門店進(jìn)出貨管理制度VIP

門店進(jìn)出貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司門店進(jìn)出貨管理，規(guī)范進(jìn)出貨流程，確保貨物的安全與準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)，提高運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的貨物進(jìn)出貨管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保每一筆進(jìn)出貨記錄準(zhǔn)確無誤，貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與相關(guān)單據(jù)一致。2.安全性原則：保障貨物在進(jìn)出貨過程中的安全，防止貨物損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.及時性原則：高效處理進(jìn)出貨業(yè)務(wù)，保證貨物及時供應(yīng)或配送，避免因延誤影響門店正常運營。4.責(zé)任明晰原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、進(jìn)貨管理（一）采購計劃制定1.門店應(yīng)根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫存狀況以及市場需求預(yù)測等因素，每月定期制定次月的采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)門店店長審核后報上級主管部門備案。如遇市場需求或銷售情況發(fā)生重大變化，應(yīng)及時對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并按規(guī)定流程重新審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.公司建立合格供應(yīng)商名錄，門店應(yīng)優(yōu)先從名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。新供應(yīng)商的引入需經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審核，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審查，以及實地考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況等。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)報上級主管部門備案。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括交貨及時性、貨物質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改直至淘汰。（三）貨物驗收1.貨物到貨前，門店倉庫管理人員應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括清理倉庫場地、準(zhǔn)備驗收工具、安排驗收人員等。2.貨物到貨時，驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等相關(guān)單據(jù)，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行仔細(xì)核對。如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量不符、規(guī)格錯誤、質(zhì)量有問題或外觀損壞等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。3.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的貨物，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗。檢驗合格的貨物方可辦理入庫手續(xù)，不合格的貨物應(yīng)及時退回供應(yīng)商，并要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.驗收人員完成貨物驗收后，應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《貨物驗收單》，詳細(xì)記錄驗收情況?！敦浳矧炇諉巍窇?yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。（四）入庫管理1.驗收合格的貨物應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《貨物驗收單》，將貨物準(zhǔn)確無誤地存放至相應(yīng)的倉庫區(qū)域，并按照貨物類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行標(biāo)識和記錄。2.建立庫存明細(xì)賬，詳細(xì)記錄每一種貨物的出入庫數(shù)量、日期、結(jié)存數(shù)量等信息。庫存明細(xì)賬應(yīng)定期與實物進(jìn)行核對，確保賬實相符。3.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保貨物存儲環(huán)境符合要求。對于有特殊存儲條件要求的貨物，如易燃易爆品、易腐食品等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲。三、出貨管理（一）銷售訂單處理1.門店銷售人員接到客戶訂單后，應(yīng)及時錄入銷售系統(tǒng)，詳細(xì)記錄客戶信息、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等訂單內(nèi)容。2.銷售訂單錄入后，系統(tǒng)自動生成《銷售發(fā)貨單》，并發(fā)送至倉庫和財務(wù)部門。倉庫根據(jù)《銷售發(fā)貨單》進(jìn)行備貨，財務(wù)部門根據(jù)訂單信息進(jìn)行收款、開票等相關(guān)工作的安排。（二）備貨1.倉庫管理人員根據(jù)《銷售發(fā)貨單》，在庫存系統(tǒng)中查詢庫存情況，確定所需貨物的存放位置和數(shù)量。如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門補(bǔ)貨。2.備貨人員按照《銷售發(fā)貨單》的要求，到相應(yīng)倉庫區(qū)域提取貨物，并核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與發(fā)貨單一致。3.