開(kāi)發(fā)公司權(quán)證管理制度

開(kāi)發(fā)公司權(quán)證管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司權(quán)證管理，規(guī)范權(quán)證辦理、保管、使用及處置等行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目公司涉及的各類權(quán)證管理，包括但不限于土地權(quán)證、房屋所有權(quán)證、在建工程抵押權(quán)證、預(yù)售許可證等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保權(quán)證管理工作合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化權(quán)證管理中的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資產(chǎn)安全。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在權(quán)證管理中的職責(zé)，做到責(zé)任落實(shí)到人。4.高效協(xié)作原則各部門之間密切配合，協(xié)同推進(jìn)權(quán)證管理工作，提高工作效率。二、權(quán)證管理職責(zé)分工（一）權(quán)證管理部門1.負(fù)責(zé)公司權(quán)證管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定與監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)與政府相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，辦理各類權(quán)證的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)取等手續(xù)。3.建立權(quán)證管理檔案，妥善保管權(quán)證原件及相關(guān)資料。4.定期對(duì)權(quán)證管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。（二）項(xiàng)目公司1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目相關(guān)權(quán)證辦理的具體工作，包括準(zhǔn)備申報(bào)資料、配合現(xiàn)場(chǎng)勘查等。2.按照公司要求及時(shí)提供權(quán)證辦理所需的各類文件和信息。3.對(duì)項(xiàng)目權(quán)證辦理進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋辦理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目權(quán)證的日常保管與使用登記。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核權(quán)證辦理過(guò)程中的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支付合規(guī)。2.參與涉及抵押、擔(dān)保等權(quán)證事項(xiàng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.協(xié)助權(quán)證管理部門進(jìn)行權(quán)證處置時(shí)的財(cái)務(wù)結(jié)算工作。（四）法務(wù)部門1.對(duì)權(quán)證辦理過(guò)程中的法律問(wèn)題提供專業(yè)咨詢和指導(dǎo)。2.審核權(quán)證相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法有效。3.參與涉及法律糾紛的權(quán)證處置工作，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、權(quán)證辦理（一）前期準(zhǔn)備1.項(xiàng)目公司在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃，梳理所需辦理的權(quán)證清單及辦理時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.按照權(quán)證辦理要求，準(zhǔn)備齊全相關(guān)申報(bào)資料，資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。申報(bào)資料主要包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、房屋預(yù)售合同等。3.對(duì)申報(bào)資料進(jìn)行內(nèi)部審核，確保資料符合要求后提交給權(quán)證管理部門。（二）申請(qǐng)與審批1.權(quán)證管理部門收到項(xiàng)目公司提交的申報(bào)資料后，進(jìn)行初步審核。審核通過(guò)后，向政府相關(guān)部門提交權(quán)證辦理申請(qǐng)。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或存在復(fù)雜問(wèn)題的權(quán)證辦理申請(qǐng)，由權(quán)證管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，形成會(huì)審意見(jiàn)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)及項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行審批，明確是否同意申請(qǐng)及相關(guān)要求。（三）辦理過(guò)程跟蹤1.權(quán)證管理部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤權(quán)證辦理進(jìn)度，及時(shí)與政府相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，了解辦理情況。2.如在辦理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或需要補(bǔ)充資料，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目公司，并協(xié)助項(xiàng)目公司進(jìn)行整改和補(bǔ)充。3.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)權(quán)證辦理進(jìn)展情況，對(duì)于辦理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題及時(shí)提出解決方案。（四）領(lǐng)取與歸檔1.權(quán)證辦理完成后，權(quán)證管理部門及時(shí)領(lǐng)取權(quán)證原件，并對(duì)領(lǐng)取情況進(jìn)行登記。2.對(duì)權(quán)證原件及相關(guān)辦理資料進(jìn)行整理歸檔，建立完善的權(quán)證管理檔案。檔案應(yīng)包括權(quán)證復(fù)印件、申報(bào)資料、辦理過(guò)程記錄、審批文件等。四、權(quán)證保管（一）保管方式1.權(quán)證原件應(yīng)存放在公司專門的權(quán)證保管室，保管室應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，確保權(quán)證存放安全。