公司工程合同管理制度

公司工程合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程合同的管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等各類(lèi)工程項(xiàng)目所涉及的合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過(guò)程管理。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，確保公司利益不受損害。4.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，做到分工協(xié)作、責(zé)任清晰。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)（一）合同管理小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的合同管理小組，負(fù)責(zé)對(duì)重大合同進(jìn)行審議和決策。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)工程合同的前期洽談、起草、發(fā)起合同審批流程等工作。2.對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行跟蹤，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向合同管理部門(mén)反饋相關(guān)情況。3.負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過(guò)程中的各類(lèi)資料，參與合同的驗(yàn)收工作。（三）合同管理部門(mén)（法務(wù)或綜合管理部門(mén)）1.負(fù)責(zé)對(duì)工程合同進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與合同的談判、起草等工作，提供法律專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議。3.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行登記和管理。4.監(jiān)督合同的履行情況，對(duì)違反合同約定的行為及時(shí)提出糾正意見(jiàn)，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)采取相應(yīng)措施。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律程序。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金支付進(jìn)行審核，確保支付符合公司財(cái)務(wù)制度和合同約定。2.參與合同的評(píng)審，從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析和評(píng)估。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同款項(xiàng)的催收工作，對(duì)逾期未付的款項(xiàng)及時(shí)提醒和督促。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況，參照公司合同模板或相關(guān)示范文本起草合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于工程名稱(chēng)、地點(diǎn)、范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。對(duì)于重要條款和特殊要求，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和約定。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)起草完成合同后，應(yīng)提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行合法性審查。合同管理部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。2.審查內(nèi)容包括合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)要求、合同內(nèi)容是否公平合理、雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，提出修改建議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)建議進(jìn)行修改完善。3.涉及重大金額、復(fù)雜法律關(guān)系或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門(mén)應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，并邀請(qǐng)法律顧問(wèn)參與，必要時(shí)可咨詢外部專(zhuān)家意見(jiàn)。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人具備相應(yīng)的主體資格和履約能力，并要求對(duì)方提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明等相關(guān)資料。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專(zhuān)用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章操作。蓋章前，應(yīng)對(duì)合同文本進(jìn)行再次核對(duì)，確保合同內(nèi)容與審核通過(guò)的版本一致。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件交至合同管理部門(mén)進(jìn)行登記和歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)履行職責(zé)。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃提交至合同管理部門(mén)備案。2.履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握工程進(jìn)展、質(zhì)量狀況、款項(xiàng)支付等情況，并定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，重點(diǎn)檢查合同條款的執(zhí)行情況、雙方權(quán)利義務(wù)的履行情況、有無(wú)違約行為等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門(mén)采取措施進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，并對(duì)資金流向進(jìn)行監(jiān)控，確保資金安全。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照本制度規(guī)定的合同審核和簽訂流程，重新提交審核和簽訂，并及時(shí)將變更情況告知合同管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)。3.合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更協(xié)議，對(duì)合同臺(tái)賬和相關(guān)資料進(jìn)行更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）爭(zhēng)議解決1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。2.如需通過(guò)訴訟或仲裁解決爭(zhēng)議，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好訴訟或仲裁準(zhǔn)備工作。在訴訟或仲裁過(guò)程中，應(yīng)積極配合律師或仲裁員，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件、相關(guān)附件、審批文件、履行過(guò)程中的各類(lèi)資料等整理齊全，并移交至合同管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.合同管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行編號(hào)，并建立電子和紙質(zhì)檔案。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、附件、審批表、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、履行記錄、變更協(xié)議、爭(zhēng)議處理文件等。檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案材料。2.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。（四）檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年或永久保存。保管期限屆滿后，經(jīng)合同管理部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司工程合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同履行過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)合同進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控和管理。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和法律專(zhuān)業(yè)支持；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理調(diào)整合同條款；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的信用調(diào)查和評(píng)估，采取必要的擔(dān)保措施；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和安全責(zé)任，加強(qiáng)施工過(guò)程監(jiān)督和驗(yàn)收。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患，并采取相應(yīng)的防范措施。對(duì)于可能導(dǎo)致重大損失的風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、合同考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)合同管理工作的考核內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性，合同履行情況，合同糾紛處理情況，合同檔案管理情況等。2.對(duì)合同管理部門(mén)合同審查工作的考核內(nèi)容包括審查意見(jiàn)的準(zhǔn)確性、完整性，審查效率等。（二）考核方式1.合同管理部門(mén)定期對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，并根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行打分。2.公司將合同管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)相關(guān)部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)懲。（三）獎(jiǎng)懲措施