保證貨款管理制度VIP

保證貨款管理制度一、總則（一）目的為加強公司貨款管理，確保公司資金安全，規(guī)范貨款回收流程，明確各部門職責(zé)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有客戶之間的貨款結(jié)算與管理，包括但不限于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等業(yè)務(wù)所涉及的貨款。（三）基本原則1.合法性原則：貨款管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保公司貨款及時、足額回收，降低資金風(fēng)險。3.準(zhǔn)確性原則：貨款結(jié)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免因數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致的糾紛和損失。4.及時性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點完成貨款管理相關(guān)工作，不得拖延。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通洽談業(yè)務(wù)，簽訂銷售合同，明確貨款結(jié)算方式、期限等條款。2.跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時掌握客戶付款動態(tài)，對可能出現(xiàn)的逾期付款情況提前預(yù)警。3.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行貨款催收工作，提供必要的客戶信息和業(yè)務(wù)資料。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)貨款的核算、結(jié)算和賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。2.定期與銷售部門核對貨款數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決差異問題。3.制定貨款催收計劃，組織實施催收工作，對逾期未付款項采取有效措施進(jìn)行追討。4.分析貨款回收情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和風(fēng)險評估。（三）法務(wù)部門1.審查銷售合同中的貨款結(jié)算條款，確保合同的合法性和有效性。2.協(xié)助處理貨款回收過程中的法律事務(wù)，如發(fā)送催款函、提起訴訟等。3.提供法律意見和建議，防范貨款回收過程中的法律風(fēng)險。（四）信用管理部門（如有）1.建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和分級。2.根據(jù)客戶信用等級，制定相應(yīng)的信用額度和信用期限，并及時更新。3.監(jiān)控客戶信用變化情況，對出現(xiàn)信用風(fēng)險的客戶及時采取措施，如調(diào)整信用額度、停止供貨等。（五）其他部門1.各部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合做好貨款管理相關(guān)工作，如提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、協(xié)助催收等。2.涉及多個部門的貨款管理事項，由相關(guān)部門共同協(xié)商解決，明確牽頭部門和各部門職責(zé)。三、貨款結(jié)算管理（一）合同簽訂1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)確保合同中貨款結(jié)算條款明確、具體，包括但不限于付款方式（如現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）、付款期限、結(jié)算周期、逾期付款責(zé)任等。2.合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門進(jìn)行貨款核算和跟蹤。（二）發(fā)貨與開票1.倉庫部門應(yīng)根據(jù)銷售合同和發(fā)貨指令，及時準(zhǔn)確地發(fā)貨，并開具發(fā)貨清單。發(fā)貨清單應(yīng)詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到倉庫部門的發(fā)貨清單后，按照合同約定及時開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)遵循稅務(wù)法規(guī)要求，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。（三）對賬與結(jié)算1.財務(wù)部門應(yīng)定期與客戶進(jìn)行對賬，一般每月[具體日期]前完成上月貨款的對賬工作。對賬內(nèi)容包括發(fā)貨數(shù)量、金額、已收款金額、未收款金額等，確保雙方賬目一致。2.對賬方式可以采用郵件、傳真、對賬單等形式進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通核實，并與客戶協(xié)商解決。3.客戶確認(rèn)無誤后，財務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和期限進(jìn)行貨款結(jié)算。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算，應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無誤；如采用承兌匯票方式結(jié)算，應(yīng)注意匯票的真實性、有效性和到期日等。四、貨款催收管理（一）催收流程1.財務(wù)部門應(yīng)在貨款到期前[X]天，向銷售部門發(fā)送《貨款到期提醒函》，告知銷售部門客戶貨款即將到期及逾期可能產(chǎn)生的后果。2.銷售部門收到提醒函后，應(yīng)立即與客戶聯(lián)系，了解客戶未付款原因，并督促客戶按時付款。如客戶確有困難需要延期付款，銷售部門應(yīng)及時反饋給財務(wù)部門，并與客戶協(xié)商簽訂延期付款協(xié)議。3.對于逾期未付款項，財務(wù)部門應(yīng)在逾期后[X]天內(nèi)，向客戶發(fā)送《催款函》，明確告知客戶逾期欠款金額、逾期天數(shù)及應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，并要求客戶限期付款。催款函應(yīng)加蓋公司公章，并通過郵政特快專遞（EMS）或掛號信等方式送達(dá)客戶。4.