跟單員工作管理制度

跟單員工作管理制度一、總則（一）目的為了加強公司跟單員隊伍的管理，規(guī)范跟單員的工作行為，提高跟單工作效率和質量，確保公司業(yè)務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有從事跟單工作的員工。（三）職責1.跟單員負責訂單的跟進，包括與客戶、供應商的溝通協(xié)調，確保訂單按時、按質、按量完成。及時反饋訂單執(zhí)行過程中的問題，并協(xié)助相關部門解決。收集、整理訂單相關資料，建立訂單檔案。維護客戶關系，提高客戶滿意度。2.部門主管對跟單員的工作進行指導、監(jiān)督和考核。協(xié)調解決跟單員工作中遇到的重大問題。3.公司管理層審批跟單工作相關的重要決策和事項。對跟單員隊伍的建設和發(fā)展提供支持。二、跟單工作流程（一）訂單接收1.跟單員收到客戶訂單后，應及時對訂單內(nèi)容進行詳細審核，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價格、付款方式等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單存在疑問或不合理之處，應立即與客戶溝通確認，確保訂單信息準確無誤。（二）訂單下達1.審核無誤的訂單，跟單員應及時將訂單信息錄入公司業(yè)務系統(tǒng)，并下達給相關部門，如采購部、生產(chǎn)部等。2.同時，應將訂單副本分發(fā)給相關部門負責人，確保各部門對訂單要求清楚了解。（三）采購跟單1.采購部接到訂單后，跟單員應協(xié)助采購人員進行供應商選擇和采購談判。2.跟蹤采購進度，確保原材料和零部件按時、按質、按量到貨。3.協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應商交貨延遲、質量問題等。（四）生產(chǎn)跟單1.生產(chǎn)部接到訂單后，跟單員應與生產(chǎn)計劃人員溝通，制定生產(chǎn)計劃，并跟蹤生產(chǎn)進度。2.及時了解生產(chǎn)過程中的問題，如設備故障、人員短缺等，并協(xié)助生產(chǎn)部門解決。3.協(xié)調生產(chǎn)部門與其他部門之間的工作銜接，確保生產(chǎn)順利進行。（五）質量跟單1.質量部門負責對產(chǎn)品質量進行檢驗和控制。跟單員應協(xié)助質量人員進行檢驗工作，確保產(chǎn)品質量符合訂單要求。2.及時反饋產(chǎn)品質量問題，督促相關部門采取措施進行整改。3.跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（六）出貨跟單1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，跟單員應協(xié)調物流部門安排出貨事宜。2.確保貨物按時、安全發(fā)運，并及時將物流信息反饋給客戶。3.協(xié)助處理出貨過程中出現(xiàn)的問題，如運輸損壞、海關查驗等。（七）訂單結案1.訂單完成后，跟單員應及時對訂單執(zhí)行情況進行總結和分析，整理訂單相關資料，建立訂單檔案。2.與客戶進行溝通，確認訂單是否順利完成，并收集客戶反饋意見。3.將訂單結案情況匯報給部門主管和公司管理層。三、跟單員工作規(guī)范（一）溝通規(guī)范1.跟單員應保持良好的溝通態(tài)度，及時、準確地與客戶、供應商及公司內(nèi)部各部門進行溝通。2.溝通方式應根據(jù)具體情況選擇合適的方式，如電話、郵件、面談等。3.在溝通中，應注意語言表達清晰、簡潔，避免使用模糊或歧義的詞匯。4.及時回復客戶和供應商的詢問，確保信息傳遞的及時性和準確性。（二）文件管理規(guī)范1.跟單員應妥善保管訂單相關文件，包括訂單合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、檢驗報告、物流單據(jù)等。2.文件應按照類別和時間順序進行整理歸檔，便于查閱和管理。3.電子文件應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守公司文件保密制度，不得泄露訂單相關信息。（三）時間管理規(guī)范1.跟單員應合理安排工作時間，制定工作計劃和任務清單，確保各項工作按時完成。2.對于緊急訂單，應優(yōu)先處理，確保訂單按時交付。3.合理分配工作時間，避免工作積壓和拖延。（四）問題處理規(guī)范1.跟單員在工作中遇到問題時，應及時向上級匯報，并提出解決方案。2.對于一般性問題，應積極協(xié)調相關部門進行解決，確保問題得到及時處理。3.對于重大問題，應組織相關部門進行專題討論，共同制定解決方案，并跟蹤落實情況。（五）客戶關系管理規(guī)范1.跟單員應注重客戶關系的維護，定期與客戶溝通，了解客戶需求和意見。2.及時解決客戶提出的問題，提高客戶滿意度。3.