煙酒茶葉庫存管理制度

煙酒茶葉庫存管理制度總則1.目的為加強公司煙酒茶葉庫存管理，確保庫存物資的安全、完整，合理控制庫存水平，提高庫存物資的使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及煙酒茶葉采購、存儲、領用及盤點等相關庫存管理活動。3.基本原則準確性原則：確保庫存數據準確無誤，賬實相符。安全性原則：保證庫存物資不受損、不變質，防止丟失、被盜等情況發(fā)生。合理性原則：根據實際需求合理控制庫存數量，避免積壓或缺貨。規(guī)范化原則：規(guī)范庫存管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責和操作要求。職責分工1.采購部門根據公司需求制定煙酒茶葉采購計劃，確保采購的及時性和準確性。選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。負責采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求。2.倉庫管理部門負責煙酒茶葉的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保庫存物資的安全和完整。建立庫存臺賬，及時記錄庫存物資的增減變動情況，定期進行盤點并上報盤點結果。對庫存物資進行分類存放，標識清晰，便于管理和查找。負責庫存物資的保管環(huán)境維護，防止物資損壞、變質。3.使用部門根據實際工作需要，提前提交煙酒茶葉領用申請，注明領用用途、數量等信息。負責領用物資的合理使用和管理，避免浪費。4.財務部門負責審核采購發(fā)票、入庫單等相關憑證，辦理付款手續(xù)。定期與倉庫管理部門核對庫存賬目，進行賬務處理。參與庫存盤點工作，對盤點結果進行監(jiān)督和審核。采購管理1.采購計劃制定各使用部門應根據業(yè)務需求和實際消耗情況，每月末提交下月煙酒茶葉采購計劃。采購計劃應包括物資名稱、規(guī)格型號、預計需求量、需求時間等詳細信息。采購部門匯總各使用部門的采購計劃，結合庫存實際情況進行綜合分析，制定公司月度采購計劃。采購計劃應報公司領導審批后執(zhí)行。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行評估和審核。定期對供應商進行考核，根據考核結果調整供應商名錄，確保供應商的供貨質量和服務水平。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。采購合同應報公司法務部門審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。4.采購訂單執(zhí)行采購部門根據采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。采購物資到貨前，采購部門應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。入庫管理1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購部門到貨通知后，應安排專人負責驗收工作，并準備好驗收所需的工具和場地。驗收人員應熟悉采購合同和相關質量標準，了解驗收物資的規(guī)格型號、數量等信息。2.驗收流程驗收人員對照采購合同、發(fā)票和送貨單，對到貨的煙酒茶葉進行數量、規(guī)格型號、外觀等方面的核對。對物資的質量進行檢驗，檢查物資是否符合質量標準，有無損壞、變質等情況。驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫入庫單。入庫單應注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商名稱等信息。驗收不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，辦理退貨或換貨手續(xù)。3.入庫手續(xù)辦理倉庫管理部門根據驗收人員簽字確認的入庫單，辦理物資入庫手續(xù)。將物資按照規(guī)定的存放位置進行擺放，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商名稱等信息。入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門作為付款憑證，一聯(lián)交財務部門進行賬務處理。存儲管理1.庫存分類存放倉庫管理部門應根據煙酒茶葉的品種、規(guī)格、性質等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于識別和查找。對不同類別的物資應分開存放，避免相互混淆或影響質量。例如，酒類應按照香型、度數等分類存放；茶葉應按照品種、等級等分類存放。2.庫存環(huán)境要求倉庫應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應符合物資存儲要求。