采購(gòu)及查驗(yàn)管理制度

采購(gòu)及查驗(yàn)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)及查驗(yàn)工作流程，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)及查驗(yàn)工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)及查驗(yàn)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.使用部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存情況等，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到經(jīng)審核的《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)周期等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)價(jià)結(jié)果等內(nèi)容，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求和交貨時(shí)間等信息。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門(mén)反饋。（五）到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，主要包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量證明文件等方面的檢查。3.使用部門(mén)對(duì)物資的適用性進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。（六）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，核對(duì)相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性，以及付款金額是否準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。三、查驗(yàn)管理（一）查驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)物資應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于有特殊質(zhì)量要求的物資，應(yīng)在采購(gòu)合同中明確規(guī)定。2.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：按照采購(gòu)合同約定的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，允許一定范圍內(nèi)的合理誤差。誤差范圍應(yīng)在合同中明確規(guī)定，如無(wú)約定，一般按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.規(guī)格型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：物資的規(guī)格型號(hào)應(yīng)與采購(gòu)合同一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（二）查驗(yàn)方法1.外觀檢查：通過(guò)目視、觸摸等方式檢查物資的外觀是否有損壞、變形、污漬等缺陷。2.數(shù)量清點(diǎn)：按照采購(gòu)合同約定的數(shù)量，對(duì)物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.質(zhì)量檢驗(yàn)：采用專業(yè)的檢測(cè)設(shè)備和方法，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，如抽樣檢驗(yàn)、理化性能檢測(cè)等。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵零部件，應(yīng)進(jìn)行全檢。4.文件核對(duì)：檢查物資的質(zhì)量證明文件、合格證、說(shuō)明書(shū)等相關(guān)資料是否齊全、真實(shí)有效。（三）查驗(yàn)記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄查驗(yàn)過(guò)程和結(jié)果，包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。2.查驗(yàn)記錄應(yīng)采用書(shū)面形式或電子文檔形式保存，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。（四）不合格品處理1.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《不合格品報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格情況，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理不合格品的退換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等事宜。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏缓细衿烦霈F(xiàn)，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對(duì)于無(wú)法退換貨或供應(yīng)商不同意承擔(dān)責(zé)任的不合格品，應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，采取報(bào)廢、返工、降級(jí)使用等處理措施，并做好記錄。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物資不符合質(zhì)量要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或產(chǎn)品質(zhì)量。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、不合理，導(dǎo)致公司在合同履行過(guò)程中面臨法律風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、經(jīng)營(yíng)不善、破產(chǎn)倒閉等，導(dǎo)致物資供應(yīng)中斷或質(zhì)量問(wèn)題。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格選擇供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商管理和評(píng)估，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量控制能力。加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，增加檢驗(yàn)頻次和嚴(yán)格度，確保不合格物資不進(jìn)入公司。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：制定規(guī)范的采購(gòu)合同模板，明確合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合理、完整。加強(qiáng)合同審核，由法務(wù)部門(mén)或?qū)I(yè)人員對(duì)合同進(jìn)行審核，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)措施。要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金，降低供應(yīng)商破產(chǎn)倒閉等風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)尋找替代供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)不受影響。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，成員包括財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等部門(mén)人員，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)及查驗(yàn)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行抽查，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、驗(yàn)收工作是否到位等情況。3.接受公司員工和相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.建立采購(gòu)及查驗(yàn)工作考核指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率、供應(yīng)商管理等方面的指標(biāo)。2.定期對(duì)采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)人員的