建立公司檔案管理制度

建立公司檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的利用效率，為公司各項工作提供支持。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案管理人員進行培訓(xùn)。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全。各部門1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、盤點等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司各類會議文件、決議、紀(jì)要等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、報表、報告等。4.公司人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。5.公司財務(wù)檔案、審計檔案等。6.公司技術(shù)檔案、產(chǎn)品檔案等。7.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料。8.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體，確保檔案的安全性。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于安全的存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護。檔案的存放1.按照檔案的分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。銷毀1.對經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案的利用利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。嚴(yán)禁將檔案原件借出公司。利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。移交1.公司人員調(diào)動、離職時，應(yīng)將本人保管的檔案材料全部移交綜合管理部門。2.公司撤銷、合并時，應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交給有關(guān)部門或單位。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，按照檔案整理的要求進行分類、編號、編目等。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保長期可讀。電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，存儲于不同的存儲介質(zhì)，并異地存放。3.采取安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行，確保信息安全。2.利用電子檔案時，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自傳播、泄露電子檔案內(nèi)容。檔案管理人員職責(zé)綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案管理人員進行培訓(xùn)。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。各部門兼職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。