機(jī)關(guān)會(huì)議簽到管理制度

機(jī)關(guān)會(huì)議簽到管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)會(huì)議管理，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議的順利召開(kāi)及會(huì)議精神的有效傳達(dá)，特制定本簽到管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作部署會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、工作協(xié)調(diào)會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等。（三）基本原則1.嚴(yán)肅性原則會(huì)議簽到是參會(huì)人員履行會(huì)議職責(zé)、遵守會(huì)議紀(jì)律的重要體現(xiàn)，全體參會(huì)人員應(yīng)高度重視，嚴(yán)格按照規(guī)定簽到。2.準(zhǔn)確性原則簽到信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保能夠及時(shí)、有效地統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員情況，為會(huì)議組織和決策提供可靠依據(jù)。3.及時(shí)性原則參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議規(guī)定的簽到時(shí)間內(nèi)完成簽到，不得無(wú)故拖延或代簽。二、會(huì)議簽到準(zhǔn)備工作（一）確定簽到方式根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和要求，選擇合適的簽到方式，常見(jiàn)的簽到方式包括：1.紙質(zhì)簽到在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，擺放簽到表和筆，參會(huì)人員簽到后將簽到表交予工作人員。2.電子簽到利用電子簽到設(shè)備，如二維碼簽到、人臉識(shí)別簽到等，參會(huì)人員通過(guò)掃描二維碼或人臉識(shí)別完成簽到。3.移動(dòng)端簽到開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的會(huì)議簽到APP或利用企業(yè)微信、釘釘?shù)纫苿?dòng)辦公平臺(tái)的簽到功能，參會(huì)人員在手機(jī)上完成簽到。（二）準(zhǔn)備簽到材料根據(jù)選定的簽到方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的簽到材料，如：1.紙質(zhì)簽到方式簽到表：設(shè)計(jì)簽到表時(shí)應(yīng)包含會(huì)議名稱(chēng)、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。簽到筆：準(zhǔn)備足夠數(shù)量的簽到筆，確保簽到過(guò)程順利進(jìn)行。2.電子簽到方式電子簽到設(shè)備：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，選擇合適的電子簽到設(shè)備，并提前進(jìn)行調(diào)試和測(cè)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。二維碼或人臉識(shí)別模板：提前生成參會(huì)人員的二維碼或錄入人臉識(shí)別模板，確保簽到過(guò)程快速、準(zhǔn)確。3.移動(dòng)端簽到方式簽到APP或移動(dòng)辦公平臺(tái)：確保參會(huì)人員提前下載并安裝相應(yīng)的簽到APP或在移動(dòng)辦公平臺(tái)上完成注冊(cè)和綁定，同時(shí)提前設(shè)置好會(huì)議簽到相關(guān)參數(shù)。（三）安排簽到人員根據(jù)會(huì)議規(guī)模和簽到方式，安排相應(yīng)的簽到人員，負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會(huì)人員簽到，并解答簽到過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。簽到人員應(yīng)具備以下條件：1.熟悉簽到流程和簽到材料的使用方法。2.具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)，能夠熱情、耐心地為參會(huì)人員提供幫助。3.認(rèn)真負(fù)責(zé)，能夠準(zhǔn)確記錄參會(huì)人員的簽到信息。三、會(huì)議簽到流程（一）紙質(zhì)簽到流程1.參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議入口處，在簽到臺(tái)前排隊(duì)等候簽到。2.簽到人員向參會(huì)人員發(fā)放簽到表，并指導(dǎo)其填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。3.參會(huì)人員填寫(xiě)完畢后，將簽到表交予簽到人員。4.簽到人員核對(duì)簽到表信息無(wú)誤后，在簽到表上加蓋簽到章或簽字確認(rèn)，并將簽到表妥善保存。（二）電子簽到流程1.二維碼簽到參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議入口處，掃描簽到臺(tái)上的二維碼。系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別參會(huì)人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對(duì)簽到情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保簽到過(guò)程順利進(jìn)行。2.人臉識(shí)別簽到參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議入口處，面對(duì)人臉識(shí)別設(shè)備。