公司合同資料管理制度

公司合同資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同資料管理，規(guī)范合同資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，維護公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同及其相關資料的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同資料管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.真實完整原則：確保合同資料的真實性、準確性和完整性，如實反映公司經(jīng)營活動情況。3.及時有效原則：及時收集、整理、歸檔合同資料，保證資料的時效性，便于查詢和使用。4.保密安全原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同資料嚴格保密，確保資料安全。二、合同資料管理職責分工（一）合同簽訂部門1.負責合同的起草、談判、簽訂等工作，并確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.及時收集、整理合同執(zhí)行過程中的相關資料，如補充協(xié)議、變更記錄、往來函件、交付憑證、驗收報告等，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給合同管理部門。3.配合合同管理部門進行合同資料的審核、歸檔和查詢等工作。（二）合同管理部門1.制定和完善合同資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責合同的統(tǒng)一編號、分類登記和臺賬管理，建立合同資料數(shù)據(jù)庫。3.對合同簽訂部門提交的合同資料進行審核，提出修改意見，確保資料的規(guī)范性和合法性。4.組織合同資料的歸檔工作，定期對合同資料進行整理、裝訂和保管，確保資料的安全和完整。5.按照公司規(guī)定提供合同資料的查詢服務，為公司內(nèi)部各部門及外部相關單位查閱合同資料提供便利。（三）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，確保合同款項支付、結(jié)算等財務事項符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求。2.根據(jù)合同執(zhí)行情況進行財務核算和賬務處理，保存相關財務憑證，并與合同管理部門定期核對賬目。3.協(xié)助合同管理部門對涉及財務糾紛的合同資料進行調(diào)查和處理。（四）法務部門1.參與重大合同的起草、審核和談判工作，從法律角度提供專業(yè)意見，防范法律風險。2.對合同資料進行合法性審查，確保合同內(nèi)容及相關資料不存在法律瑕疵。3.處理合同糾紛和法律事務，提供法律支持和訴訟代理服務，維護公司合法權(quán)益。（五）檔案管理部門1.負責合同資料檔案的實體管理，包括檔案的存放、保管環(huán)境維護等，確保檔案安全。2.按照檔案管理的相關規(guī)定，對合同資料進行分類、編號、編目和上架，便于檔案的檢索和利用。3.配合合同管理部門做好合同資料的歸檔、借閱和歸還等工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。三、合同資料的分類與編號（一）合同分類1.業(yè)務合同：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等，是公司在日常經(jīng)營活動中與外部單位簽訂的具有明確業(yè)務內(nèi)容和權(quán)利義務關系的合同。2.勞動合同：公司與員工簽訂的明確雙方勞動關系及權(quán)利義務的合同。3.其他合同：除上述兩類合同外的其他合同，如借款合同、擔保合同等。（二）編號規(guī)則合同編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于識別和管理。編號格式如下：[年份][部門代碼][合同類別代碼][順序號]其中：1.年份：合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年簽訂的合同。2.部門代碼：按照公司部門設置，為每個部門分配一個兩位數(shù)字代碼，如“01”表示銷售部，“02”表示采購部等。3.合同類別代碼：根據(jù)合同分類，為每類合同分配一個兩位數(shù)字代碼，如“01”表示業(yè)務合同，“02”表示勞動合同，“03”表示其他合同等。4.順序號：按照合同簽訂時間順序，為每份合同分配一個四位數(shù)字順序號，從“0001”開始依次遞增。例如，銷售部2023年簽訂的第5份業(yè)務合同編號為：2301010005四、合同資料的收集與整理（一）合同簽訂前資料收集1.在合同起草階段，合同簽訂部門應收集與合同相關的各類資料，如項目背景資料、市場調(diào)研信息、對方主體資格證明文件、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等，并確保資料的真實性和完整性。2.涉及重大合同或復雜業(yè)務的，合同簽訂部門應組織相關部門進行會審，收集各部門的意見和建議，形成會審記錄作為合同起草的參考依據(jù)。（二）合同簽訂過程資料整理1.合同簽訂過程中產(chǎn)生的談判記錄、會議紀要、往來函件、合同草案修改稿等資料，合同簽訂部門應及時整理，與合同正式文本一并保存。2.合同簽訂后，合同簽訂部門應在[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關資料提交給合同管理部門進行編號登記。（三）合同執(zhí)行過程資料收集1.合同執(zhí)行過程中，合同簽訂部門應密切關注合同履行情況，及時收集與合同執(zhí)行相關的各類資料，包括但不限于：補充協(xié)議、變更記錄：記錄合同執(zhí)行過程中雙方對合同條款的補充、變更情況。交付憑證：如貨物運輸單據(jù)、交付清單、驗收報告等，證明合同標的物的交付情況。往來函件：雙方在合同執(zhí)行過程中的溝通函件，包括催款函、付款通知、質(zhì)量異議函等。結(jié)算憑證：發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等，用于證明合同款項的收付情況。其他相關資料：如合同糾紛處理記錄、仲裁裁決書、法院判決書等。2.合同簽訂部門應定期（每月/每季度）對合同執(zhí)行過程資料進行整理，并在資料產(chǎn)生后的[X]個工作日內(nèi)提交給合同管理部門。五、合同資料的審核（一）審核流程1.合同簽訂部門提交合同資料后，合同管理部門應在[X]個工作日內(nèi)進行形式審核，主要審核資料的完整性、規(guī)范性和編號的準確性等。2.對于重大合同或涉及法律、財務等重要條款的合同，合同管理部門應組織法務部門、財務部門等相關人員進行聯(lián)合審核。聯(lián)合審核應在收到合同資料后的[X]個工作日內(nèi)完成，并形成審核意見。3.合同簽訂部門根據(jù)審核意見對合同資料進行修改完善后，再次提交給合同管理部門進行復審。復審應在收到修改后的資料后的[X]個工作日內(nèi)完成，如復審通過，則進入合同資料的歸檔環(huán)節(jié)。