辦公室內(nèi)部管理制度

辦公室內(nèi)部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范辦公室工作秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。3.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，相互支持，共同進(jìn)步。4.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)公司機(jī)密信息。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域衛(wèi)生1.每位員工應(yīng)保持自己辦公區(qū)域的整潔，每天下班前清理桌面，將文件、辦公用品擺放整齊。2.公共區(qū)域（如會(huì)議室、茶水間、走廊等）由專人負(fù)責(zé)定期打掃，確保干凈整潔。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾，嚴(yán)禁隨地吐痰。（二）辦公設(shè)備擺放1.辦公桌椅應(yīng)擺放整齊，保持通道暢通。2.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備應(yīng)放置在固定位置，不得隨意挪動(dòng)。3.設(shè)備電源線應(yīng)整理好，避免雜亂無(wú)章。（三）噪音控制1.在辦公區(qū)域內(nèi)，員工應(yīng)盡量降低說話聲音，避免大聲喧嘩。2.使用辦公設(shè)備時(shí)，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)避免產(chǎn)生過大噪音，影響他人工作。3.如需召開會(huì)議或討論問題，應(yīng)選擇合適的場(chǎng)地，避免在公共辦公區(qū)域造成過大噪音。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購(gòu)1.各部門根據(jù)工作需要，每月[X]日前提交辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.辦公室負(fù)責(zé)匯總各部門采購(gòu)申請(qǐng)，統(tǒng)一編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)人員應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保所采購(gòu)辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。（二）辦公用品發(fā)放1.辦公用品采購(gòu)回來(lái)后，由辦公室專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格等是否與采購(gòu)申請(qǐng)單一致。2.驗(yàn)收合格后，將辦公用品分類存放，并按照各部門需求進(jìn)行發(fā)放。3.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。（三）辦公用品使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.對(duì)于消耗性辦公用品（如紙張、筆、墨盒等），應(yīng)合理使用，能用雙面的盡量雙面使用。3.對(duì)于耐用辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)妥善保管，定期維護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命。（四）辦公用品盤點(diǎn)1.辦公室每季度對(duì)辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與賬目是否一致。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告，如有盤盈或盤虧情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.各類文件應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，便于管理和查找。（二）文件編號(hào)1.為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)重要文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：[年份][文件類別代碼][順序號(hào)]。2.文件類別代碼根據(jù)文件類別設(shè)定，如行政文件為XZ，業(yè)務(wù)文件為YW等。（三）文件起草與審核1.文件起草由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議通過。（四）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審批后，由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)確保文件格式規(guī)范、排版整齊。2.文件印發(fā)份數(shù)根據(jù)工作需要確定，嚴(yán)格控制文件印發(fā)范圍。3.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)到相關(guān)部門和人員，并做好登記。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。3.辦公室定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理和檢查，確保文件歸檔質(zhì)量。（六）文件查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱文件時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出辦公室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意。3.外單位人員查閱公司文件，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。4.文件借閱應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。2.公司例會(huì)每周[X]召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要傳達(dá)公司重要決策、部署工作任務(wù)等。3.部門會(huì)議由各部門自行組織召開，根據(jù)工作需要定期或不定期舉行，主要安排部門內(nèi)部工作。4.專題會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開，針對(duì)特定問題進(jìn)行研究和討論。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議組織部門應(yīng)提前[X]天發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程等。2.會(huì)議通知可通過公司內(nèi)部郵件、OA系統(tǒng)等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如確定會(huì)議場(chǎng)地、準(zhǔn)備會(huì)議資料、調(diào)試會(huì)議設(shè)備等。2.會(huì)議資料應(yīng)包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、相關(guān)文件等，確保參會(huì)人員能夠充分了解會(huì)議內(nèi)容。（四）會(huì)議記錄1.辦公室安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。（五）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話、玩手機(jī)、交頭接耳等。3.會(huì)議期間應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。六、考勤管理（一）工作時(shí)間公司實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得遲到、早退。（二）考勤方式1.公司采用打卡方式進(jìn)行考勤，員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)打卡上下班。2.因工作需要外出辦事不能按時(shí)打卡的，應(yīng)提前填寫外出申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交辦公室備案。（三）遲到、早退處理1.遲到或早退[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元。2.遲到或早退[X]分鐘以上[X]小時(shí)以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元，并給予警告處分。3.遲到或早退超過[X]小時(shí)的，按曠工半天處理，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元，并給予通報(bào)批評(píng)。（四）曠工處理1.未經(jīng)請(qǐng)假或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而擅自缺勤的，按曠工處理。2.曠工半天的，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元，并給予警告處分。3.曠工一天的，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金[X]元，并給予記過處分。4.連續(xù)曠工超過[X]天或累計(jì)曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。（五）請(qǐng)假制度1.員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假原因、請(qǐng)假時(shí)間等，按審批權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.請(qǐng)假[X]天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請(qǐng)假[X]天以上[X]天以內(nèi)的，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；請(qǐng)假超過[X]天的，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.員工請(qǐng)假期間應(yīng)安排好工作交接，確保工作不受影響。七、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)秘密、財(cái)務(wù)秘密等。2.公司尚未公開的文件、資料、信息等。3.客戶信息、合作伙伴信息等。（二）保密措施1.與涉及公司機(jī)密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)公司機(jī)密文件、資料等進(jìn)行分類管理，標(biāo)注保密等級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問等。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，涉及公司機(jī)密信息的文件、資料等應(yīng)妥善保管，不得隨意放置。4.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)上傳播公司機(jī)密信息，嚴(yán)禁在私人通信中涉及公司機(jī)密信息。（三）保密教育1.定期組織員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。2