法院打字室管理制度

法院打字室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院打字室的管理，規(guī)范打字室工作流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保打字室各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于法院打字室全體工作人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保各類文件、資料的錄入準(zhǔn)確無誤，避免因打字錯(cuò)誤而導(dǎo)致的工作失誤。2.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間要求，及時(shí)完成各類文稿的錄入、打印、復(fù)印等工作，不延誤工作進(jìn)程。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管各類文件、資料，防止信息泄露。4.服務(wù)性原則：樹立良好的服務(wù)意識，為法院各部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的打字服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）打字室主管1.負(fù)責(zé)打字室的全面管理工作，制定工作計(jì)劃和工作流程，合理安排人員分工。2.組織打字室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高打字室人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負(fù)責(zé)與法院各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解工作需求，確保打字室工作與法院整體工作相銜接。4.審核打字室各類文件、資料的錄入、打印、復(fù)印等工作，確保工作質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)打字室設(shè)備的日常管理和維護(hù)，及時(shí)報(bào)修設(shè)備故障，保證設(shè)備正常運(yùn)行。6.負(fù)責(zé)打字室辦公用品的采購、保管和發(fā)放工作，合理控制辦公用品的使用。7.對打字室人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)，提出獎(jiǎng)懲建議。（二）打字員1.負(fù)責(zé)各類文件、資料的錄入工作，確保錄入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，排版規(guī)范整齊。2.按照規(guī)定的時(shí)間要求，及時(shí)完成各類文稿的打印、復(fù)印工作，保證工作質(zhì)量和工作效率。3.負(fù)責(zé)打字室設(shè)備的日常操作和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時(shí)報(bào)告主管。4.妥善保管各類文件、資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.協(xié)助打字室主管完成其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、工作流程（一）文件錄入1.接收文件：打字員從法院各部門接收需要錄入的文件、資料，認(rèn)真核對文件內(nèi)容和格式要求。2.錄入準(zhǔn)備：根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，選擇合適的文字處理軟件，設(shè)置好頁面布局、字體、字號等格式。3.錄入操作：按照文件內(nèi)容，逐字逐句進(jìn)行錄入，錄入過程中要注意準(zhǔn)確性和規(guī)范性，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、漏字、多字等情況。4.校對審核：錄入完成后，打字員要認(rèn)真進(jìn)行自我校對，檢查錄入內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。然后將文件交給主管進(jìn)行審核，主管審核無誤后在文件上簽字確認(rèn)。（二）文件打印1.排版調(diào)整：根據(jù)文件的使用要求，對錄入好的文件進(jìn)行排版調(diào)整，包括字體、字號、行距、頁邊距、段落格式等，確保文件排版規(guī)范、美觀。2.打印設(shè)置：根據(jù)文件的打印要求，設(shè)置好打印機(jī)的參數(shù)，如紙張大小、打印份數(shù)、打印方向等。3.打印操作：確認(rèn)排版和打印設(shè)置無誤后，進(jìn)行打印操作。打印過程中要注意觀察打印機(jī)的工作狀態(tài)，確保打印質(zhì)量。4.整理裝訂：打印完成后，將文件按照頁碼順序整理好，進(jìn)行裝訂。裝訂要牢固、整齊，確保文件不散頁。（三）文件復(fù)印1.復(fù)印申請：法院各部門如需復(fù)印文件、資料，應(yīng)填寫復(fù)印申請表，注明復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交打字室。2.復(fù)印操作：打字員根據(jù)復(fù)印申請表的要求，進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印過程中要注意調(diào)整復(fù)印機(jī)的參數(shù)，確保復(fù)印質(zhì)量。3.登記發(fā)放：復(fù)印完成后，打字員要對復(fù)印文件進(jìn)行登記，記錄復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)、申請部門等信息。然后將復(fù)印文件交給申請部門，并請領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。（四）文件歸檔1.分類整理：打字室人員在完成文件的錄入、打印、復(fù)印等工作后，要及時(shí)對文件進(jìn)行分類整理。按照文件的類別、年份、月份等進(jìn)行分類，確保文件歸檔有序。2.裝訂成冊：對于需要長期保存的文件，要進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時(shí)要注意文件的完整性和規(guī)范性，確保文件不易損壞。3.歸檔存放：將裝訂成冊的文件存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的要求進(jìn)行存放。檔案柜要編號、標(biāo)識清楚，便于查找和管理。4.檔案查閱：法院各部門如需查閱檔案文件，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交打字室。打字室人員按照檔案查閱申請表的要求，提供檔案文件，并做好查閱登記工作。查閱人查閱完畢后，要及時(shí)將檔案文件歸還打字室，并請歸還人簽字確認(rèn)。四、設(shè)備管理（一）設(shè)備購置1.根據(jù)打字室工作需要，由打字室主管提出設(shè)備購置計(jì)劃，經(jīng)法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的采購程序進(jìn)行購置。