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險。重點審核合同主體資格、合同條款的合法性、合同簽訂程序的合規(guī)性等。2.真實性審核：核實合同資料所涉及的內(nèi)容是否真實，相關證明文件是否有效。防止虛假合同或虛假資料的出現(xiàn)。3.完整性審核：審查合同資料是否齊全，包括合同正副本、附件、相關證明文件等。確保合同資料能夠完整反映合同簽訂及履行的全過程。4.規(guī)范性審核：檢查合同文本格式是否規(guī)范，條款表述是否清晰準確，語言是否通順。合同編號、日期、當事人名稱、地址、聯(lián)系方式等信息是否準確無誤。5.財務條款審核：財務部門重點審核合同中的付款方式、結(jié)算周期、價格條款、稅務條款等財務事項是否符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求，是否有利于公司資金的合理安排和風險控制。六、合同資料的歸檔（一）歸檔要求1.合同管理部門應在合同資料審核通過后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔的合同資料應保持原件的完整性，如有復印件，應注明“與原件核對一致”，并由核對人員簽字確認。3.合同資料應按照分類編號順序進行裝訂，每冊厚度適中，便于查閱和保管。裝訂時應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案封面和封底，并在封面上注明合同名稱、編號、簽訂日期、當事人等信息。4.對于電子合同資料，應進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查詢和使用。（二）歸檔流程1.合同管理部門將審核通過的合同資料按照類別和編號順序進行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的合同資料移交檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定進行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。3.檔案管理部門應定期對合同資料檔案進行盤點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應及時查明原因并采取相應的補救措施。七、合同資料的保管（一）保管期限1.一般合同資料的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.涉及重要資產(chǎn)、重大權(quán)益、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等的合同資料，保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。3.法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管方式1.合同資料應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案資料的安全。2.檔案管理部門應按照檔案保管期限和類別對合同資料進行分類存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應進行定期備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點。3.合同資料檔案應設置專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管流程和要求。保管人員應定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）檔案保密1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同資料進行保密管理。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復制、傳播合同資料。2.檔案保管人員應與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。在檔案查閱、借閱過程中，應嚴格履行登記手續(xù)，確保檔案資料的流向可追溯。3.對于因工作需要確需查閱、復制合同資料的，應按照公司規(guī)定的審批程序進行申請，經(jīng)批準后方可查閱、復制。查閱、復制人員應在指定地點進行操作，不得擅自將資料帶出公司或泄露給無關人員。八、合同資料的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同資料的，應填寫《合同資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后提交給合同管理部門。2.合同管理部門收到申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。如審核通過，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自摘抄、復制合同資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應在《合同資料查閱登記表》上簽字確認查閱情況。合同管理部門應及時將申請表和查閱登記表歸檔保存。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱合同資料的，應填寫《合同資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后提交給合同管理部門。2.合同管理部門收到申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。如涉及重要合同資料或借閱期限較長的，應報公司分管領導審批。3.審核通過后，合同管理部門與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《合同資料借閱登記表》，明確借閱資料的名稱、編號、數(shù)量、借閱時間、預計歸還時間等信息，并要求借閱人員簽字確認。借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還所借合同資料。4.借閱人員應妥善保管所借合同資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于與借閱目的無關的其他用途。如發(fā)現(xiàn)所借合同資料有損壞、丟失等情況，應及時報告合同管理部門，并承擔相應的賠償責任。九、合同資料的銷毀（一）銷毀條件合同資料保管期限屆滿，且公司認為該合同資料不再具有保存價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀流程1.合同管理部門定期對保管期限屆滿的合同資料進行清理，編制《合同資料銷毀清單》，注明合同名稱、編號、簽訂日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《合同資料銷毀清單》提交給公司分管領導審批，經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。3.銷毀工作