系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別參會(huì)人員身份，并顯示簽到成功信息。簽到人員對(duì)簽到情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保簽到過(guò)程順利進(jìn)行。（三）移動(dòng)端簽到流程1.參會(huì)人員打開(kāi)會(huì)議簽到APP或移動(dòng)辦公平臺(tái)，進(jìn)入簽到頁(yè)面。2.參會(huì)人員輸入會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議密碼等信息，點(diǎn)擊簽到按鈕。3.系統(tǒng)自動(dòng)記錄參會(huì)人員的簽到時(shí)間和地點(diǎn)，并顯示簽到成功信息。4.簽到人員通過(guò)移動(dòng)端簽到管理后臺(tái)，實(shí)時(shí)查看參會(huì)人員的簽到情況。四、簽到時(shí)間規(guī)定（一）常規(guī)會(huì)議一般情況下，會(huì)議簽到時(shí)間為會(huì)議開(kāi)始前30分鐘至?xí)h開(kāi)始前5分鐘。參會(huì)人員應(yīng)在規(guī)定的簽到時(shí)間內(nèi)完成簽到，以便會(huì)議組織者及時(shí)掌握參會(huì)人員情況，確保會(huì)議按時(shí)召開(kāi)。（二）重要會(huì)議對(duì)于重要會(huì)議，簽到時(shí)間可適當(dāng)提前，一般為會(huì)議開(kāi)始前60分鐘至?xí)h開(kāi)始前10分鐘。參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，完成簽到手續(xù)，避免因簽到問(wèn)題影響會(huì)議的正常進(jìn)行。（三）特殊情況如遇特殊情況，參會(huì)人員無(wú)法在規(guī)定的簽到時(shí)間內(nèi)簽到，應(yīng)提前向會(huì)議組織者說(shuō)明原因，并在會(huì)議開(kāi)始后盡快完成補(bǔ)簽手續(xù)。補(bǔ)簽手續(xù)應(yīng)注明補(bǔ)簽原因和補(bǔ)簽時(shí)間。五、簽到信息管理（一）簽到表保存紙質(zhì)簽到表應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，按照會(huì)議名稱(chēng)、日期等分類(lèi)存放，保存期限為[X]年。電子簽到記錄和移動(dòng)端簽到數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，保存期限為[X]年。（二）簽到信息統(tǒng)計(jì)會(huì)議結(jié)束后，簽到人員應(yīng)及時(shí)對(duì)簽到信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括參會(huì)人數(shù)、未參會(huì)人數(shù)及未參會(huì)原因等。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交給會(huì)議組織者。（三）簽到信息查詢(xún)?nèi)缧璨樵?xún)簽到信息，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)填寫(xiě)查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)?cè)?、查?xún)內(nèi)容和查詢(xún)時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員協(xié)助查詢(xún)。六、會(huì)議簽到紀(jì)律（一）按時(shí)簽到參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的簽到時(shí)間到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，按時(shí)完成簽到手續(xù)。不得無(wú)故遲到、早退或缺席會(huì)議。（二）如實(shí)簽到參會(huì)人員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)簽到信息，不得代簽、漏簽或虛報(bào)簽到情況。如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（三）遵守秩序在簽到過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)遵守現(xiàn)場(chǎng)秩序，排隊(duì)等候簽到，不得擁擠、插隊(duì)或大聲喧嘩。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立會(huì)議簽到監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議簽到情況進(jìn)行不定期檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門(mén)人員和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。（二）考核辦法1.對(duì)按時(shí)、如實(shí)簽到的參會(huì)人員，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并在績(jī)效考核中適當(dāng)加分。2.對(duì)遲到、早退或無(wú)故缺席會(huì)議的參會(huì)人員，按照公司考勤制度進(jìn)行處理，并在績(jī)效考核中予以扣分。3.對(duì)代簽、漏簽或虛報(bào)簽到情況的參會(huì)人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等紀(jì)律處分，并在績(jī)效考核中予以扣分。4.對(duì)簽到工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的簽到人員，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并在績(jī)效考核中適當(dāng)加分。5.對(duì)簽到工作敷衍了事、出現(xiàn)重大失誤的簽到人員，視情節(jié)輕重給予警告