比亞迪檔案管理制度VIP

比亞迪檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于比亞迪公司總部及各下屬單位，包括但不限于各事業(yè)部、子公司等。檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與保密。4.方便利用原則：在確保檔案安全與保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同做好公司檔案管理工作。檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.負責(zé)檔案的保管和維護，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。3.負責(zé)檔案的檢索和利用工作，根據(jù)公司需要及時提供檔案資料，為公司各項工作提供支持。4.負責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^期、無用的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理工作效率。檔案的收集與整理收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。3.公司接收或征集的具有保存價值的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。3.對于重要檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，及時收集，確保檔案的完整性和準確性。整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，確定檔案的類別和編號。2.對檔案進行整理時，應(yīng)保持檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.檔案應(yīng)按照一定的順序進行排列，便于查找和利用。4.對檔案進行編目時，應(yīng)準確填寫檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保檔案目錄的完整性和準確性。檔案的保管保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全與完整。保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和利用。3.對于重要檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準。電子檔案保管1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.電子檔案的存儲格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準，便于長期保存和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全與完整。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有保存價值。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性和準確性。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。4.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。檔案的利用利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、日期、用途等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，對查閱、借閱檔案的人員進行資格審查，符合條件的予以批準，并在申請表上簽字確認。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)按照檔案管理部門指定的地點和方式進行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱的時間、人員、檔案名稱、編號、用途等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供檔案工作信息。移交工作1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對接收的檔案進行檢查和清點，確保檔案的及時、準確和完整。3.公司因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。檔案的保密與安全保密制度1.公司應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守公司檔案秘密，不得擅自泄露檔案信息。3.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。4.公司外部單位查閱、借閱公司檔案時，檔案管理部門應(yīng)與對方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。安全制度1.公司應(yīng)建立檔案安全制度，加強檔案安全管理，確保檔案的安全與完整。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，并定期進行檢查和維護。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案安全制度，不得擅自離崗，確保檔案庫房的安全。4.公司應(yīng)加強對檔案信息系統(tǒng)的安