2.購置設(shè)備時(shí)，要選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品，并要求供應(yīng)商提供售后服務(wù)承諾。（二）設(shè)備使用1.打字室人員要嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的參數(shù)和設(shè)置。2.使用設(shè)備前，要檢查設(shè)備的外觀、電源線、數(shù)據(jù)線等是否正常，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行。3.使用設(shè)備過程中，要注意觀察設(shè)備的工作狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.使用完畢后，要及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備表面的灰塵和雜物，保持設(shè)備整潔。（三）設(shè)備維護(hù)1.打字室主管要定期組織打字室人員對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容包括清潔設(shè)備、檢查設(shè)備的硬件和軟件、更換設(shè)備的耗材等。3.對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，打字室主管要及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。（四）設(shè)備報(bào)廢1.對于老化、損壞嚴(yán)重、無法正常使用的設(shè)備，由打字室主管提出設(shè)備報(bào)廢申請，經(jīng)法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.設(shè)備報(bào)廢后，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行資產(chǎn)核銷，并做好相關(guān)記錄。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.打字室主管根據(jù)打字室辦公用品的使用情況，定期編制辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的采購程序進(jìn)行采購。2.采購辦公用品時(shí)，要選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供發(fā)票等相關(guān)憑證。（二）辦公用品保管1.打字室要設(shè)立專門的辦公用品保管區(qū)域，對采購回來的辦公用品進(jìn)行分類存放，妥善保管。2.辦公用品要按照類別、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行登記造冊，建立辦公用品臺賬，便于管理和查詢。3.定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量與臺賬記錄相符。（三）辦公用品發(fā)放1.打字室人員因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)主管簽字批準(zhǔn)后到保管區(qū)域領(lǐng)取。2.保管人員要按照辦公用品領(lǐng)用申請表的要求，發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。3.嚴(yán)格控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，要鼓勵(lì)節(jié)約使用。六、保密管理（一）保密制度1.打字室人員要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和法院的保密制度，保守工作中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。2.嚴(yán)禁在打字室內(nèi)談?wù)?、傳播涉及保密?nèi)容的文件、資料和信息。3.對于涉及保密內(nèi)容的文件、資料，要按照規(guī)定的密級進(jìn)行管理，采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、專人保管等。（二）保密措施1.打字室電腦要設(shè)置開機(jī)密碼和屏保密碼，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用。2.涉及保密內(nèi)容的文件、資料要存放在專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。存儲設(shè)備要妥善保管，防止丟失或被盜。3.嚴(yán)禁將涉及保密內(nèi)容的文件、資料帶出打字室，如需外出攜帶，要經(jīng)過主管批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。4.定期對打字室的保密措施進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保保密工作的有效性。七、安全管理（一）安全制度1.打字室人員要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全法律法規(guī)和法院的安全制度，確保打字室工作場所的安全。2.加強(qiáng)打字室的安全防范意識，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。（二）安全措施1.打字室內(nèi)要配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.嚴(yán)禁在打字室內(nèi)吸煙和使用明火，防止火災(zāi)事故的發(fā)生。3.下班前要關(guān)閉打字室的門窗、電源、設(shè)備等，確保工作場所安全。4.妥善保管打字室的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。5.加強(qiáng)對打字室人員的安全教育，提高安全防范意識和應(yīng)急處理能力。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.打字室主管要定期對打字室人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)，考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、保密意識、安全意識等方面。2.考核方式采用平時(shí)考核與定期考核相結(jié)合的方式，平時(shí)考核由打字室主管根據(jù)日常工作情況進(jìn)行記錄，定期考核每季度進(jìn)行一次，由打字室主管組織實(shí)施。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等次。考核結(jié)果將作為打字室人員獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)薪等的重要依據(jù)。（二）獎(jiǎng)懲