單位物業(yè)合同管理制度VIP

單位物業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強單位物業(yè)合同管理，規(guī)范物業(yè)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護單位合法權益，提高物業(yè)服務質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位與各類物業(yè)服務企業(yè)簽訂的物業(yè)合同管理，包括但不限于辦公區(qū)域、家屬區(qū)、公共設施等物業(yè)服務合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：物業(yè)合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權益。3.全面履行原則：雙方應按照合同約定全面履行各自義務。4.動態(tài)管理原則：對物業(yè)合同實施全過程動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求調(diào)研由單位相關部門（如行政部門、后勤部門等）根據(jù)實際需求，對物業(yè)服務內(nèi)容、標準、范圍等進行調(diào)研分析，形成需求調(diào)研報告。需求調(diào)研報告應明確物業(yè)服務的具體要求，如環(huán)境衛(wèi)生維護標準、安全保衛(wèi)措施、設施設備維修養(yǎng)護要求等。2.招標（或議標）根據(jù)需求調(diào)研報告，制定招標（或議標）文件。招標（或議標）文件應包括物業(yè)服務內(nèi)容、標準、報價要求、評標辦法等。通過公開招標、邀請招標或議標等方式，選擇合適的物業(yè)服務企業(yè)。參與招標（或議標）的物業(yè)服務企業(yè)應具備相應的資質(zhì)和良好的業(yè)績。組織開標、評標（或議標）會議，按照既定的評標辦法確定中標（或中選）企業(yè)。3.合同起草由單位法務部門或相關專業(yè)人員根據(jù)評標結果和需求調(diào)研報告，起草物業(yè)合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、服務內(nèi)容、服務標準、費用支付方式、合同期限、違約責任等條款。4.審核與審批合同文本起草完成后，提交單位相關部門進行審核。審核部門應從法律合規(guī)、業(yè)務需求、財務預算等方面進行審查，并提出修改意見。經(jīng)審核修改后的合同文本，按照單位內(nèi)部審批流程提交審批。審批通過后，方可簽訂合同。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由單位法定代表人或其授權代表與物業(yè)服務企業(yè)法定代表人或其授權代表簽訂合同。簽訂合同應使用單位統(tǒng)一的合同專用章，并確保合同簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。（二）合同條款要點1.服務內(nèi)容與標準詳細列舉物業(yè)服務的具體項目，如房屋建筑及附屬設施設備的維修養(yǎng)護、環(huán)境衛(wèi)生清掃保潔、綠化養(yǎng)護、秩序維護等。明確各項服務的質(zhì)量標準，如環(huán)境衛(wèi)生應達到的清潔程度、設施設備維修的及時性等，以便于監(jiān)督和考核。2.費用支付明確物業(yè)服務費用的金額、支付方式（如按月、按季或按年支付）、支付時間節(jié)點等。約定費用調(diào)整的條件和方式，如根據(jù)物價指數(shù)、服務成本變化等因素進行調(diào)整。3.合同期限明確合同的起始日期和終止日期，合同期限應合理設定，避免過短或過長。約定合同續(xù)簽的條件和程序，如在合同期滿前一定期限內(nèi)，雙方無異議則自動續(xù)簽等。4.雙方權利義務明確單位作為業(yè)主的權利，如對物業(yè)服務質(zhì)量的監(jiān)督權、提出整改意見的權利等。明確物業(yè)服務企業(yè)的權利，如按照合同約定收取服務費用的權利等。詳細列舉雙方的義務，如單位應按時支付服務費用，物業(yè)服務企業(yè)應按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)服務等。5.違約責任明確雙方違反合同約定應承擔的違約責任，如支付違約金、賠償損失等。對違約責任的承擔方式和金額應具體明確，具有可操作性。三、合同履行管理（一）服務監(jiān)督1.建立服務監(jiān)督機制成立由單位相關部門人員組成的物業(yè)服務監(jiān)督小組，負責對物業(yè)服務企業(yè)的服務質(zhì)量進行日常監(jiān)督檢查。制定服務監(jiān)督檢查標準和流程，明確檢查的內(nèi)容、方式、頻率等。2.定期檢查與不定期抽查監(jiān)督小組定期對物業(yè)服務項目進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括服務質(zhì)量、設施設備運行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等方面。不定期對物業(yè)服務項目進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決服務過程中出現(xiàn)的問題。3.問題反饋與整改監(jiān)督小組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向物業(yè)服務企業(yè)反饋，并下達整改通知書。物業(yè)服務企業(yè)應按照整改通知書的要求，制定整改措施，限期整改，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。（二）費用支付1.