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（二）保管人員職責(zé)1.權(quán)證保管人員負(fù)責(zé)權(quán)證原件的日常保管工作，確保權(quán)證存放有序、安全無(wú)損壞。2.嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)證借閱、使用登記制度，對(duì)每一次借閱、使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)權(quán)證保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）安全防范措施1.保管室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)保管室進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保權(quán)證保管環(huán)境安全。3.對(duì)保管室的鑰匙實(shí)行專人保管，鑰匙丟失或被盜應(yīng)及時(shí)更換鎖具，并報(bào)告相關(guān)部門。五、權(quán)證使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部因項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、融資、合作等工作需要使用權(quán)證原件的，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外部單位因法定事由需要查閱或使用公司權(quán)證原件的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱權(quán)證原件，需填寫《權(quán)證借閱申請(qǐng)表》，注明借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)權(quán)證管理部門審批。2.權(quán)證管理部門審批通過(guò)后，向借閱人員發(fā)放權(quán)證原件，并在《權(quán)證借閱登記表》上進(jìn)行登記。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還權(quán)證原件。3.外部單位借閱權(quán)證原件，需提交正式的申請(qǐng)文件，說(shuō)明查閱或使用的目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由權(quán)證管理部門與外部單位簽訂《權(quán)證查閱（使用）協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，并按協(xié)議要求辦理查閱或使用手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管權(quán)證原件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他非規(guī)定用途。2.使用完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將權(quán)證原件歸還權(quán)證管理部門，并在《權(quán)證借閱登記表》上注明歸還情況。3.如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向權(quán)證管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。六、權(quán)證處置（一）處置情形1.因項(xiàng)目開(kāi)發(fā)完成、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、抵押解除等原因，需要對(duì)權(quán)證進(jìn)行注銷、變更或轉(zhuǎn)移等處置。2.權(quán)證遺失、損壞或被盜等需要進(jìn)行掛失、補(bǔ)辦或其他處理。（二）處置流程1.項(xiàng)目公司或相關(guān)部門提出權(quán)證處置申請(qǐng)，填寫《權(quán)證處置申請(qǐng)表》，說(shuō)明處置原因、處置方式等，并提交相關(guān)證明材料。2.權(quán)證管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，權(quán)證管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行權(quán)證處置工作。對(duì)于需要注銷的權(quán)證，及時(shí)向政府相關(guān)部門辦理注銷手續(xù)；對(duì)于需要變更或轉(zhuǎn)移的權(quán)證，按照規(guī)定辦理相關(guān)變更或轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。4.權(quán)證處置完成后，權(quán)證管理部門對(duì)處置情況進(jìn)行記錄，并將相關(guān)資料歸檔保存。（三）處置監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)權(quán)證處置情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)、處置結(jié)果是否符合公司利益。2.如發(fā)現(xiàn)權(quán)證處置過(guò)程中存在違規(guī)行為或損害公司利益的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、權(quán)證信息化管理（一）建立權(quán)證管理信息系統(tǒng)1.開(kāi)發(fā)或引入適合公司權(quán)證管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)權(quán)證辦理、保管、使用、處置等全過(guò)程的信息化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)證信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、預(yù)警等功能，提高權(quán)證管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.權(quán)證管理部門負(fù)責(zé)將權(quán)證相關(guān)信息及時(shí)錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)權(quán)證管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.權(quán)證管理部門定期對(duì)各項(xiàng)目公司權(quán)證管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括權(quán)證辦理進(jìn)度、資料保管、使用登記等情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)權(quán)證管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查權(quán)證管理的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立權(quán)證管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)目公司及相關(guān)部門的權(quán)證管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括權(quán)證辦理及時(shí)率、資料完整率、使用規(guī)范率、處置合規(guī)率等。3.根