借還工具管理制度

借還工具管理制度總則1.目的為加強公司工具的管理，規(guī)范工具的借還流程，提高工具的使用效率，確保工具的正常使用和完好無損，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工因工作需要借用公司工具的情況。3.管理原則工具管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、合理使用、及時歸還”的原則。工具的分類與編號1.工具分類辦公類工具：如電腦、打印機、復印機、傳真機等。生產(chǎn)類工具：如機床、模具、刀具、量具等。維修類工具：如各類維修工具套裝、電動工具等。其他工具：如桌椅、文件柜等辦公家具及清潔工具等。2.工具編號對每類工具進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，前兩位字母表示工具類別首字母縮寫。中間四位數(shù)字表示該類工具的順序號。最后一位數(shù)字為校驗位，用于驗證編號的準確性。例如：BG0001表示辦公類電腦中的第1臺。工具的采購與入庫1.采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《工具采購申請表》，詳細注明工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預計采購時間等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.采購審批行政部門收到《工具采購申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，核實是否確有采購必要。對于金額較大的工具采購，需報公司領導審批。審批通過后，由行政部門負責采購。3.入庫驗收工具采購到貨后，行政部門會同相關技術人員或使用部門對工具進行驗收。驗收內(nèi)容包括工具的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購要求。驗收合格后，填寫《工具入庫單》，辦理入庫手續(xù)。入庫單應詳細記錄工具的編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息。工具的借用1.借用申請員工因工作需要借用工具時，應填寫《工具借用申請表》，注明借用工具編號、名稱、規(guī)格型號、借用時間、預計歸還時間、借用用途等信息，經(jīng)部門負責人審批簽字后，提交至行政部門。2.借用審批行政部門收到《工具借用申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。對于貴重工具或多人同時借用同一工具的情況，需報公司領導審批。審批通過后，行政部門根據(jù)庫存情況辦理工具借用手續(xù)。3.工具發(fā)放行政部門根據(jù)審批后的《工具借用申請表》，向借用員工發(fā)放工具，并要求借用員工在《工具借用登記表》上簽字確認。發(fā)放工具時，應確保工具完好無損，并向借用員工說明工具的使用方法、注意事項等。4.借用期限工具借用期限原則上不超過[X]天，如有特殊情況需要延長借用期限，借用員工應提前[X]天向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。工具的歸還1.歸還通知借用期限屆滿前，行政部門應提前[X]天向借用員工發(fā)送《工具歸還提醒通知》，提醒借用員工按時歸還工具。2.歸還驗收借用員工應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將工具歸還至行政部門。行政部門會同相關技術人員或使用部門對歸還的工具進行驗收。驗收內(nèi)容包括工具的外觀、性能、數(shù)量等是否完好無損，是否符合借用時的狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)工具損壞或丟失，借用員工應照價賠償。3.歸還手續(xù)辦理驗收合格后，行政部門在《工具借用登記表》上記錄工具歸還情況，并要求借用員工簽字確認。如工具損壞或丟失，借用員工應填寫《工具賠償申請表》，說明原因及賠償金額，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)審批后的《工具賠償申請表》，收取借用員工的賠償款，并開具收據(jù)。工具的使用與保管1.使用培訓對于新采購的工具或員工首次借用的工具，行政部門應組織相關技術人員或使用部門對借用員工進行使用培訓，確保員工熟悉工具的使用方法、操作規(guī)程、注意事項等。2.使用規(guī)范借用員工應按照工具的使用說明書或操作規(guī)程正確使用工具，不得擅自更改工具的結(jié)構(gòu)或性能。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)工具出現(xiàn)故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告行政部門。3.保管責任借用員工對所借用的工具負有保管責任，應妥善保管工具，防止工具損壞、丟失或被盜。工具應存放在安全、干燥、通風的地方，避免與其他物品混放。4.定期檢查行政部門應定期對公司內(nèi)的工具進行檢查，檢查內(nèi)容包括工具的數(shù)量、完好情況、使用狀態(tài)等。對于長期閑置或損壞的工具，應及時進行清理或維修。工具的維修與報廢1.維修申請工具在使用過程中出現(xiàn)故障或損壞，借用員工應填寫《工具維修申請表》，注明工具編號、名稱、規(guī)格型號、故障現(xiàn)象、維修要求等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.維修安排行政部門收到《工具維修申請表》后，根據(jù)工具的故障情況，安排專業(yè)維修人員進行維修。如公司內(nèi)部無法維修，行政部門應聯(lián)系供應商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行維修。3.維修記錄維修人員應詳細記錄工具的維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息，并填寫《工具維修記錄單》。維修記錄單應作為工具檔案的一部分進行保存。4.報廢鑒定對于無法修復或已無使用價值的工具，由行政部門組織相關技術人員或使用部門進行報廢鑒定。經(jīng)鑒定確需報廢的工具，填寫《工具報廢申請表》，注明工具編號、名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。5.報廢處理經(jīng)公司領導批準報廢的工具，行政部門應進行統(tǒng)一處理，可采用變賣、捐贈、報廢等方式。報廢處理過程中，應做好記錄，并將相關資料存檔。工具的盤點與清查1.盤點計劃行政部門應制定年度工具盤點計劃，明確盤點時間、范圍、方法及人員分工等。盤點計劃應報公司領導批準后實施。2.盤點實施按照盤點計劃，行政部門組織相關人員對公司內(nèi)的工具進行全面盤點。盤點過程中，應認真核對工具的編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放地點等信息，確保賬實相符。3.盤點報告盤點結(jié)束后，行政部門應編制《工具盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括盤盈、盤虧的工具名稱、數(shù)量、原因等。對于盤盈、盤虧的工具，應及時查明原因，并提出處理意見。4.清查處理根據(jù)盤點報告和處理意見，行政部門對盤盈、盤虧的工具進行相應的賬務處理和實物調(diào)整。對于因管理不善導致工具丟失或損壞的情況，應追究相關人員的責任。違規(guī)處理1.借用員工未按規(guī)定時間歸還工具，每逾期一天，處以[X]元的罰款。逾期超過[X]天的，除按規(guī)定罰款外，取消其借用工具的資格[X]個月。2.借用員工因保管不善導致工具損壞或丟失的，應照價賠償。如故意損壞工具，除照價賠償外，并處以工具價值[X]%的罰款。3.未經(jīng)批準擅自借用工具或轉(zhuǎn)借他人的，給予警告處分，并責令立即歸還工具。造成不良后果的，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。4.行政部門工作人員在工具