糧食原料采購管理制度

糧食原料采購管理制度總則1.目的為規(guī)范公司糧食原料采購管理工作，確保采購的糧食原料符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有糧食原料的采購活動(dòng)，包括但不限于小麥、玉米、大米等主要糧食原料。3.基本原則質(zhì)量第一原則：確保所采購的糧食原料符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司生產(chǎn)要求，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估、選擇和管理，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性。合規(guī)合法原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和銷售預(yù)測(cè)，提前制定糧食原料需求計(jì)劃，并提交至采購部門。需求計(jì)劃應(yīng)明確糧食原料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)以及運(yùn)輸?shù)纫蛩?，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。3.采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃制定完成后，需提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程如下：采購部門負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)，不得擅自更改。如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)按照原審批流程重新進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購部門應(yīng)通過多種渠道收集糧食原料供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等方面情況。定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商作為公司的糧食原料供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理、交貨及時(shí)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.供應(yīng)商管理與考核采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和產(chǎn)品質(zhì)量狀況，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。按照供應(yīng)商考核制度，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、調(diào)整采購份額或淘汰的依據(jù)。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。采購流程管理1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫糧食原料采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途以及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.采購詢價(jià)采購部門收到采購申請(qǐng)后，根據(jù)采購計(jì)劃和市場(chǎng)情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步洽談。3.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的合作協(xié)議。在談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)行情，運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司利益。4.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法律部門審核后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等具體要求。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.到貨驗(yàn)收糧食原料到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司采購合同要求，對(duì)糧食原料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；如檢驗(yàn)不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨等。7.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和到貨驗(yàn)收情況，審核采購發(fā)票和付款申請(qǐng)。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。在付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注糧食市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)收集市場(chǎng)信息，分析價(jià)格走勢(shì)。通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)糧食原料質(zhì)量的檢驗(yàn)和控制，嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司采購合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其質(zhì)量控制體系運(yùn)行情況，確保所采購的糧食原料質(zhì)量穩(wěn)定可靠。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨等，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對(duì)于重要的糧食原料供應(yīng)商，應(yīng)選擇至少兩家備用供應(yīng)商，以應(yīng)對(duì)主要供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)中斷等突發(fā)情況。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)糧食原料。關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和政策變化，提前做好應(yīng)對(duì)措施，降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。2.外部監(jiān)督積極配合國家相關(guān)部門對(duì)公司采購活動(dòng)的監(jiān)督檢查，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等對(duì)公司采購活動(dòng)的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，不斷改進(jìn)采購管理工作。信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集糧食市場(chǎng)信息，包括價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)情況等，為采購決策提供依據(jù)。建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等信息，以便隨時(shí)查詢和管理。2.采購信息分析定期對(duì)采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。通過對(duì)采購數(shù)據(jù)的分析，評(píng)估采購績效，為采購決策提供支持。3.采購信息共享建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采