教材征訂配發(fā)管理制度

教材征訂配發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司教材征訂配發(fā)工作，確保教材及時、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地供應(yīng)給相關(guān)人員，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工學(xué)習(xí)的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)資料、工作手冊等教材的征訂、采購、配發(fā)及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.按需征訂原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、員工培訓(xùn)計劃和崗位要求，合理確定教材征訂的種類和數(shù)量。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇內(nèi)容準(zhǔn)確、權(quán)威、實用，編排合理，印刷質(zhì)量高的教材。3.成本控制原則：在保證教材質(zhì)量的前提下，合理控制征訂配發(fā)成本，提高資金使用效益。4.高效便捷原則：優(yōu)化征訂配發(fā)流程，提高工作效率，確保教材能夠及時、便捷地發(fā)放到使用人員手中。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定年度員工培訓(xùn)計劃，根據(jù)培訓(xùn)計劃提出教材征訂需求。2.匯總各部門教材需求，審核教材征訂申請，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.負(fù)責(zé)教材征訂、采購、驗收、入庫、保管、配發(fā)等工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理。4.定期對教材使用情況進(jìn)行評估和反饋，根據(jù)評估結(jié)果提出教材調(diào)整建議。（二）各部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求和員工崗位要求，提出教材征訂申請，明確教材名稱、版本、數(shù)量、用途等信息。2.配合人力資源部門做好教材征訂、采購、驗收、入庫、保管、配發(fā)等工作，及時接收和使用教材。3.負(fù)責(zé)本部門教材的日常管理，包括教材的保管、借閱、歸還等，確保教材的安全和完整。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核教材征訂費用預(yù)算，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。2.按照公司財務(wù)制度，辦理教材征訂、采購等費用的報銷手續(xù)。3.對教材征訂配發(fā)費用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)。（四）其他相關(guān)部門1.協(xié)助人力資源部門開展教材征訂配發(fā)工作，提供必要的支持和配合。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和培訓(xùn)需求的變化，及時提出教材更新和補充的建議。三、教材征訂（一）需求調(diào)研1.人力資源部門每年定期開展教材需求調(diào)研工作，通過問卷調(diào)查、部門訪談、培訓(xùn)需求分析等方式，了解公司各部門業(yè)務(wù)發(fā)展和員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)的需求。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門的需求調(diào)研工作，及時反饋本部門的教材需求信息，包括新增教材需求、現(xiàn)有教材更新需求、特殊教材需求等。（二）計劃制定1.人力資源部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司年度培訓(xùn)計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，制定年度教材征訂計劃。2.年度教材征訂計劃應(yīng)明確教材名稱、版本、數(shù)量、預(yù)計采購金額、征訂時間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（三）申請審批1.各部門根據(jù)年度教材征訂計劃或?qū)嶋H工作需要，填寫《教材征訂申請表》，詳細(xì)說明教材名稱、版本、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交人力資源部門審核。2.人力資源部門對各部門提交的《教材征訂申請表》進(jìn)行審核，重點審核教材需求的合理性、必要性、與培訓(xùn)計劃的匹配性等。審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對教材征訂申請進(jìn)行審批。審批通過的申請進(jìn)入教材采購環(huán)節(jié)，未通過的申請應(yīng)及時反饋給申請部門并說明原因。（四）采購渠道選擇1.人力資源部門根據(jù)教材征訂申請和審批結(jié)果，選擇合適的采購渠道進(jìn)行教材采購。采購渠道包括但不限于出版社、書店、在線商城、供應(yīng)商等。2.在選擇采購渠道時，應(yīng)綜合考慮教材質(zhì)量、價格、供貨時間、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇信譽良好、資質(zhì)齊全、價格合理的供應(yīng)商。3.對于批量采購的教材，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括教材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、付款方式、售后服務(wù)等條款。（五）采購執(zhí)行1.人力資源部門按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商發(fā)送教材采購訂單，明確教材名稱、版本、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求，按時、按質(zhì)、按量將教材送達(dá)指定交貨地點。人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)教材的驗收工作，確保教材數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。3.在教材驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)教材存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、版本不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。如供應(yīng)商未能及時解決問題，應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、教材配發(fā)（一）入庫管理1.教材到貨后，人力資源部門應(yīng)組織相關(guān)人員對教材進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括教材數(shù)量、質(zhì)量、版本、配套資料等是否與采購訂單一致。2.驗收合格的教材應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《教材入庫登記表》，詳細(xì)記錄教材名稱、版本、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。3.