外資采購(gòu)設(shè)備管理制度

外資采購(gòu)設(shè)備管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外資采購(gòu)設(shè)備的管理流程，確保采購(gòu)設(shè)備符合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，提高設(shè)備采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外資采購(gòu)設(shè)備的活動(dòng)，包括設(shè)備的選型、采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢處置等全過(guò)程。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)外資采購(gòu)設(shè)備的市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)進(jìn)度跟蹤等工作。技術(shù)部門：參與設(shè)備選型，提供技術(shù)參數(shù)和技術(shù)要求，協(xié)助進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)支持等工作。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)制定設(shè)備驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參與設(shè)備驗(yàn)收工作，對(duì)設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。使用部門：提出設(shè)備采購(gòu)需求，參與設(shè)備選型和驗(yàn)收，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用、維護(hù)保養(yǎng)和安全管理等工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，辦理設(shè)備采購(gòu)款項(xiàng)支付，對(duì)設(shè)備采購(gòu)成本進(jìn)行核算和控制。法務(wù)部門：參與采購(gòu)合同的審核，提供法律意見(jiàn)，處理采購(gòu)過(guò)程中的法律糾紛。二、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃1.需求提出使用部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《外資采購(gòu)設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.需求審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)使用部門提交的設(shè)備需求進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性和可行性。審核通過(guò)后，報(bào)技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)評(píng)審。3.技術(shù)評(píng)審技術(shù)部門接到使用部門提交的設(shè)備需求后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、技術(shù)要求、兼容性等進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審結(jié)果以《外資采購(gòu)設(shè)備技術(shù)評(píng)審報(bào)告》的形式反饋給使用部門和采購(gòu)部門。4.預(yù)算編制采購(gòu)部門根據(jù)技術(shù)評(píng)審結(jié)果和市場(chǎng)價(jià)格行情，編制設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。5.計(jì)劃審批采購(gòu)部門將審核通過(guò)的設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、資金狀況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為設(shè)備采購(gòu)的依據(jù)。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集外資采購(gòu)設(shè)備供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、咨詢機(jī)構(gòu)推薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門根據(jù)設(shè)備采購(gòu)需求和供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇若干潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可以采用實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、樣品測(cè)試、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等多種方式。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、采購(gòu)合同執(zhí)行情況等進(jìn)行記錄和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，根據(jù)評(píng)價(jià)和考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。四、采購(gòu)合同管理1.合同起草采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核采購(gòu)合同起草完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂采購(gòu)合同審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同原件由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)保管，同時(shí)將合同副本分發(fā)給技術(shù)部門、質(zhì)量部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。4.合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、到貨時(shí)間等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問(wèn)題。如供應(yīng)商無(wú)法解決問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。5.合同變更與解除在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化、技術(shù)變更等原因需要變更或解除合同的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報(bào)法務(wù)部門審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字確認(rèn)。五、設(shè)備驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知技術(shù)部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。技術(shù)部門應(yīng)制定設(shè)備驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法；質(zhì)量部門應(yīng)準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的檢測(cè)工具和儀器；使用部門應(yīng)安排熟悉設(shè)備操作的人員參與驗(yàn)收工作。2.初步驗(yàn)收設(shè)備到貨后，采購(gòu)部門組織技術(shù)部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)部門對(duì)設(shè)備進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、隨機(jī)附件等是否與合同約定一致。初步驗(yàn)收合格后，填寫《外資采購(gòu)設(shè)備初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.安裝調(diào)試初步驗(yàn)收合格后，技術(shù)部門組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行安裝調(diào)試。安裝調(diào)試過(guò)程中，技術(shù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備安裝調(diào)試說(shuō)明書的要求進(jìn)行操作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝調(diào)試完成后，填寫《外資采購(gòu)設(shè)備安裝調(diào)試報(bào)告》。4.最終驗(yàn)收安裝調(diào)試完成后，采購(gòu)部門組織技術(shù)部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)部門對(duì)設(shè)備進(jìn)行最終驗(yàn)收。最終驗(yàn)收主要依據(jù)設(shè)備驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)備的性能、精度、可靠性等進(jìn)行全面檢查和測(cè)試。最終驗(yàn)收合格后，填寫《外資采購(gòu)設(shè)備最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。5.驗(yàn)收結(jié)果處理如設(shè)備驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問(wèn)題。如供應(yīng)商無(wú)法解決問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)不合格設(shè)備進(jìn)行分析，找出原因，提出改進(jìn)措施，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。六、設(shè)備使用與維護(hù)管理1.使用培訓(xùn)設(shè)備驗(yàn)收合格后，技術(shù)部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)使用部門的操作人員進(jìn)行設(shè)備使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的工作原理、操作方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)、安全注意事項(xiàng)等方面。操作人員經(jīng)培訓(xùn)考核合格后，方可獨(dú)立操作設(shè)備。2.操作規(guī)程制定使用部門根據(jù)設(shè)備的性能特點(diǎn)和使用要求，制定設(shè)備操作規(guī)程。設(shè)備操作規(guī)程應(yīng)明確設(shè)備的操作步驟、操作方法、操作注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并懸掛在設(shè)備操作現(xiàn)場(chǎng)。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備安全運(yùn)行。3.日常維護(hù)保養(yǎng)使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作。操作人員應(yīng)每天對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、潤(rùn)滑、緊固等保養(yǎng)工作，并檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并通知維修人員進(jìn)行維修。4.定期維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備管理部門應(yīng)制定設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、要求等。使用部門按照設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，組織維修人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)。定期維護(hù)保養(yǎng)完成后，填寫《外資采購(gòu)設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)記錄》。5.故障維修管理設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并填寫《外資采購(gòu)設(shè)備故障維修申請(qǐng)表》。設(shè)備管理部門接到故障維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)組織維修人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)填寫《外資采購(gòu)設(shè)備故障維修記錄》，詳細(xì)記錄設(shè)備故障原因、維修過(guò)程、維修結(jié)果等內(nèi)容。6.設(shè)備檔案管理設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)建立設(shè)備檔案，對(duì)設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝調(diào)試報(bào)告、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等資料進(jìn)行歸檔管理。設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，以便查閱和使用。七、設(shè)備報(bào)廢管理1.報(bào)廢申請(qǐng)?jiān)O(shè)備使用部門或設(shè)備管理部門根據(jù)設(shè)備的使用狀況和技術(shù)性能，認(rèn)為設(shè)備已無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高，可填寫《外資采購(gòu)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.報(bào)廢鑒定部門負(fù)責(zé)人對(duì)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)技術(shù)部門進(jìn)行報(bào)廢鑒定。技術(shù)部門組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確定設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。如設(shè)備符合報(bào)廢條件，技術(shù)部門出具《外資采購(gòu)設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告》。3.報(bào)廢審批設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)技術(shù)部門鑒定通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定和設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告，對(duì)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后的設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)作為設(shè)備報(bào)廢處置的依據(jù)。4.報(bào)廢處置設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備報(bào)廢處置工作。設(shè)備報(bào)廢處置方式可以采用出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等方式。設(shè)備報(bào)廢處置過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保資產(chǎn)安全。5.報(bào)廢資產(chǎn)核銷設(shè)備報(bào)廢處置完成后