外方車輛使用管理制度

外方車輛使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外方車輛的使用管理，提高車輛使用效率，確保行車安全，降低車輛使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外方車輛使用的部門、員工及相關(guān)合作方。（三）基本原則1.安全第一原則：確保外方車輛使用過(guò)程中的人員和財(cái)產(chǎn)安全，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)。2.規(guī)范使用原則：明確車輛使用流程和審批程序，確保車輛使用的規(guī)范性和合理性。3.節(jié)約高效原則：提高車輛使用效率，避免資源浪費(fèi)，降低使用成本。4.責(zé)任明確原則：明確車輛使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、外方車輛管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)外方車輛的統(tǒng)一調(diào)度和安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛資源。2.建立外方車輛檔案，記錄車輛基本信息、維修保養(yǎng)記錄、保險(xiǎn)情況等。3.定期組織外方車輛的安全檢查和維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。4.負(fù)責(zé)與外方車輛租賃公司或合作方的溝通協(xié)調(diào)，處理車輛租賃、續(xù)租、退租等相關(guān)事宜。5.統(tǒng)計(jì)外方車輛的使用情況，包括行駛里程、油耗、維修費(fèi)用等，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，提前向外方車輛管理部門提交用車申請(qǐng)，明確用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。2.負(fù)責(zé)安排本部門員工正確使用外方車輛，對(duì)乘車人員進(jìn)行安全教育，確保乘車安全。3.配合行政部門做好車輛的日常管理工作，如車輛清潔、加油等。4.及時(shí)反饋車輛使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)助行政部門進(jìn)行處理。（三）駕駛員職責(zé)1.遵守交通法規(guī)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程駕駛外方車輛，確保行車安全。2.定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.保持車輛整潔衛(wèi)生，做好車內(nèi)清潔和車容車貌維護(hù)。4.按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和任務(wù)出車，不得擅自改變行車路線或私自將車輛交他人駕駛。5.如實(shí)記錄車輛行駛里程、油耗、維修等情況，定期向行政部門匯報(bào)。三、外方車輛使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用部門如需使用外方車輛，應(yīng)提前填寫《外方車輛使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)后提交至行政部門。3.行政部門接到申請(qǐng)表后，對(duì)用車申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，審核內(nèi)容包括車輛調(diào)度情況、用車合理性等。如審核通過(guò)，安排車輛并通知申請(qǐng)人；如審核不通過(guò)，說(shuō)明原因并退回申請(qǐng)表。（二）審批權(quán)限1.單次用車時(shí)間在[X]小時(shí)以內(nèi)，費(fèi)用在[X]元以內(nèi)的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.單次用車時(shí)間超過(guò)[X]小時(shí)，或費(fèi)用超過(guò)[X]元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及重要客戶接待、商務(wù)活動(dòng)等特殊情況的用車申請(qǐng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）緊急用車如遇緊急情況需要臨時(shí)使用外方車輛，使用部門可先電話向行政部門說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行用車，但需在用車后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦用車申請(qǐng)手續(xù)，并按規(guī)定進(jìn)行審批。四、外方車輛使用安排（一）車輛調(diào)度行政部門根據(jù)用車申請(qǐng)情況，結(jié)合車輛的使用狀態(tài)和駕駛員的工作安排，合理調(diào)度外方車輛。優(yōu)先安排滿足工作需求的車輛，避免車輛閑置或不合理使用。（二）車輛分配根據(jù)用車人數(shù)和工作需要，合理分配車輛。原則上，[車型]車輛用于[適用場(chǎng)景1]；[車型]車輛用于[適用場(chǎng)景2]等。特殊情況需調(diào)整車輛分配的，由行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）駕駛員安排行政部門根據(jù)駕駛員的工作任務(wù)和技能水平，安排合適的駕駛員駕駛外方車輛。駕駛員應(yīng)提前做好出車準(zhǔn)備，確保車輛性能良好、證件齊全。五、外方車輛使用規(guī)范（一）乘車規(guī)范1.乘車人員應(yīng)遵守乘車秩序，按照指定座位就座，不得隨意更換座位。2.乘車時(shí)應(yīng)系好安全帶，保持車內(nèi)安靜，不得在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾。3.不得攜帶易燃易爆等危險(xiǎn)物品上車，不得超載、超速行駛。4.乘車人員應(yīng)尊重駕駛員，配合駕駛員的工作安排，不得干擾駕駛員正常駕駛。（二）車輛使用范圍1.外方車輛主要用于公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、商務(wù)接待、員工因公出差等工作需要。2.嚴(yán)禁將外方車輛用于私人用途，如接送親友、辦理個(gè)人事務(wù)等。（三）車輛行駛規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照交通法規(guī)行駛，遵守交通信號(hào)和標(biāo)志，不得闖紅燈、超速、逆行等。2.行駛過(guò)程中，駕駛員應(yīng)保持注意力集中，不得接打電話、玩手機(jī)、疲勞駕駛等。3.如需長(zhǎng)途行駛，駕駛員應(yīng)提前做好車輛檢查和保養(yǎng)，合理安排休息時(shí)間，確保行車安全。（四）車輛停放規(guī)定1.車輛應(yīng)停放在指定的停車場(chǎng)或安全地點(diǎn)，不得隨意停放。2.在外出辦事時(shí)，駕駛員應(yīng)選擇正規(guī)停車場(chǎng)停車，并妥善保管好車輛及車內(nèi)物品。3.如因特殊情況需要臨時(shí)停車，駕駛員應(yīng)確保車輛停放安全，不妨礙交通，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)離開(kāi)。