費用核算財務部門按照合同約定，對物業(yè)服務費用進行核算。核算內(nèi)容包括費用金額、支付時間、支付方式等。財務部門應確保費用核算準確無誤，如有疑問及時與物業(yè)服務企業(yè)溝通核實。2.支付審批物業(yè)服務費用支付前，應按照單位內(nèi)部審批流程進行審批。審批人應審核費用核算情況、服務質(zhì)量是否符合合同要求等。經(jīng)審批通過后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點支付服務費用。（三）溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通協(xié)調(diào)機制單位與物業(yè)服務企業(yè)應建立定期溝通協(xié)調(diào)會議制度，及時解決服務過程中出現(xiàn)的問題。明確雙方的溝通聯(lián)系人及聯(lián)系方式，確保信息傳遞暢通。2.日常溝通雙方工作人員在日常工作中應保持密切溝通，及時反饋服務需求和意見建議。對于臨時性的問題或緊急事項，應及時通過電話、郵件等方式進行溝通協(xié)調(diào)。四、合同變更管理（一）變更情形1.服務內(nèi)容變更根據(jù)單位實際需求變化，需要增加或減少物業(yè)服務內(nèi)容。例如，因單位業(yè)務拓展，需要增加辦公區(qū)域的綠化養(yǎng)護面積。服務內(nèi)容的變更應符合法律法規(guī)和合同約定，且經(jīng)雙方協(xié)商一致。2.服務標準變更由于單位對物業(yè)服務質(zhì)量要求提高或其他原因，需要調(diào)整服務標準。如提高環(huán)境衛(wèi)生清掃保潔的頻次和質(zhì)量標準。服務標準變更應提前通知物業(yè)服務企業(yè)，并協(xié)商確定變更后的費用等相關事宜。3.合同期限變更雙方協(xié)商一致，需要延長或縮短合同期限。例如，因物業(yè)服務企業(yè)表現(xiàn)優(yōu)秀，雙方協(xié)商延長合同期限。合同期限變更應簽訂書面協(xié)議，明確變更后的期限及其他相關條款。（二）變更流程1.提出變更申請由單位相關部門或物業(yè)服務企業(yè)提出合同變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、影響等。變更申請應提交相關證明材料，如需求變化的說明文件、服務標準調(diào)整的依據(jù)等。2.協(xié)商與評估單位與物業(yè)服務企業(yè)就變更事項進行協(xié)商，評估變更對雙方權利義務、費用等方面的影響。協(xié)商過程中應充分考慮雙方利益，達成一致意見后形成變更方案。3.合同變更協(xié)議簽訂根據(jù)協(xié)商確定的變更方案，起草合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的具體內(nèi)容、雙方權利義務的調(diào)整、費用的變化等條款。合同變更協(xié)議經(jīng)雙方審核、審批通過后，簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿物業(yè)合同約定的期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同，則合同自動終止。2.雙方協(xié)商一致單位與物業(yè)服務企業(yè)經(jīng)協(xié)商一致，決定提前終止合同。例如，因物業(yè)服務企業(yè)服務質(zhì)量嚴重不達標，雙方協(xié)商解除合同。3.不可抗力因不可抗力因素導致合同無法繼續(xù)履行，如自然災害、政府征收等，合同可以終止。4.一方嚴重違約一方違反合同約定，且經(jīng)另一方書面通知后在規(guī)定期限內(nèi)仍未整改到位，另一方有權解除合同。例如，物業(yè)服務企業(yè)連續(xù)多次未按照合同約定提供服務，單位有權終止合同。（二）終止流程1.通知與協(xié)商合同終止前，一方應提前通知另一方，并就終止合同的相關事宜進行協(xié)商。協(xié)商內(nèi)容包括服務交接、費用結算、違約責任承擔等。通知應采用書面形式，明確通知的時間、內(nèi)容等。2.服務交接雙方按照協(xié)商確定的方式進行物業(yè)服務交接。物業(yè)服務企業(yè)應將相關設施設備、資料等移交給單位，并確保交接工作順利完成。交接過程中應制作交接清單，雙方簽字確認。3.費用結算財務部門按照合同約定和實際服務情況，對物業(yè)服務費用進行結算。結算內(nèi)容包括已發(fā)生的費用、未支付的費用、違約金等。經(jīng)雙方核對無誤后，辦理費用結算手續(xù)。4.合同終止確認雙方完成服務交接和費用結算后，簽訂合同終止協(xié)議，確認合同終止。合同終止協(xié)議應明確合同終止的原因、時間、雙方權利義務的處理等條款。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.合同文本包括物業(yè)合同原件、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議等。2.招標（或議標）文件如招標公告、招標文件、投標文件、評標報告等。3.服務監(jiān)督記錄包括監(jiān)督檢查報告、整改通知書、整改反饋情況等。4.費用支付憑證如發(fā)票、付款記錄等。5.溝通協(xié)調(diào)記錄如會議紀要、往來郵件、電話記錄等。（二）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案安全。2.按照檔案管理的相關規(guī)定，對檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.確定檔案保管期限，一般物業(yè)合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（三）檔案查閱1.建立