教材入庫后，應(yīng)按照類別、版本、用途等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。同時，應(yīng)建立教材庫存臺賬，定期對庫存教材進(jìn)行盤點，確保賬實相符。（二）配發(fā)流程1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《教材領(lǐng)用申請表》，注明教材名稱、版本、數(shù)量、用途等信息，并提交人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)各部門提交的《教材領(lǐng)用申請表》，審核教材領(lǐng)用的合理性和必要性。審核通過后，按照教材庫存情況進(jìn)行配發(fā)。3.對于庫存充足的教材，人力資源部門應(yīng)及時通知申請部門到指定地點領(lǐng)取教材，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫《教材領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)記錄教材名稱、版本、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人等信息。4.對于庫存不足的教材，人力資源部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系補貨，或根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)其他部門調(diào)配教材。在教材到貨或調(diào)配到位后，及時通知申請部門領(lǐng)取。（三）特殊情況處理1.如遇緊急培訓(xùn)或特殊業(yè)務(wù)需求，需要臨時征訂或配發(fā)教材的，各部門應(yīng)及時向人力資源部門提出申請，人力資源部門應(yīng)在確保不影響培訓(xùn)和業(yè)務(wù)開展的前提下，優(yōu)先安排處理。2.對于因工作調(diào)動、離職等原因不再需要使用教材的員工，所在部門應(yīng)及時將教材收回，并交回人力資源部門。人力資源部門應(yīng)辦理教材回收登記手續(xù)，并對收回的教材進(jìn)行妥善處理。五、教材保管與使用（一）保管要求1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)教材的保管工作，確保教材存放環(huán)境安全、整潔、干燥，防止教材受潮、發(fā)霉、損壞、丟失等情況發(fā)生。2.教材應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立教材保管臺賬，詳細(xì)記錄教材的入庫、配發(fā)、回收、盤點等情況。3.對于貴重教材、稀缺教材、保密教材等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、限制借閱、專人負(fù)責(zé)等，確保教材的安全和保密。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)妥善保管所領(lǐng)用的教材，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、污損教材。如發(fā)現(xiàn)教材損壞或丟失，應(yīng)及時向所在部門報告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.員工應(yīng)按照教材使用說明和培訓(xùn)要求，認(rèn)真學(xué)習(xí)和使用教材，不得擅自更改教材內(nèi)容或用途。3.各部門應(yīng)定期組織員工對教材進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，提高教材的使用效果。同時，應(yīng)鼓勵員工對教材提出改進(jìn)意見和建議，以便及時對教材進(jìn)行更新和完善。（三）借閱管理1.因工作需要借閱教材的員工，應(yīng)填寫《教材借閱申請表》，注明借閱教材名稱、版本、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對員工的教材借閱申請進(jìn)行審批。審批通過后，員工方可到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。3.人力資源部門應(yīng)按照《教材借閱申請表》的要求，將教材借給借閱員工，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱員工應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將教材歸還人力資源部門，辦理歸還登記手續(xù)。4.借閱員工應(yīng)妥善保管所借閱的教材，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)教材損壞或丟失，應(yīng)及時向人力資源部門報告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。六、教材評估與更新（一）評估機制1.人力資源部門定期對教材使用情況進(jìn)行評估，評估方式包括問卷調(diào)查、員工反饋、培訓(xùn)效果評估等。2.教材評估內(nèi)容主要包括教材內(nèi)容的實用性、準(zhǔn)確性、時效性，教材編排的合理性，教材印刷質(zhì)量，教材配套資料的完整性等方面。3.根據(jù)教材評估結(jié)果，人力資源部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出教材調(diào)整建議，為教材更新和完善提供依據(jù)。（二）更新原則1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和培訓(xùn)需求的變化，及時對教材進(jìn)行更新和補充，確保教材內(nèi)容與實際工作緊密結(jié)合，滿足員工學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。2.優(yōu)先更新內(nèi)容陳舊、知識老化、實用性不強的教材，同時注重引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的教材和理念，提高教材的質(zhì)量和水平。3.在教材更新過程中，應(yīng)充分考慮教材的成本效益，合理控制更新費用，避免盲目更新和資源浪費。（三）更新流程1.人力資源部門根據(jù)教材評估結(jié)果和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出教材更新計劃，明確更新教材名稱、版本、更新內(nèi)容、預(yù)計更新時間等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，人力資源部門按照教材征訂流程，選擇合適的采購渠道進(jìn)行教材更新采購。3.教材更新采購到貨后，人力資源部門應(yīng)組織相關(guān)人員對更新教材進(jìn)行驗收，確保更新教材質(zhì)量合格、內(nèi)容準(zhǔn)確。驗收合格后，按照教材配發(fā)流程，將更新教材發(fā)放給相關(guān)部門和員工。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對教材征訂配發(fā)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查教材征訂計劃的執(zhí)行情況、采購渠道的選擇、采購合同的簽訂與履行、教材驗收與入庫管理、教材配發(fā)與使用情況、教材保管與借閱管理等方面。2.人力資源部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關(guān)資料和信息，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改落實。（二）考核評價1.將教材征訂配發(fā)工作納入各部門績效考核體系，對在教材征訂配發(fā)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門