備貨過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時更換或處理，并做好記錄。對于因庫存不足需要緊急補(bǔ)貨的貨物，采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保訂單按時發(fā)貨。（三）發(fā)貨1.備貨完成后，發(fā)貨人員應(yīng)再次核對《銷售發(fā)貨單》與貨物信息，確保準(zhǔn)確無誤。然后按照貨物的包裝要求進(jìn)行妥善包裝，并在包裝上粘貼或懸掛發(fā)貨標(biāo)簽，注明客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.發(fā)貨人員根據(jù)訂單要求選擇合適的發(fā)貨方式，如快遞、物流等，并辦理發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨前，應(yīng)將發(fā)貨信息（包括發(fā)貨單號、快遞公司名稱、運單號等）錄入銷售系統(tǒng)，以便客戶跟蹤查詢。3.對于需要送貨上門的訂單，發(fā)貨人員應(yīng)與快遞公司或物流公司溝通協(xié)調(diào)，確保按時準(zhǔn)確送達(dá)。送貨人員在送貨過程中應(yīng)注意保護(hù)貨物安全，避免貨物損壞或丟失。如因特殊原因無法按時送貨，應(yīng)及時通知客戶并說明原因。（四）退貨管理1.客戶因質(zhì)量問題、規(guī)格不符等原因要求退貨時，門店銷售人員應(yīng)詳細(xì)了解退貨原因，并填寫《退貨申請表》，注明退貨貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、訂單號等信息。2.《退貨申請表》經(jīng)門店店長審核同意后，交倉庫辦理退貨接收手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照《退貨申請表》的要求，對退貨貨物進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與申請表一致，并檢查貨物的質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)退貨貨物有損壞、短缺等情況，應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商解決。3.退貨貨物驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)將其存放至指定的退貨區(qū)域，并在庫存系統(tǒng)中做相應(yīng)的退貨記錄。財務(wù)部門根據(jù)退貨情況辦理退款手續(xù)，沖減相應(yīng)的銷售收入和應(yīng)收賬款。4.對于因質(zhì)量問題退回的貨物，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商處理退貨事宜，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如供應(yīng)商同意換貨，應(yīng)按照換貨流程辦理相關(guān)手續(xù)；如供應(yīng)商同意退款，應(yīng)及時將退款金額支付給公司。四、庫存管理（一）庫存盤點1.門店應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點，以確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點，平時可進(jìn)行不定期抽盤。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)停止一切庫存貨物的出入庫操作，并對庫存貨物進(jìn)行整理、擺放整齊，確保盤點工作能夠順利進(jìn)行。3.盤點人員應(yīng)根據(jù)庫存明細(xì)賬，對倉庫內(nèi)的每一種貨物進(jìn)行逐一清點，記錄實際數(shù)量、規(guī)格、批次等信息。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并做好記錄。4.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫《庫存盤點表》，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果?！稁齑姹P點表》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)交上級主管部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存明細(xì)賬和總賬。5.對于盤盈或盤虧的貨物，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任。屬于正常損耗、保管不善、人為失誤等原因造成的盤虧，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；屬于供應(yīng)商少發(fā)、多發(fā)等原因造成的盤盈或盤虧，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（二）庫存預(yù)警1.設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，包括安全庫存、最低庫存和最高庫存。安全庫存是為應(yīng)對市場波動、供應(yīng)中斷等不確定性因素而設(shè)定的庫存數(shù)量，確保門店在一定時間內(nèi)能夠滿足客戶需求；最低庫存是庫存數(shù)量的下限，當(dāng)庫存低于該數(shù)量時，應(yīng)及時補(bǔ)貨；最高庫存是庫存數(shù)量的上限，避免庫存積壓占用資金。2.庫存系統(tǒng)應(yīng)實時監(jiān)控庫存水平，當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標(biāo)時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。倉庫管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時分析庫存情況，判斷是否需要補(bǔ)貨或調(diào)整采購計劃。3.對于庫存積壓的貨物，采購部門應(yīng)會同銷售部門、市場部門等進(jìn)行分析研究，制定促銷、退貨、調(diào)整采購計劃等措施，以減少庫存積壓，降低庫存成本。（三）庫存安全管理1.加強(qiáng)倉庫安全防范措施，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保倉庫安全。倉庫管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。2.嚴(yán)格執(zhí)行倉庫門禁制度，非倉庫工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入倉庫區(qū)域。