完善日常需求管理制度

完善日常需求管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司日常需求管理流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展，滿足公司運營和發(fā)展的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各崗位涉及的日常需求管理，包括但不限于辦公用品需求、設(shè)備設(shè)施維護需求、信息系統(tǒng)使用需求、辦公場地資源需求等。（三）基本原則1.需求明確原則：需求提出方應(yīng)清晰、準確地描述需求內(nèi)容，包括需求背景、具體要求、預期目標等，以便相關(guān)部門和人員能夠準確理解并進行處理。2.流程規(guī)范原則：所有日常需求均應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請、審批、執(zhí)行和跟蹤，確保各項工作環(huán)節(jié)有序銜接，避免混亂和延誤。3.資源優(yōu)化原則：在滿足工作需求的前提下，充分考慮資源的合理利用，避免資源浪費，提高資源使用效率。4.責任落實原則：明確各環(huán)節(jié)的責任主體，確保需求管理過程中每個環(huán)節(jié)都有專人負責，做到責任到人。二、需求分類及定義（一）辦公用品需求指公司員工在日常辦公過程中所需的各類文具、耗材、辦公設(shè)備等，如紙張、筆、打印機墨盒、電腦等。（二）設(shè)備設(shè)施維護需求包括公司內(nèi)各類辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、建筑物及附屬設(shè)施等的維修、保養(yǎng)、故障排除等需求。（三）信息系統(tǒng)使用需求涉及公司內(nèi)部信息系統(tǒng)的功能使用、權(quán)限申請、數(shù)據(jù)查詢與修改、系統(tǒng)升級等方面的需求。（四）辦公場地資源需求如會議室預訂、辦公區(qū)域調(diào)整、工位分配等與辦公場地使用相關(guān)的需求。三、需求申請（一）申請流程1.填寫申請表：需求提出方需填寫《日常需求申請表》，詳細說明需求的類別、內(nèi)容、預計時間、預算等信息。2.部門負責人審核：申請表提交至所在部門負責人，部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，并簽署意見。如需求涉及跨部門，需與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)后再進行審核。3.提交申請：經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表提交至歸口管理部門或相關(guān)職能部門。（二）申請注意事項1.需求提出方應(yīng)確保申請表內(nèi)容真實、準確、完整，不得虛報、瞞報需求信息。2.對于緊急需求，應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，以便相關(guān)部門優(yōu)先處理。3.涉及預算的需求，應(yīng)明確預算金額及計算依據(jù)，確保預算合理。四、需求審批（一）審批流程1.歸口管理部門審批：歸口管理部門收到申請表后，根據(jù)需求的性質(zhì)和職責范圍進行審批。對于一般性需求，歸口管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批；對于重大需求或涉及多個部門的需求，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，并在[X]個工作日內(nèi)完成審批。2.財務(wù)部門審核：涉及費用支出的需求，申請表需提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門主要審核預算的合理性、資金來源等，審核通過后簽署意見。3.分管領(lǐng)導審批：經(jīng)歸口管理部門和財務(wù)部門審核通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導進行最終審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，對需求進行綜合評估，做出審批決定。（二）審批標準1.必要性：需求是否為公司業(yè)務(wù)開展所必需，是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和目標。2.合理性：需求的內(nèi)容、數(shù)量、預算等是否合理，是否存在浪費或不合理的支出。3.可行性：需求是否具備實施的條件，包括人力、物力、財力等資源是否能夠滿足需求。4.合規(guī)性：需求是否符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度等相關(guān)要求。五、需求執(zhí)行（一）任務(wù)分配1.審批通過的需求，由歸口管理部門或相關(guān)職能部門根據(jù)需求的性質(zhì)和工作安排，將任務(wù)分配給具體的執(zhí)行人員或部門。2.執(zhí)行人員或部門應(yīng)在接到任務(wù)后的[X]個工作日內(nèi)制定詳細的工作計劃，并提交給歸口管理部門備案。（二）執(zhí)行過程1.執(zhí)行人員或部門應(yīng)按照工作計劃認真組織實施需求，確保工作質(zhì)量和進度。