。2.法務(wù)部門根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、抽取合同檔案資料。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《行政合同檔案