六、外方車輛費(fèi)用管理（一）費(fèi)用構(gòu)成外方車輛費(fèi)用主要包括車輛租賃費(fèi)用、燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.駕駛員應(yīng)妥善保存車輛使用過(guò)程中產(chǎn)生的各類費(fèi)用憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。2.每月[具體日期]前，駕駛員將上月的費(fèi)用憑證整理好，填寫《外方車輛費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。3.行政部門對(duì)費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)定期對(duì)外方車輛的費(fèi)用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常費(fèi)用并進(jìn)行調(diào)查處理。2.根據(jù)公司實(shí)際情況，制定外方車輛費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用不超過(guò)預(yù)算。3.如因工作需要導(dǎo)致費(fèi)用超支，需提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。七、外方車輛維修與保養(yǎng)（一）維修保養(yǎng)計(jì)劃行政部門應(yīng)根據(jù)外方車輛的使用情況和行駛里程，制定年度維修保養(yǎng)計(jì)劃。定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除車輛故障，確保車輛性能良好。（二）維修保養(yǎng)流程1.駕駛員在日常使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)車輛存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。行政部門根據(jù)車輛故障情況，安排車輛到指定的維修廠進(jìn)行維修。2.維修廠對(duì)車輛進(jìn)行檢查和診斷后，提出維修方案和費(fèi)用預(yù)算。行政部門審核維修方案和費(fèi)用預(yù)算，如無(wú)異議，通知維修廠進(jìn)行維修。3.維修過(guò)程中，駕駛員應(yīng)配合維修廠做好車輛維修工作，監(jiān)督維修質(zhì)量。維修完成后，駕駛員對(duì)維修項(xiàng)目和費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)，在維修工單上簽字。4.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)維修后的車輛進(jìn)行驗(yàn)收，確保車輛維修質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理維修費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。（三）零部件更換1.車輛維修過(guò)程中如需更換零部件，應(yīng)選用正規(guī)廠家生產(chǎn)的合格產(chǎn)品，并保存好零部件的更換記錄。2.對(duì)于更換下來(lái)的廢舊零部件，維修廠應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。八、外方車輛保險(xiǎn)管理（一）保險(xiǎn)購(gòu)買行政部門負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定為外方車輛購(gòu)買相應(yīng)的保險(xiǎn)，包括交強(qiáng)險(xiǎn)、商業(yè)險(xiǎn)等。保險(xiǎn)期限應(yīng)與車輛使用期限一致，確保車輛在保險(xiǎn)有效期內(nèi)正常使用。（二）保險(xiǎn)理賠1.如車輛發(fā)生交通事故，駕駛員應(yīng)立即停車，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并及時(shí)報(bào)告行政部門和保險(xiǎn)公司。2.行政部門協(xié)助駕駛員辦理保險(xiǎn)理賠手續(xù)，提供相關(guān)證明材料。駕駛員應(yīng)積極配合保險(xiǎn)公司的理賠工作，如實(shí)提供事故情況和相關(guān)信息。3.保險(xiǎn)理賠款應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行處理，用于支付車輛維修費(fèi)用、賠償損失等。九、外方車輛安全管理（一）安全教育1.行政部門定期組織駕駛員進(jìn)行交通安全教育，提高駕駛員的安全意識(shí)和駕駛技能。2.對(duì)乘車人員進(jìn)行安全教育，告知乘車注意事項(xiàng)和安全規(guī)定，確保乘車安全。（二）安全檢查1.行政部門每月組織一次外方車輛的安全檢查，檢查內(nèi)容包括車輛制動(dòng)系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎等。2.駕駛員在每次出車前應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行例行檢查，確保車輛安全性能良好。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。（三）事故處理1.如發(fā)生車輛交通事故，駕駛員應(yīng)立即采取措施，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，救助傷員，并及時(shí)報(bào)告行政部門和交警部門。2.行政部門配合交警部門進(jìn)行事故調(diào)查處理，按照事故責(zé)任劃分承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對(duì)事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。十、外方車輛檔案管理（一）檔案建立行政部門負(fù)責(zé)建立外方車輛檔案，檔案內(nèi)容包括車輛基本信息、車輛購(gòu)置合同、車輛行駛證、保險(xiǎn)單、維修保養(yǎng)記錄、事故記錄等。（二）檔案更新1.車輛檔案應(yīng)及時(shí)更新，記錄車輛的最新信息和使用情況。2.每次車輛維修保養(yǎng)、保險(xiǎn)理賠、事故處理等情況發(fā)生后，行政部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料整理歸檔。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外方車輛檔案的，應(yīng)填寫《外方車輛檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得涂改、損壞或丟失。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)外方車輛的使用情況、維修保養(yǎng)情況、安全管理情況等進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受員工對(duì)車輛使用違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核評(píng)價(jià)1.行政部門對(duì)駕駛員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括安全行車、服務(wù)質(zhì)量、車輛維護(hù)等方面。2.對(duì)車輛使用部門的考核評(píng)價(jià)主要依據(jù)