公司座機領(lǐng)用管理制度

公司座機領(lǐng)用管理制度一、總則（一）目的為加強公司座機的管理，規(guī)范座機的領(lǐng)用、使用、維護(hù)及歸還流程，確保公司通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需領(lǐng)用原則：員工根據(jù)工作需要申請領(lǐng)用座機，嚴(yán)禁私自多領(lǐng)、冒領(lǐng)。2.責(zé)任到人原則：領(lǐng)用人對所領(lǐng)用座機的使用、保管、維護(hù)等負(fù)責(zé)，確保座機正常使用。3.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照公司規(guī)定正確使用座機，不得利用座機從事與工作無關(guān)的活動。二、座機領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請1.員工因工作需要使用座機時，應(yīng)填寫《公司座機領(lǐng)用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)注明部門、姓名、聯(lián)系方式、申請領(lǐng)用座機的原因及預(yù)計使用期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到申請表后，對申請信息進(jìn)行核實，并根據(jù)公司座機資源情況進(jìn)行審批。2.如申請獲批，行政部門通知領(lǐng)用人到指定地點領(lǐng)取座機；如申請未獲批，行政部門應(yīng)向領(lǐng)用人說明原因。（三）領(lǐng)用手續(xù)1.領(lǐng)用人憑行政部門的通知到指定地點領(lǐng)取座機，并與行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫《公司座機領(lǐng)用登記表》（以下簡稱“登記表”），注明領(lǐng)用日期、座機型號、機身編號等信息。2.行政部門發(fā)放座機時，應(yīng)同時提供座機配套的設(shè)備，如話機、充電器、耳機等，并確保設(shè)備完好無損。3.領(lǐng)用人在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)后，方可將座機帶走使用。三、座機使用（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)在辦公時間內(nèi)使用座機，不得在非辦公時間占用公司座機資源。2.接聽座機時，應(yīng)使用文明用語，如“您好，[公司名稱]”等，及時準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，不得推諉、拖延或拒絕接聽。3.撥打電話時，應(yīng)確認(rèn)對方號碼無誤后再撥打，避免誤撥造成不必要的浪費。4.嚴(yán)禁利用公司座機撥打私人電話、聊天、玩游戲、撥打聲訊臺等與工作無關(guān)的電話。5.如遇緊急情況需要使用座機撥打外線電話，應(yīng)在確保不影響正常工作的前提下進(jìn)行，并及時向部門負(fù)責(zé)人報告。（二）通話記錄1.員工應(yīng)妥善保管座機通話記錄，以備查詢和統(tǒng)計。2.對于重要的通話，應(yīng)及時做好記錄，記錄內(nèi)容包括通話時間、對方號碼、通話內(nèi)容摘要等。3.行政部門有權(quán)定期檢查員工的通話記錄，如發(fā)現(xiàn)有違反本制度的行為，將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）故障報修1.如座機出現(xiàn)故障，領(lǐng)用人應(yīng)及時向行政部門報修，并填寫《公司座機故障報修單》（以下簡稱“報修單”），注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、所在部門及姓名等信息。2.行政部門接到報修單后，應(yīng)及時安排維修人員進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保座機盡快恢復(fù)正常使用。3.維修人員維修完畢后，應(yīng)在報修單上注明維修情況及維修結(jié)果，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。四、座機維護(hù)（一）日常維護(hù)1.領(lǐng)用人應(yīng)負(fù)責(zé)所領(lǐng)用座機的日常清潔和保養(yǎng)，保持座機外觀整潔，設(shè)備完好。2.定期檢查座機的線路連接是否正常，話機按鍵是否靈敏，如有問題應(yīng)及時處理或報修。3.注意保護(hù)座機的周邊設(shè)備，如話機、充電器、耳機等，避免損壞或丟失。（二）定期維護(hù)1.行政部門應(yīng)定期組織對公司座機進(jìn)行全面維護(hù)，包括設(shè)備檢查、軟件升級、線路檢測等，確保座機性能穩(wěn)定，運行正常。2.定期維護(hù)的時間和內(nèi)容由行政部門根據(jù)公司實際情況制定，并提前通知各部門。3.在定期維護(hù)期間，領(lǐng)用人應(yīng)積極配合行政部門的工作，按照要求提供相關(guān)信息和協(xié)助。五、座機歸還（一）歸還申請1.員工因工作調(diào)動、離職等原因不再使用座機時，應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提交《公司座機歸還申請表》（以下簡稱“歸還申請表”），注明部門、姓名、聯(lián)系方式、申請歸還座機的原因及預(yù)計歸還日期等信息。2.歸還申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到歸還申請表后，對申請信息進(jìn)行核實，并安排人員對擬歸還的座機進(jìn)行檢查。2.如檢查無誤，行政部門批準(zhǔn)歸還申請，并通知領(lǐng)用人在指定時間內(nèi)將座機歸還至行政部門；如發(fā)現(xiàn)座機有損壞或丟失情況，領(lǐng)用人應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）歸還手續(xù)1.領(lǐng)用人應(yīng)在批準(zhǔn)的歸還日期內(nèi)，將所領(lǐng)用的座機及配套設(shè)備完好無損地歸還至行政部門，并與行政部門辦理歸還手續(xù)，填寫《公司座機歸還登記表》（以下簡稱“歸還登記表”），注明歸還日期、座機型號、機身編號、設(shè)備完好情況等信息。2.行政部門在收到歸還的座機及設(shè)備后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時與領(lǐng)用人溝通，并按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.領(lǐng)用人在歸還登記表上簽字確認(rèn)后，方可完成歸還手續(xù)。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)私自領(lǐng)用座機。2.利用座機從事與工作無關(guān)的活動，如撥打私人電話、聊天、玩游戲、撥打聲訊臺等。3.故意損壞座機或丟失座機配套設(shè)備。4.未按照規(guī)定辦理座機的領(lǐng)用、歸還手續(xù)。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于：書面警告；扣除績效獎金；賠償座機或配套設(shè)備的損失；解除勞動合同。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解