對于重要客戶，應建立客戶檔案，記錄客戶的基本信息、訂單情況、溝通記錄等，以便更好地為客戶提供服務。四、跟單員考核制度（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應基于跟單員的實際工作表現(xiàn)，客觀、公正地進行評價。2.全面考核原則：考核應涵蓋跟單員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。3.激勵與約束相結合原則：考核結果應與跟單員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵跟單員積極工作，同時對工作不力的跟單員進行約束。（二）考核周期考核周期為月度考核和年度考核相結合。月度考核于每月末進行，年度考核于每年末進行。（三）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績（60分）訂單完成情況（30分）：包括訂單按時交付率、產(chǎn)品合格率、客戶滿意度等指標。業(yè)務拓展情況（15分）：如開發(fā)新客戶數(shù)量、訂單增長額等。成本控制情況（15分）：如采購成本節(jié)約、生產(chǎn)費用控制等。2.工作能力（30分）溝通協(xié)調能力（10分）：與客戶、供應商及公司內(nèi)部各部門的溝通協(xié)調效果。問題解決能力（10分）：處理訂單執(zhí)行過程中問題的能力和效率。專業(yè)知識和技能（10分）：對產(chǎn)品知識、業(yè)務流程、行業(yè)動態(tài)等的掌握程度。3.工作態(tài)度（10分）責任心（5分）：對工作的認真負責程度，是否積極主動地完成工作任務。團隊合作精神（5分）：與同事協(xié)作配合的情況。（四）考核方式1.自我評估：跟單員每月末對自己的工作進行總結和評估，填寫自我評估表。2.上級評估：部門主管根據(jù)跟單員的工作表現(xiàn)，對其進行月度和年度考核評估，填寫考核評估表。3.客戶評估：定期向客戶發(fā)放滿意度調查問卷，了解客戶對跟單員工作的評價。4.其他評估：根據(jù)工作需要，可組織相關部門對跟單員進行專項評估，如對采購跟單工作的評估、對生產(chǎn)跟單工作的評估等。（五）考核結果應用1.薪酬調整：根據(jù)考核結果，對跟單員的薪酬進行相應調整。考核優(yōu)秀的跟單員給予適當?shù)男匠戟剟睿己瞬环Q職的跟單員給予薪酬下調或警告處分。2.晉升機會：年度考核結果優(yōu)秀的跟單員，在公司有職位空缺時，優(yōu)先考慮晉升。3.培訓與發(fā)展：根據(jù)考核結果，為跟單員提供有針對性的培訓和發(fā)展機會，幫助其提升工作能力。4.獎勵與懲罰：對考核優(yōu)秀的跟單員進行表彰和獎勵，對考核不稱職的跟單員進行批評教育或懲罰，如扣發(fā)獎金、降職等。五、培訓與發(fā)展（一）培訓目標1.提高跟單員的專業(yè)知識和技能水平，使其能夠更好地勝任跟單工作。2.培養(yǎng)跟單員的溝通協(xié)調能力、問題解決能力和團隊合作精神。3.提升跟單員的綜合素質，適應公司業(yè)務發(fā)展的需要。（二）培訓內(nèi)容1.業(yè)務知識培訓：包括產(chǎn)品知識、訂單流程、采購知識、生產(chǎn)知識、質量控制知識、物流知識等。2.溝通技巧培訓：如商務溝通技巧、談判技巧、客戶關系管理技巧等。3.問題解決能力培訓：教授跟單員如何分析問題、制定解決方案并有效實施。4.團隊合作培訓：培養(yǎng)跟單員的團隊協(xié)作意識和能力。5.行業(yè)動態(tài)培訓：及時了解行業(yè)最新發(fā)展趨勢和市場變化。（三）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部的業(yè)務骨干或專業(yè)培訓師進行培訓。2.外部培訓：根據(jù)需要，選派跟單員參加外部專業(yè)培訓機構舉辦的培訓課程。3.在線學習：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺或在線學習資源，讓跟單員自主學習相關課程。4.實踐培訓：通過實際工作項目，讓跟單員在實踐中積累經(jīng)驗，提升能力。（四）培訓計劃與實施1.人力資源部門每年年初制定跟單員培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間等。2.各部門根據(jù)培訓計劃，組織跟單員參加培訓，并做好培訓記錄。3.培訓結束后，對跟單員進行培訓效果評估，評估結果作為后續(xù)培訓改進的依據(jù)。（五）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.公司為跟單員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如跟單主管、項目經(jīng)理等。2.根據(jù)跟單員的個人能力和職業(yè)興趣