倉庫工作人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.做好倉庫的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放和管理，確保安全。4.定期對倉庫進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持倉庫環(huán)境整潔，防止貨物受到污染或損壞。五、人員職責(zé)（一）店長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)門店進(jìn)出貨管理工作，確保各項制度的有效執(zhí)行。2.審核采購計劃、銷售訂單等相關(guān)單據(jù)，對門店進(jìn)出貨業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。3.協(xié)調(diào)采購部門、銷售部門、倉庫等各部門之間的工作關(guān)系，確保進(jìn)出貨流程順暢。4.定期對門店庫存進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決庫存管理中存在的問題。5.監(jiān)督倉庫管理人員的工作，對其工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。（二）采購人員職責(zé)1.根據(jù)門店采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、按質(zhì)、按量到貨。3.收集市場信息，了解供應(yīng)商動態(tài)和產(chǎn)品價格變化情況，為采購決策提供參考依據(jù)。4.協(xié)助倉庫管理人員做好貨物驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.整理和保存采購相關(guān)資料，包括供應(yīng)商資料、采購合同、送貨單等，便于查詢和追溯。（三）倉庫管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)倉庫貨物的出入庫管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)單據(jù)進(jìn)行操作，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.對庫存貨物進(jìn)行合理分類、存放和標(biāo)識，建立庫存明細(xì)賬，定期與實物進(jìn)行核對，保證賬實相符。3.做好倉庫的日常管理工作，包括貨物的保管、盤點、安全防范等，確保倉庫環(huán)境良好，貨物安全無損。4.及時反饋庫存信息，如庫存短缺、積壓等情況，協(xié)助采購部門和銷售部門做好補(bǔ)貨、促銷等工作。5.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行庫存成本核算，提供準(zhǔn)確的庫存數(shù)據(jù)。（四）銷售人員職責(zé)1.熱情接待客戶，準(zhǔn)確記錄客戶訂單信息，并及時錄入銷售系統(tǒng)。2.與客戶保持良好溝通，及時了解客戶需求變化，反饋給相關(guān)部門。3.協(xié)助倉庫管理人員做好發(fā)貨工作，確保貨物按時、準(zhǔn)確發(fā)出。4.負(fù)責(zé)客戶關(guān)系維護(hù)，處理客戶投訴和退貨等問題，及時反饋給相關(guān)部門并跟蹤處理結(jié)果。六、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各崗位人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將進(jìn)出貨相關(guān)數(shù)據(jù)錄入到公司信息系統(tǒng)中，包括采購訂單、銷售訂單、貨物驗收單、庫存盤點表等。2.定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在安全的存儲介質(zhì)上，并按照公司規(guī)定的期限進(jìn)行保存。3.如發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)有誤或不完整，應(yīng)及時進(jìn)行修改和補(bǔ)充，并做好記錄。修改數(shù)據(jù)時，應(yīng)遵循相應(yīng)的審批流程，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。（二）數(shù)據(jù)分析與利用1.定期對進(jìn)出貨數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成相關(guān)報表，如采購報表、銷售報表、庫存報表等。通過數(shù)據(jù)分析，了解門店的銷售情況、庫存狀況、采購趨勢等，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。2.利用數(shù)據(jù)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)進(jìn)出貨管理過程中存在的問題和潛在風(fēng)險，提出改進(jìn)措施和建議。例如，通過分析庫存周轉(zhuǎn)率，找出庫存積壓或短缺的原因，優(yōu)化采購計劃和庫存管理策略。3.建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，使采購部門、銷售部門、倉庫、財務(wù)部門等相關(guān)部門能夠及時獲取所需的進(jìn)出貨數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息的有效溝通和協(xié)同工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，定期或不定期對門店進(jìn)出貨管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、貨物驗收情況、庫存管理情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面。2.監(jiān)督檢查小組可通過現(xiàn)場查看、查閱資料、數(shù)據(jù)核對等方式進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真對待監(jiān)督檢查小組提出的問題，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查小組提交整改報告，接受復(fù)查。（二）考核評價1.建立門店進(jìn)出貨管理工作考核評價體系，對店長、采購人員、倉庫管理人員、銷售人員等相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價?？己酥?/p>