如客戶在催款函規(guī)定的期限內(nèi)仍未付款，財務(wù)部門應(yīng)將逾期情況及時報告給公司管理層，并根據(jù)公司決策采取進(jìn)一步的催收措施，如委托第三方催收機構(gòu)進(jìn)行催收、提起訴訟等。（二）催收措施1.電話催收：通過與客戶直接溝通，了解客戶還款計劃和困難，督促客戶盡快還款。2.上門催收：對于一些重要客戶或逾期金額較大的客戶，可由銷售部門或財務(wù)部門派人上門催收，與客戶面對面溝通，增強催收效果。3.第三方催收：如自行催收效果不佳，可委托專業(yè)的第三方催收機構(gòu)進(jìn)行催收。委托催收機構(gòu)前，應(yīng)簽訂委托合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和收費標(biāo)準(zhǔn)等。4.法律訴訟：對于惡意拖欠貨款、經(jīng)多次催收仍拒不還款的客戶，應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，通過法律途徑維護(hù)公司合法權(quán)益。法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織法律訴訟相關(guān)工作，包括起草訴訟文書、協(xié)助收集證據(jù)、參與庭審等。（三）催收記錄與報告1.銷售部門和財務(wù)部門應(yīng)對每次催收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括催收時間、催收方式、與客戶溝通內(nèi)容、客戶反饋意見等。催收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和后續(xù)跟蹤。2.財務(wù)部門應(yīng)定期編制《貨款催收報告》，向公司管理層匯報貨款催收進(jìn)展情況、逾期客戶名單、逾期金額及占比、催收措施及效果等信息。報告應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)建議和措施。五、信用風(fēng)險管理（一）客戶信用評估1.信用管理部門（如有）應(yīng)收集客戶的基本信息、財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況、信用記錄等資料，建立客戶信用檔案。2.根據(jù)收集到的信息，運用科學(xué)合理的信用評估模型或方法，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和分級。信用等級一般可分為A、B、C、D四級，其中A級為信用良好客戶，B級為信用一般客戶，C級為信用較差客戶，D級為信用極差客戶。（二）信用額度與期限設(shè)定1.根據(jù)客戶信用等級，結(jié)合公司業(yè)務(wù)政策和風(fēng)險承受能力，為客戶設(shè)定相應(yīng)的信用額度和信用期限。信用額度是指公司允許客戶賒購貨物或服務(wù)的最高金額；信用期限是指公司給予客戶的付款期限。2.對于新客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎設(shè)定信用額度和期限，一般采用較低的初始額度和較短的期限。隨著客戶合作時間的增加和信用狀況的穩(wěn)定，可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整信用額度和期限。3.信用額度和期限應(yīng)定期進(jìn)行審查和調(diào)整，一般每半年或一年進(jìn)行一次。如客戶經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況發(fā)生重大變化，應(yīng)及時重新評估其信用狀況，并相應(yīng)調(diào)整信用額度和期限。（三）信用監(jiān)控與預(yù)警1.信用管理部門（如有）應(yīng)密切關(guān)注客戶信用變化情況，建立信用監(jiān)控指標(biāo)體系，如客戶逾期次數(shù)、逾期天數(shù)、付款比例、財務(wù)比率等。2.當(dāng)客戶出現(xiàn)信用風(fēng)險預(yù)警信號時，如逾期付款次數(shù)增加、財務(wù)指標(biāo)惡化、經(jīng)營狀況不佳等，信用管理部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。3.銷售部門在接到預(yù)警通知后，應(yīng)暫停與該客戶的業(yè)務(wù)合作或減少發(fā)貨量，直至客戶信用狀況改善；財務(wù)部門應(yīng)加強對該客戶的貨款催收力度，并密切關(guān)注其資金流向；法務(wù)部門應(yīng)提前介入，做好相關(guān)法律風(fēng)險防范準(zhǔn)備。六、考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.貨款回收率：考核公司貨款回收的總體情況，計算公式為：貨款回收率=實際回收貨款金額/應(yīng)回收貨款金額×100%。2.逾期賬款率：考核公司逾期未收回貨款的比例，計算公式為：逾期賬款率=逾期未收回貨款金額/應(yīng)收賬款余額×100%。3.客戶投訴率：考核因貨款管理問題導(dǎo)致的客戶投訴情況，計算公式為：客戶投訴率=客戶投訴次數(shù)/銷售訂單數(shù)量×100%。（二）考核周期1.貨款回收率和逾期賬款率考核以季度為周期進(jìn)行統(tǒng)計和考核。2.客戶投訴率考核以年度為周期進(jìn)行統(tǒng)計和考核。（三）獎懲措施1.對于在貨款管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況制定。2.對于因工作失誤或失職導(dǎo)致公司貨款損失的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于罰款、降職、辭退等。如因違反法律法規(guī)或公司制度給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。七、信息管理（一）貨款信息收集1.銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)及時收集與貨款管理相關(guān)的各類信息，包括銷售合同、發(fā)貨清單、發(fā)票、對賬單、催款記錄、客戶還款憑證等。2.信息收集應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）貨款信息分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對貨款信息進(jìn)行分析，通過數(shù)據(jù)分析了解公司貨款回收情況、客戶付款習(xí)慣、逾期賬款分布等，為貨款管理決策提供依據(jù)。2.分析方法可采用數(shù)據(jù)對比分析、趨勢分析、比率分析等，結(jié)合公司業(yè)務(wù)實際情況，找出存在的問題和潛在風(fēng)險，并提出針對性的改進(jìn)措施和建議。（三）貨款信息保密1.涉及