換屆干部檔案管理制度

換屆干部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)換屆干部檔案管理，確保干部檔案真實(shí)、完整、規(guī)范，為干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部換屆干部檔案的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部檔案必須如實(shí)反映干部的真實(shí)情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集干部各個(gè)方面的材料，保證檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保干部檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。二、檔案管理職責(zé)（一）人事部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善換屆干部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)干部檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好干部檔案材料的收集、整理工作。4.定期對(duì)干部檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)干部檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編號(hào)、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案不受損壞、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門換屆干部檔案材料的收集、整理，并及時(shí)移交人事部門。2.配合人事部門做好干部檔案的審核、查閱等工作。3.對(duì)本部門形成的干部檔案材料進(jìn)行分類整理，確保材料齊全、完整。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.干部履歷表（書(shū)）。2.干部參加工作以來(lái)主要經(jīng)歷及任職情況登記表。3.干部的學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。（二）自傳材料干部本人撰寫(xiě)的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.干部年度考核登記表。2.干部任職期滿考核材料。3.干部晉升考察材料。4.干部試用期滿考核材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）資格證書(shū)復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）聘任文件復(fù)印件。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)。3.黨團(tuán)組織關(guān)系證明材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨申請(qǐng)書(shū)。2.轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)。3.思想?yún)R報(bào)。4.團(tuán)組織關(guān)系證明材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件。2.獎(jiǎng)勵(lì)審批表。（八）處分材料1.處分決定。2.受處分人員的檢查材料。3.解除處分的決定。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表。2.任免文件。3.出國(guó)（境）審批表。（十）其他可供組織參考的材料1.干部個(gè)人總結(jié)。2.民主評(píng)議材料。3.群眾意見(jiàn)材料。四、檔案收集（一）收集范圍按照檔案內(nèi)容要求，全面收集干部在各個(gè)時(shí)期形成的各類材料。（二）收集時(shí)間1.干部任職變動(dòng)時(shí)，原任職部門應(yīng)在干部任免決定下達(dá)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將干部檔案材料移交人事部門。2.干部年度考核結(jié)束后，考核部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，將考核材料移交人事部門。3.干部參加培訓(xùn)、取得學(xué)歷學(xué)位、獲得獎(jiǎng)勵(lì)或受到處分等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，將有關(guān)材料移交人事部門。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，具有保存價(jià)值。3.檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙，字跡清晰，格式規(guī)范。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循干部檔案形成規(guī)律，保持檔案內(nèi)容的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，將檔案材料分為十大類，每類再細(xì)分為若干小類。2.排序：按照檔案材料形成的時(shí)間順序，對(duì)每類材料進(jìn)行排序。3.編目：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、登記，編制目錄。4.裝訂：將每份檔案材料按照編目順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，做到整齊、牢固。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、排序合理、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案材料應(yīng)完整齊全，不得擅自抽取、撤換或銷毀檔案材料。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的干部檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒。（三）檔案數(shù)字化1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，推進(jìn)干部檔案數(shù)字化工作，建立干部檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化信息的安全管理，確保信息安全。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.因干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作需要查閱干部檔案的。2.干部本人因特殊原因需要查閱本人檔案的。（二）查閱手續(xù)1.查閱干部檔案應(yīng)填寫(xiě)《干部檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事部門負(fù)責(zé)人審批。3.人事部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。3.查閱檔案的人員不得泄露檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以借閱干部檔案。2.外單位因特殊情況需要借閱干部檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱干部檔案應(yīng)填寫(xiě)《干部檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱人等。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事部門負(fù)責(zé)人審批。3.人事部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，并收取借閱押金。（三）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.借閱檔案的人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.干部檔案需要轉(zhuǎn)至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)填寫(xiě)《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容等。2.《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，檔案管理人員按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)轉(zhuǎn)遞檔案的內(nèi)容和材料，確保檔案完整無(wú)缺。2.檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案安全。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回人事部門。十、檔案審核（一）審核內(nèi)容1.檔案材料是否齊全、完整。2.檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案整理是否規(guī)范、有序。（二）審核方式1.定期審核：人事部門每年對(duì)干部檔案進(jìn)行一次全面審核。2.專項(xiàng)審核：在干部選拔任用、晉升、調(diào)動(dòng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)涉及的干部檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核。（三）審核處理1.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，并要求限期整改。2.對(duì)檔案材料不齊全、內(nèi)容不真實(shí)、整理不規(guī)范等問(wèn)題，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充、更正或重新整理。3.對(duì)存在嚴(yán)重問(wèn)題的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十一、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)簽訂保密承諾書(shū)，不得擅自傳播檔案信息