房地產(chǎn)公司簽證管理制度

房地產(chǎn)公司簽證管理制度總則一、目的為規(guī)范房地產(chǎn)公司簽證管理工作，明確簽證的范圍、程序和責(zé)任，確保簽證的合理性、合法性和有效性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)公司及其所屬各項目公司、項目部、部門（以下統(tǒng)稱“公司”）在工程建設(shè)、設(shè)備采購、營銷活動等方面的簽證管理。三、管理原則1.合法性原則：簽證必須符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定和公司內(nèi)部管理制度的要求。2.合理性原則：簽證應(yīng)基于實際情況，合理確定工程數(shù)量、工程價款或費用等，避免不合理的簽證增加公司成本。3.及時性原則：簽證應(yīng)在發(fā)生后及時辦理，不得拖延，以免影響工程進度或造成不必要的損失。4.真實性原則：簽證應(yīng)真實反映工程實際情況，不得弄虛作假，如有虛假簽證，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.分級管理原則：簽證實行分級管理，不同級別的簽證由不同層級的人員審批，以確保簽證的審批權(quán)得到有效控制。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.公司成立簽證管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，分管工程、成本、財務(wù)等部門的副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員。簽證管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)簽證管理的總體決策和協(xié)調(diào)工作。2.公司成本管理部門為簽證管理的牽頭部門，負責(zé)簽證的審核、備案和統(tǒng)計等工作。具體職責(zé)包括：（1）制定簽證管理制度和流程，并組織實施；（2）審核簽證的合理性、合法性和真實性，提出審核意見；（3）備案簽證資料，建立簽證檔案；（4）統(tǒng)計簽證情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。3.公司工程管理部門、財務(wù)管理部門等其他相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，配合成本管理部門做好簽證管理工作。工程管理部門負責(zé)簽證的現(xiàn)場管理和技術(shù)審核，財務(wù)管理部門負責(zé)簽證的財務(wù)審核和費用核算。簽證的范圍和分類一、簽證的范圍1.工程變更簽證：因設(shè)計變更、施工條件變化等原因?qū)е鹿こ虜?shù)量、工程質(zhì)量、工程進度等發(fā)生變化而需要進行的簽證。2.工程索賠簽證：因非承包商原因?qū)е鲁邪淘馐軗p失而需要向業(yè)主提出索賠的簽證。3.工程計量簽證：對已完成工程的數(shù)量進行計量和確認的簽證。4.其他簽證：除上述三類簽證外，其他需要進行簽證的事項，如材料代用簽證、臨時用工簽證等。二、簽證的分類1.按簽證的性質(zhì)分類（1）經(jīng)濟簽證：涉及工程費用增減的簽證，如工程變更簽證、工程索賠簽證等。（2）技術(shù)簽證：涉及工程技術(shù)方案變更、施工工藝調(diào)整等的簽證，如施工方案變更簽證、技術(shù)交底簽證等。（3）管理簽證：涉及工程管理方面的簽證，如工程進度簽證、工程質(zhì)量簽證等。2.按簽證的審批層級分類（1）一級簽證：由項目部負責(zé)人審批的簽證，一般為金額較小或影響較小的簽證。（2）二級簽證：由公司成本管理部門負責(zé)人審批的簽證，一般為金額較大或影響較大的簽證。（3）三級簽證：由公司總經(jīng)理審批的簽證，一般為重大工程變更、重大工程索賠等簽證。簽證的申請與審批程序一、簽證的申請1.簽證申請應(yīng)采用書面形式，填寫《簽證申請表》（附件1），并附相關(guān)資料，如設(shè)計變更圖紙、施工日志、費用清單等。2.簽證申請應(yīng)在簽證事項發(fā)生后及時提出，一般應(yīng)在7個工作日內(nèi)提交給成本管理部門。如因特殊情況不能及時提交的，應(yīng)向成本管理部門說明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后延期提交。3.簽證申請應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認，并加蓋申請部門的公章。如涉及多個部門的簽證，應(yīng)經(jīng)各相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認。二、簽證的審核1.成本管理部門收到簽證申請后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行審核。審核內(nèi)容包括簽證的合理性、合法性、真實性和完整性等。2.成本管理部門應(yīng)在收到簽證申請后的5個工作日內(nèi)完成審核工作，并提出審核意見。如審核意見為同意簽證，應(yīng)在《簽證申請表》上簽署審核意見，并加蓋成本管理部門的公章；如審核意見為不同意簽證，應(yīng)在《簽證申請表》上說明理由，并退回申請部門。3.成本管理部門在審核簽證時，如需要其他部門配合或提供相關(guān)資料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成配合或資料提供工作。三、簽證的審批1.一級簽證由項目部負責(zé)人審批，審批通過后，成本管理部門應(yīng)將簽證資料備案，并將審批結(jié)果通知申請部門。2.二級簽證由公司成本管理部門負責(zé)人審批，審批通過后，成本管理部門應(yīng)將簽證資料報分管工程、成本、財務(wù)等部門的副總經(jīng)理審批，并將審批結(jié)果通知申請部門。3.三級簽證由公司總經(jīng)理審批，審批通過后，成本管理部門應(yīng)將簽證資料報公司董事會備案，并將審批結(jié)果通知申請部門。四、簽證的變更與撤銷1.簽證申請經(jīng)審批后，如需要變更或撤銷，應(yīng)按照原簽證申請的審批程序進行審批。2.簽證變更或撤銷的申請應(yīng)在簽證事項發(fā)生變化或撤銷后的3個工作日內(nèi)提出，并附相關(guān)資料，如變更后的設(shè)計圖紙、撤銷原因等。3.簽證變更或撤銷的審批通過后，成本管理部門應(yīng)及時更新簽證檔案，并將審批結(jié)果通知申請部門。簽證的費用結(jié)算與支付一、簽證費用的計算1.經(jīng)濟簽證的費用應(yīng)根據(jù)簽證的內(nèi)容和實際發(fā)生的費用進行計算，如工程變更簽證的費用應(yīng)根據(jù)變更后的工程量和合同單價進行計算，工程索賠簽證的費用應(yīng)根據(jù)索賠的項目和金額進行計算。2.技術(shù)簽證和管理簽證的費用一般不計入工程結(jié)算，但如涉及到額外的費用支出，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行計算和報銷。二、簽證費用的支付1.簽證費用的支付應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度進行，經(jīng)成本管理部門審核、財務(wù)管理部門復(fù)核后，由公司財務(wù)部門按照審批結(jié)果進行支付。2.經(jīng)濟簽證的費用支付應(yīng)在簽證事項完成并經(jīng)驗收合格后進行，如涉及到預(yù)付款項，應(yīng)按照合同約定的比例和時間進行支付。3.技術(shù)簽證和管理簽證的費用支付應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行審批和報銷，如涉及到差旅費、招待費等費用，應(yīng)按照公司的費用報銷制度進行審批和報銷。簽證的檔案管理一、簽證檔案的建立1.成本管理部門應(yīng)建立簽證檔案，將簽證申請表、審核意見、審批文件、相關(guān)資料等進行歸檔保存。2.簽證檔案應(yīng)按照簽證的編號、時間、項目等進行分類整理，便于查詢和管理。二、簽證檔案的保管1.簽證檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案的丟失、損壞或泄露。2.簽證檔案的保管期限應(yīng)按照公司的檔案管理制度進行確定，一般為工程竣工后5年。三、簽證檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱簽證檔案的，應(yīng)經(jīng)成本管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要查閱簽證檔案的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。查