合同履約付款管理制度

合同履約付款管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同履約付款管理，規(guī)范付款流程，確保公司資金安全、合理使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)、子公司在合同履行過(guò)程中的付款管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保付款行為合法合規(guī)。2.誠(chéng)信履約原則：按照合同約定及時(shí)、足額支付款項(xiàng)，維護(hù)公司良好信譽(yù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和有效防控，保障公司資金安全。4.流程規(guī)范原則：明確付款流程，嚴(yán)格審批程序，確保付款操作準(zhǔn)確、高效。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂及履行跟蹤，確保合同條款明確、合法、有效。2.及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提供合同履行情況及付款申請(qǐng)所需資料，對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)與合同對(duì)方溝通協(xié)調(diào)付款事宜，解決付款過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核付款申請(qǐng)資料，對(duì)付款金額、付款方式、付款時(shí)間等進(jìn)行合規(guī)性審查。2.按照公司資金管理制度安排資金，確保付款資金的及時(shí)、足額到位。3.對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)付款情況，及時(shí)反饋異常信息。（三）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見(jiàn)和建議。2.參與重大合同付款事項(xiàng)的決策，協(xié)助處理付款過(guò)程中的法律糾紛。（四）審批部門(mén)1.根據(jù)公司授權(quán)，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保付款符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，提出風(fēng)險(xiǎn)防控措施和建議。三、合同簽訂與審核（一）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同談判達(dá)成一致后，及時(shí)起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、付款時(shí)間、違約責(zé)任等條款，確保合同條款明確、具體、合法、有效。2.合同文本起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具審查意見(jiàn)，對(duì)合同中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出修改建議。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審查意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同合法合規(guī)。3.合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（二）合同審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)參與合同審核工作，重點(diǎn)對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款方式、付款時(shí)間、付款金額、付款條件等是否符合公司資金管理制度和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控要求。2.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核。聯(lián)合審核應(yīng)形成審核意見(jiàn)，作為合同簽訂和付款的重要依據(jù)。四、付款申請(qǐng)與審批（一）付款申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，及時(shí)提出付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明付款事由、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款時(shí)間、收款單位信息等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、對(duì)賬單等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)付款申請(qǐng)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。付款申請(qǐng)資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和保存，以備查閱。（二）付款審批1.付款申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括付款申請(qǐng)是否符合合同約定、資料是否齊全、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在《付款申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并簽字。2.初審?fù)ㄟ^(guò)的付款申請(qǐng)，按照公司授權(quán)審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程如下：金額較小的付款申請(qǐng)，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的付款申請(qǐng)，由總經(jīng)理審批。涉及重大資金支出或特殊情況的付款申請(qǐng)，由董事會(huì)或股東會(huì)審批。3.審批部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核付款申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)應(yīng)提出修改意見(jiàn)或不予批準(zhǔn)，并說(shuō)明理由。審批通過(guò)后，審批人應(yīng)在《付款申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并簽字。五、付款執(zhí)行與監(jiān)控（一）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到經(jīng)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)后，應(yīng)按照公司資金管理制度和付款審批意見(jiàn)及時(shí)安排資金進(jìn)行支付。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況選擇合適的支付方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。2.在付款過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照支付流程進(jìn)行操作，確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等信息。（二）付款監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)付款情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決付款過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)付款異常情況，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好付款監(jiān)控工作，及時(shí)提供合同履行情況和付款相關(guān)信息。對(duì)于因合同對(duì)方原因?qū)е赂犊钛舆t或無(wú)法支付的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題。六、發(fā)票管理（一）發(fā)票取得1.業(yè)務(wù)部門(mén)在申請(qǐng)付款時(shí)，應(yīng)要求合同對(duì)方按照合同約定及時(shí)開(kāi)具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同標(biāo)的、金額、付款方式等一致。2.對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括公司名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等。發(fā)票開(kāi)具后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。（二）發(fā)票審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)與合同對(duì)方聯(lián)系更換發(fā)票。如因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致公司無(wú)法抵扣稅款或遭受其他損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺(tái)賬，記錄發(fā)票的取得、開(kāi)具、使用、作廢、保管等情況。2.發(fā)票保管期限應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。期滿(mǎn)后，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、付款風(fēng)險(xiǎn)防控（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)定期對(duì)合同履約付款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)包括合同對(duì)方的信用狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)環(huán)境等因素。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，明確風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任人和防控期限。（二）風(fēng)險(xiǎn)防控措施1.對(duì)于信用狀況不佳的合同對(duì)方，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防控措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例、縮短付款期限等。2.在合同履行過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方的跟蹤管理，及時(shí)掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)狀況變化。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停付款、協(xié)商變更合同條款等，以降低公司付款風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督，定期對(duì)合同履約付款情況進(jìn)行檢查和審計(jì)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、爭(zhēng)議處理（一）爭(zhēng)議協(xié)商在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生付款爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、合法的原則，積極尋求雙方都能接受的解決方案。（二）爭(zhēng)議調(diào)解如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請(qǐng)第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解機(jī)構(gòu)可以是行業(yè)協(xié)會(huì)、仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院等。調(diào)解過(guò)程中，應(yīng)提供充分的證據(jù)和資料，積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)的工作，爭(zhēng)取達(dá)成調(diào)解協(xié)議。