對于有特殊存儲條件要求的煙酒茶葉，應配備相應的存儲設備，如恒溫恒濕設備、冷藏設備等。定期對倉庫進行清掃和消毒，防止蟲害、鼠害等對物資造成損壞。3.庫存盤點倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點應在每月末進行，由倉庫管理部門自行組織，盤點結果應上報財務部門和采購部門。年度大盤點應在每年年末進行，由公司領導牽頭，財務部門、采購部門、倉庫管理部門等相關人員共同參與。盤點結束后，應編制盤點報告，對盤點結果進行分析和總結，提出改進措施。如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因，進行調整。屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。4.庫存安全管理倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。在倉庫內嚴禁吸煙、明火作業(yè)等，確保庫存物資的安全。領用管理1.領用申請使用部門如需領用煙酒茶葉，應提前填寫領用申請表，注明領用日期、物資名稱、規(guī)格型號、數量、領用用途等信息。領用申請表應經部門負責人審批后提交倉庫管理部門。領用申請表應一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門留存，一聯(lián)倉庫留存作為發(fā)貨依據，一聯(lián)交財務部門進行賬務處理。2.領用審批倉庫管理部門收到領用申請表后，應根據庫存情況進行審核。如庫存充足，應及時辦理發(fā)貨手續(xù)；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。領用申請表經倉庫管理部門審核后，報公司領導審批。公司領導根據實際情況進行審批，如同意領用，應在申請表上簽字確認。3.領用發(fā)放倉庫管理部門根據審批后的領用申請表，辦理物資發(fā)放手續(xù)。發(fā)放物資時，應核對領用人員身份，確保物資發(fā)放給正確的使用部門和人員。發(fā)放物資后，倉庫管理人員應在庫存臺賬上記錄領用日期、物資名稱、規(guī)格型號、數量、領用部門、領用人員等信息，并在領用申請表上簽字確認。4.領用登記與核銷財務部門應根據倉庫管理部門提交的領用申請表進行賬務處理，登記領用物資的成本和費用。使用部門應建立領用物資臺賬，對領用物資的使用情況進行記錄和核銷。定期將領用物資臺賬與財務部門核對，確保賬賬相符。庫存預警管理1.預警指標設定根據煙酒茶葉的歷史消耗數據、市場需求變化等因素，設定庫存預警指標。預警指標包括最高庫存量、最低庫存量和安全庫存量。最高庫存量是指為避免物資積壓而設定的庫存上限；最低庫存量是指為防止物資短缺而設定的庫存下限；安全庫存量是指為應對突發(fā)情況而設定的庫存保障量。2.預警信息發(fā)布倉庫管理部門應定期對庫存進行監(jiān)控，當庫存數量接近或超出預警指標時，應及時發(fā)布預警信息。預警信息應包括物資名稱、規(guī)格型號、當前庫存量、預警類型（高于最高庫存、低于最低庫存等）等內容。預警信息應通過郵件、內部通訊軟件等方式發(fā)送給采購部門、使用部門和公司領導，以便及時采取措施進行處理。3.預警處理措施當庫存低于最低庫存量時，采購部門應及時啟動補貨程序，根據市場情況和庫存需求，盡快采購物資，確保庫存滿足使用部門的需求。當庫存高于最高庫存量時，采購部門應暫停采購，分析庫存積壓原因，并與使用部門溝通協(xié)調，合理調整采購計劃和使用需求，避免庫存繼續(xù)增加。盤點差異處理1.差異原因查找在庫存盤點過程中，如發(fā)現賬實不符的情況，應及時組織相關人員進行差異原因查找。差異原因可能包括物資收發(fā)記錄錯誤、庫存損壞、丟失被盜、盤點人員失誤等。2.差異報告編制倉庫管理部門應根據差異原因查找結果，編制盤點差異報告。盤點差異報告應包括盤點日期、物資名稱、規(guī)格型號、賬存數量、實存數量、差異數量、差異原因分析等內容。3.差異處理審批盤點差異報告經倉庫管理部門負責人審核后，報財務部門和公司領導審批。公司領導根據差異情況和審批權限進行審批，確定差異處理方案。4.差異處理執(zhí)行根據公司領導審批后的差異處理方案，相關部門應及時進行差異處理。屬于物資收發(fā)記錄錯誤的，應調整庫存賬目；屬于庫存損壞、丟失被盜等原因造成的損失，應查明責任，追究相關人員的責任，并進行相應的賬務處理。庫存報廢管理1.報廢申請對于因損壞、變質、過期等原因無法使用的煙酒茶葉，倉庫管理部門應填寫庫存報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、報廢原因等信息。庫存報廢申請表應經倉庫管理部門負責人審核后提交財務部門。2.報廢鑒定財務部門收到庫存報廢申請表后，應會同采購部門、使用部門等相關人員對報廢物資進行鑒定，確認報廢原因和報廢物資的真實性、完整性。3.報廢審批庫存報廢申請表經鑒定后，報公司領導審批。公司領導根據報廢情況和審批權限進行審批，如同意報