采購(gòu)與應(yīng)付管理制度VIP

采購(gòu)與應(yīng)付管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量，合理控制采購(gòu)成本，加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，維護(hù)公司良好的財(cái)務(wù)狀況和商業(yè)信譽(yù)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)及應(yīng)付賬款的管理，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化和效益的最大化。職責(zé)分離原則：采購(gòu)、審批、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制。信息透明原則：采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和傳遞，確保各環(huán)節(jié)的信息共享和溝通順暢。二、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃需求預(yù)測(cè)：各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)等，提前對(duì)所需物資和服務(wù)進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，并定期更新。采購(gòu)申請(qǐng)：需求部門根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、用途等信息，并提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)計(jì)劃審核：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，形成采購(gòu)計(jì)劃草案。采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的類別、質(zhì)量要求、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇合格的供應(yīng)商。對(duì)于新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)等情況。供應(yīng)商準(zhǔn)入：符合條件的供應(yīng)商填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表，提交相關(guān)資質(zhì)證明文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等）。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評(píng)估與考核：采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和考核。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。3.采購(gòu)流程采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單經(jīng)雙方確認(rèn)后生效。采購(gòu)合同簽訂：對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)或涉及重要物資和服務(wù)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、價(jià)格調(diào)整、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并確保合同的有效履行。采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤：采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如因特殊原因需要變更采購(gòu)訂單或合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。到貨驗(yàn)收：物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，使用部門對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其補(bǔ)貨、換貨或退貨等。4.采購(gòu)成本控制價(jià)格談判：采購(gòu)部門在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于批量采購(gòu)或長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)通過(guò)簽訂框架協(xié)議等方式，約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制，確保采購(gòu)成本的合理性和穩(wěn)定性。成本分析：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，評(píng)估采購(gòu)活動(dòng)的效益。通過(guò)成本分析，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和不足，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)預(yù)算管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)支出。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理流程進(jìn)行審批。三、應(yīng)付賬款管理1.應(yīng)付賬款核算入賬依據(jù)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄應(yīng)付賬款。應(yīng)付賬款的入賬金額應(yīng)按照合同約定的價(jià)格、數(shù)量等條款進(jìn)行核算，確保賬實(shí)相符。賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬務(wù)處理。應(yīng)付賬款應(yīng)按照供應(yīng)商名稱進(jìn)行明細(xì)核算，記錄每一筆應(yīng)付賬款的發(fā)生時(shí)間、金額、付款期限等信息。對(duì)于已支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核銷，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性。2.應(yīng)付賬款對(duì)賬定期對(duì)賬：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)應(yīng)付賬款的余額、發(fā)生額等信息。對(duì)賬周期一般為每月或每季度。對(duì)賬方式可采用函證、面對(duì)面核對(duì)等方式。如發(fā)現(xiàn)雙方賬目不一致，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。差異處理：對(duì)于對(duì)賬過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與采購(gòu)部門、供應(yīng)商共同協(xié)商解決。如因采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、交貨期等原因?qū)е碌牟町?，采?gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，調(diào)整相關(guān)記錄。如因賬務(wù)處理錯(cuò)誤等原因?qū)е碌牟町?，?cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正。3.應(yīng)付賬款付款付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等是否一致。核對(duì)無(wú)誤后，填寫付款申請(qǐng)表，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門。付款審批：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行審核，核實(shí)付款金額的準(zhǔn)確性、付款方式的合理性、付款期限是否符合合同約定等。對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門安排資金進(jìn)行支付。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門按照審批后的付款申請(qǐng)表，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷應(yīng)付賬款，并記錄付款日期、付款金額等信息。4.應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)管理逾期賬款管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)逾期賬款。對(duì)于逾期賬款，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，了解逾期原因，并督促供應(yīng)商盡快解決。如逾期賬款長(zhǎng)期未收回，可能影響公司的商業(yè)信譽(yù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)采取必要的措施，如暫停付款、發(fā)函催收、法律訴訟等。信用風(fēng)險(xiǎn)管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的信用狀況，對(duì)于信用等級(jí)較低的供應(yīng)商，應(yīng)加強(qiáng)付款管理，采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施，如增加預(yù)付款比例、縮短付款期限等。同時(shí)，應(yīng)建立供應(yīng)商信用檔案，記錄供應(yīng)商的信用信息，為采購(gòu)決策提供參考。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)與應(yīng)付賬款管理流程進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、采購(gòu)成本的控制情況、應(yīng)付賬款的核算與管理等方面是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)與應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理進(jìn)行檢查，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，對(duì)采購(gòu)成本的控制情況、應(yīng)付賬款的付款情況等進(jìn)行分析和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。3.績(jī)效評(píng)估人力資源部門會(huì)同采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，定期對(duì)采