基金管理印鑒管理制度

基金管理印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司基金管理印鑒的使用與管理，確保印鑒使用的安全性、規(guī)范性和嚴肅性，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及基金管理印鑒的使用、保管等相關活動。（三）定義1.基金管理印鑒：指公司在基金管理業(yè)務中使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。二、印鑒的種類與用途（一）公章1.用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.作為公司法人資格的證明，代表公司行使權利和履行義務。（二）合同專用章專門用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經濟法律文件。（三）財務專用章1.用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務活動。2.是公司財務核算和資金管理的重要印鑒。（四）法人章1.通常用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)等上的簽字確認。2.作為法人行使職權的一種象征。三、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制印鑒時，由相關部門提出書面申請，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請經公司領導審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一安排到公安機關指定的具有資質的刻章單位進行刻制。3.刻制完成的印鑒必須符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格要求。（二）啟用1.新刻制的印鑒在啟用前，行政管理部門應填寫《印鑒啟用申請表》，注明印鑒名稱、啟用日期、使用范圍等內容。2.經公司領導簽字批準后，將申請表復印件分發(fā)給相關部門和人員備案。3.同時，行政管理部門應將印鑒啟用的相關信息在公司內部進行公告，確保全體員工知曉。四、印鑒的保管（一）保管原則1.實行專人保管制度，確保印鑒保管的安全性和保密性。2.保管人員應具備高度的責任心和職業(yè)道德，不得擅自將印鑒轉借他人或帶出公司使用。（二）保管人員職責1.負責印鑒的日常保管，確保印鑒存放安全，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.按照規(guī)定的使用范圍和審批程序，正確使用印鑒，并做好使用記錄。3.定期對印鑒進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、模糊等情況，應及時報告并申請更換。4.未經批準，不得擅自將印鑒帶出公司辦公區(qū)域。因特殊情況需要帶出的，必須經公司領導批準，并辦理相關登記手續(xù)，使用完畢后及時歸還。（三）保管地點1.公章、合同專用章應存放于公司保險柜內，保險柜鑰匙由保管人員專人保管。2.財務專用章、法人章應存放于公司財務部門的專用保險柜內，由財務負責人或其指定的專人負責保管。五、印鑒的使用（一）使用流程1.用印部門填寫《印鑒使用申請表》，詳細注明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等內容。2.申請表經部門負責人簽字審核后，提交給相關審批領導審批。審批領導應根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對用印事項進行嚴格審查，確保用印的合法性、合規(guī)性和必要性。3.審批通過后，用印部門將申請表交至印鑒保管人員處。保管人員核對申請表內容與相關文件一致后，在用印位置加蓋印鑒，并在《印鑒使用登記表》上進行詳細登記，記錄用印時間、用印事項、用印人等信息。4.用印完畢后，保管人員應及時將印鑒歸位保管。（二）審批權限1.一般文件、信函等用印，由部門負責人審批。2.涉及合同簽訂、重大項目合作等重要事項的用印，需經公司分管領導審批，必要時還需公司總經理審批。3.財務相關文件的用印，按照公司財務管理制度的規(guī)定，由財務負責人或其授權人員審批。（三）禁止使用情況1.未經審批的文件、事項不得使用印鑒。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印鑒。特殊情況確需預先加蓋印鑒的，必須經公司領導批準，并在使用時嚴格按照審批內容填寫相關信息，確保使用安全。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項不得使用印鑒。六、印鑒的更換與廢止（一）更換1.因印鑒磨損、損壞、樣式變更等原因需要更換印鑒時，由保管人員填寫《印鑒更換申請表》，詳細說明更換原因、新印鑒樣式等內容。2.申請表經公司領導審批同意后，按照印鑒刻制的程序進行更換。3.新印鑒啟用后，原印鑒同時廢止，并按照規(guī)定進行妥善保管和處理。（二）廢止1.印鑒因機構撤銷、業(yè)務調整、不再使用等原因需要廢止時，由保管人員填寫《印鑒廢止申請表》，注明廢止原因、印鑒名稱等信息。2.申請表經公司領導審批同意后，保管人員將廢止的印鑒交行政管理部門統(tǒng)一封存保管。3.行政管理部門應定期對廢止的印鑒進行清理和銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄，并由相關人員簽字確認。七、印鑒的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.公司行政管理部門應定期對印鑒的保管和使用情況進行檢查，檢查頻率至少為每季度一次。2.檢查內容包括印鑒保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.檢查人員應填寫《印鑒檢查記錄表》，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查公司領導或內部審計部門有權對印鑒的保管和使用情況進行不定期抽查，確保印鑒管理工作嚴格按照制度執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因