學(xué)校采購小組管理制度

學(xué)校采購小組管理制度總則1.目的為規(guī)范學(xué)校采購小組的工作流程，確保采購活動的公正、公平、公開，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各類物資、服務(wù)及工程項目的采購活動，采購小組負(fù)責(zé)具體實施采購工作。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定。公正性原則：采購過程中應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不偏袒任何一方。公開性原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向供應(yīng)商公開，接受監(jiān)督。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效益。采購小組的組成與職責(zé)1.組成組長：由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)采購小組工作，審批采購計劃、采購合同等重要文件。成員：包括財務(wù)人員、采購人員、使用部門代表、技術(shù)專家等。財務(wù)人員負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、資金支付等；采購人員負(fù)責(zé)具體采購操作；使用部門代表根據(jù)實際需求提出采購要求；技術(shù)專家對采購項目的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行把關(guān)。2.職責(zé)組長職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)采購小組開展工作，制定采購工作方針和策略。審核采購計劃，確保采購項目符合學(xué)校發(fā)展需求。審批采購合同，對采購項目的合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。財務(wù)人員職責(zé)參與采購預(yù)算的編制，審核采購資金的合理性。負(fù)責(zé)采購資金的支付審核，確保資金安全。對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)建議。采購人員職責(zé)收集市場信息，尋找合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。按照采購流程，組織實施采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、組織開標(biāo)評標(biāo)等。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，擬定采購合同條款。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。使用部門代表職責(zé)根據(jù)本部門實際需求，提出采購項目的詳細(xì)要求，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。參與供應(yīng)商的考察和評估，提供使用部門的意見和建議。協(xié)助采購人員進(jìn)行采購合同的驗收工作。技術(shù)專家職責(zé)對采購項目的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審核，提供專業(yè)技術(shù)支持。參與供應(yīng)商的技術(shù)方案評審，確保采購項目的技術(shù)可行性。在采購驗收過程中，對技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行檢驗和評估。采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)實際需求填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購小組。2.采購計劃編制采購小組收到《采購申請表》后，由采購人員進(jìn)行匯總整理。采購人員結(jié)合學(xué)校實際情況和市場供應(yīng)情況，編制采購計劃，明確采購方式、采購時間安排等。采購計劃報組長審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目的特點和要求，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。組織對合格供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等。根據(jù)考察結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單。對于大型采購項目或重要采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇供應(yīng)商。4.采購文件編制根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購文件經(jīng)審核后，向入圍供應(yīng)商發(fā)放。5.采購評審組織供應(yīng)商按時提交響應(yīng)文件。成立評審小組，對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評審。評審小組由采購小組相關(guān)成員及技術(shù)專家組成。評審過程應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保評審結(jié)果的公正、公平。記錄評審過程和結(jié)果，形成評審報告。6.合同簽訂根據(jù)評審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。采購人員與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，擬定采購合同條款。采購合同經(jīng)學(xué)校法律顧問審核后，報組長審批。采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。7.采購驗收采購項目完成后，采購人員通知使用部門進(jìn)行驗收。使用部門組織相關(guān)人員按照采購合同和采購文件的要求進(jìn)行驗收，包括對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，對服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、效果等進(jìn)行評估。驗收合格后，使用部門填寫《采購驗收報告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購小組。采購小組對驗收情況進(jìn)行抽查核實。8.資金支付采購人員根據(jù)采購合同和《采購驗收報告》，填寫《資金支付申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料?！顿Y金支付申請表》經(jīng)財務(wù)人員審核、組長審批后，辦理資金支付手續(xù)。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購小組應(yīng)根據(jù)學(xué)校年度工作計劃和實際需求，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照學(xué)校財務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行分類匯總。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.預(yù)算監(jiān)督財務(wù)人員負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查采購項目的支出是否符合預(yù)算安排。采購小組應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購小組應(yīng)識別采購過程中可能面臨的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低風(fēng)險；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用評價體系；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強(qiáng)采購驗收環(huán)節(jié)的管理；對于法律風(fēng)險，可加強(qiáng)合同審核，聘請法律顧問提供專業(yè)支持。3.風(fēng)險監(jiān)控對采購風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果，適時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。采購檔案管理1.檔案收集采購人員負(fù)責(zé)收集采購活動過程中形成的各類文件資料，包括采購申請表、采購計劃、采購文件、評審報告、采購合同、采購驗收報告等。2.檔案整理對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照時間順序、項目類別等進(jìn)行編號歸檔。確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對于缺失或不清晰的資料及時進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.檔案保管設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全。建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印檔案資料。4.檔案銷毀按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，對超過保管期限或已無保存價值的檔案資料進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)實施，并記錄銷毀情況。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。采購小組應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督接受學(xué)校教職工、學(xué)生及社會公眾的監(jiān)督，對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。積極配合財政、審計等部門的監(jiān)督檢查，如實提