在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時與需求提出方、歸口管理部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。2.對于涉及多個部門協(xié)同的需求，牽頭部門應(yīng)負責組織協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，明確各自的職責和工作界面，確保工作順利推進。（三）質(zhì)量控制1.歸口管理部門應(yīng)對需求執(zhí)行過程進行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查工作進展情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。2.需求執(zhí)行完成后，執(zhí)行人員或部門應(yīng)進行自我評估，確保工作成果符合需求要求。歸口管理部門可根據(jù)實際情況組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后方可確認需求執(zhí)行完畢。六、需求跟蹤與反饋（一）跟蹤機制1.建立需求跟蹤臺賬，由歸口管理部門負責記錄需求的申請、審批、執(zhí)行、驗收等全過程信息，確保對需求狀態(tài)進行實時跟蹤。2.需求提出方有權(quán)對需求執(zhí)行情況進行查詢和監(jiān)督，及時了解工作進展，并向歸口管理部門反饋意見和建議。（二）反饋處理1.歸口管理部門收到需求提出方的反饋意見后，應(yīng)及時進行整理和分析，并將相關(guān)信息傳達給執(zhí)行人員或部門。2.執(zhí)行人員或部門應(yīng)針對反饋意見制定整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，整改情況及時反饋給歸口管理部門和需求提出方。七、預算管理（一）預算編制1.需求提出方在申請需求時，應(yīng)同時編制相應(yīng)的預算，明確費用支出的項目、金額及計算依據(jù)。2.歸口管理部門應(yīng)根據(jù)公司年度預算編制要求，對需求預算進行匯總和審核，確保預算的合理性和準確性。（二）預算執(zhí)行1.財務(wù)部門按照審批通過的預算進行資金安排和支付管理，嚴格控制費用支出，確保預算執(zhí)行的嚴肅性。2.執(zhí)行人員或部門應(yīng)嚴格按照預算執(zhí)行，不得擅自超預算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應(yīng)按照預算調(diào)整流程進行申請和審批。（三）預算監(jiān)控1.財務(wù)部門定期對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并向相關(guān)部門通報。2.歸口管理部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好預算監(jiān)控工作，對本部門需求預算的執(zhí)行情況進行跟蹤和管理，確保預算目標的實現(xiàn)。八、溝通協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.建立定期的需求管理溝通會議制度，由歸口管理部門牽頭組織，各需求提出部門、執(zhí)行部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加。會議主要通報需求管理工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，溝通需求管理相關(guān)信息。2.加強部門之間的日常溝通與協(xié)作，需求提出方與執(zhí)行部門應(yīng)保持密切聯(lián)系，及時溝通需求變更、工作進展等情況；歸口管理部門應(yīng)做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作，促進各部門之間的有效配合。（二）外部溝通1.對于涉及與外部供應(yīng)商、合作伙伴等相關(guān)的需求管理工作，應(yīng)明確專人負責與外部溝通協(xié)調(diào)。2.在與外部溝通時，應(yīng)遵循公司相關(guān)規(guī)定和流程，維護公司利益，確保溝通效果和合作質(zhì)量。九、風險管理（一）風險識別1.對日常需求管理過程中可能存在的風險進行識別，包括需求不準確、審批流程繁瑣、執(zhí)行不到位、預算超支、溝通不暢等方面的風險。2.定期對需求管理工作進行風險評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應(yīng)對1.針對識別出的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。對于風險發(fā)生可能性較高且影響程度較大的風險，應(yīng)制定詳細的應(yīng)對預案，明確責任人和應(yīng)對流程。2.在需求管理過程中，加強對風險的監(jiān)控和預警，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保風險得到有效控制。十、附則（一）制度解釋本制度由公司人力資源部負責解釋。（二）制度修訂本制度將根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和