機(jī)關(guān)印鑒使用管理制度

機(jī)關(guān)印鑒使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)印鑒的管理，規(guī)范印鑒使用流程，確保印鑒使用的安全性、嚴(yán)肅性和合法性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門及下屬各單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及公司印鑒的使用管理。（三）印鑒定義本制度所指印鑒包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章以及其他經(jīng)公司授權(quán)刻制的專用章。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司印鑒的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要提出印鑒刻制申請，填寫《印鑒刻制申請表》，詳細(xì)說明印鑒名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可刻制。3.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印鑒的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.印鑒刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記備案，記錄印鑒的名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息。2.新印鑒啟用前，行政部門應(yīng)將印鑒樣本留存一份，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。同時(shí)，應(yīng)將印鑒啟用情況通知各部門，明確印鑒的使用范圍和注意事項(xiàng)。3.印鑒啟用后，原相關(guān)印鑒同時(shí)廢止，行政部門應(yīng)及時(shí)收回廢止印鑒，并進(jìn)行妥善保管或按規(guī)定銷毀。三、印鑒的保管（一）保管原則1.公司印鑒應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印鑒的安全存放和使用。2.印鑒保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印鑒使用規(guī)定，不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。3.印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒存放設(shè)施，確保印鑒存放環(huán)境安全可靠，防止印鑒被盜、丟失或損壞。（二）保管職責(zé)1.公司公章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；法定代表人章由法定代表人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印鑒保管人應(yīng)建立印鑒使用登記簿，詳細(xì)記錄印鑒的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人、用印份數(shù)、留存材料等信息，確保印鑒使用記錄完整、準(zhǔn)確、可追溯。3.印鑒保管人應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按規(guī)定申請更換印鑒。4.印鑒保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印鑒時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，由行政部門負(fù)責(zé)人或其指定人員監(jiān)交，確保印鑒交接清楚、責(zé)任明確。（三）存放要求1.公司印鑒應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或其他安全可靠的存放設(shè)施內(nèi)，并加鎖保管。2.存放印鑒的保險(xiǎn)柜或存放設(shè)施應(yīng)放置在安全、保密的場所，不得隨意放置在公共場所或易被他人接觸的地方。3.對(duì)于重要印鑒，如公司公章、法定代表人章等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由兩名印鑒保管人分別掌管保險(xiǎn)柜鑰匙，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場方可開啟保險(xiǎn)柜。四、印鑒的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印鑒，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用印鑒。2.印鑒使用應(yīng)確保真實(shí)、合法、有效，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.印鑒使用應(yīng)進(jìn)行登記備案，留存相關(guān)材料，以備查閱和審計(jì)。（二）審批流程1.填寫《印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明用印部門、用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息。2.用印部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額大小，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。一般事項(xiàng)用印，經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批即可；重要事項(xiàng)用印，如涉及合同簽訂、重大決策、對(duì)外擔(dān)保等，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.印鑒保管人根據(jù)審批后的《印鑒使用申請表》進(jìn)行用印操作，并在印鑒使用登記簿上進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）使用范圍1.公司公章：用于以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告、函件等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照的年檢、變更等手續(xù)；代表公司對(duì)外開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、參加會(huì)議、招投標(biāo)等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)代表公司簽署的各類文件、合同、協(xié)議等；辦理銀行開戶、銷戶、賬戶變更等相關(guān)手續(xù)；代表法定代表人行使其他職權(quán)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件，確保合同的法律效力和嚴(yán)肅性。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等，以及辦理銀行賬戶的資金收付等手續(xù)。5.業(yè)務(wù)專用章：用于公司各業(yè)務(wù)部門開展特定業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)使用，如銷售業(yè)務(wù)章用于銷售合同、發(fā)貨單等文件的蓋章；采購業(yè)務(wù)章用于采購訂單、收貨單等文件的蓋章。具體使用范圍由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求確定，并報(bào)公司行政部門備案。（四）使用方式1.原則上應(yīng)在公司內(nèi)部指定的用印地點(diǎn)使用印鑒，如遇特殊情況需要在公司外部使用印鑒時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由印鑒保管人或其指定人員攜帶印鑒前往用印地點(diǎn)，現(xiàn)場監(jiān)督用印過程，確保印鑒使用安全。2.用印時(shí)，應(yīng)將印鑒放置在平整、干凈的表面上，確保印鑒清晰、完整地加蓋在文件規(guī)定的位置上。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上預(yù)先加蓋印鑒。3.對(duì)于多頁文件需要加蓋印鑒的，應(yīng)逐頁加蓋，確保每頁文件上的印鑒清晰、一致，并在騎縫處加蓋騎縫章，防止文件被替換或篡改。五、印鑒的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，導(dǎo)致印鑒不再使用時(shí)，由行政部門及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并辦理印鑒停用手續(xù)。2.印鑒保管人應(yīng)在印鑒使用登記簿上注明印鑒停用日期，并將停用印鑒妥善保管，不得隨意丟棄或使用。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印鑒，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理核對(duì)，確認(rèn)不再使用后，填寫《印鑒銷毀申請表》，詳細(xì)說明印鑒名稱、停用日期、銷毀原因等信息。2.《印鑒銷毀申請表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀印鑒。3.印鑒銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)留存歸檔，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印鑒使用管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印鑒的保管、使用是否符合規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，印鑒使用記錄是否完整等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印鑒使用管理的日常監(jiān)督，定期檢查印鑒保管情況和使用登記簿記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促印鑒保管人進(jìn)行整改。同時(shí)，應(yīng)不定期對(duì)印鑒使用情況進(jìn)行抽查，確保印鑒使用規(guī)范、安全。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)使