會議記錄管理制度VIP

會議記錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議記錄工作，確保會議內(nèi)容準(zhǔn)確、完整記錄，便于傳達(dá)會議精神、跟進(jìn)工作進(jìn)展、為公司決策提供依據(jù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于部門例會、項目研討會、工作協(xié)調(diào)會、高層決策會等。（三）職責(zé)分工1.會議組織者負(fù)責(zé)明確會議主題、議程、時間、地點及參會人員。提前通知參會人員會議相關(guān)信息。協(xié)調(diào)會議場地、設(shè)備等相關(guān)事宜。2.記錄人員負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。會后及時整理、編輯會議記錄，并按規(guī)定流程提交審核。3.審核人員對會議記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。提出修改意見，確保會議記錄符合要求。二、會議記錄的準(zhǔn)備（一）記錄工具準(zhǔn)備1.紙質(zhì)記錄：準(zhǔn)備專用的會議記錄本，確保頁面整潔、無破損。2.電子記錄：配備性能良好的電子設(shè)備，安裝合適的記錄軟件，如常用的文字處理軟件等，并提前進(jìn)行調(diào)試。（二）知識與信息儲備記錄人員需提前了解會議主題相關(guān)的背景知識、業(yè)務(wù)信息及涉及的主要問題，以便更好地理解會議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵信息。（三）熟悉參會人員記錄人員應(yīng)熟悉參會人員的姓名、職位、職責(zé)等信息，便于準(zhǔn)確記錄發(fā)言人員及相關(guān)內(nèi)容。三、會議記錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：準(zhǔn)確記錄會議的具體名稱。2.會議時間：記錄年、月、日、時、分。3.會議地點：詳細(xì)記錄會議召開的具體地點。4.參會人員：列出所有參會人員的姓名、職位。（二）會議議程按照會議實際進(jìn)行順序，記錄各項議程的標(biāo)題及主要內(nèi)容要點。（三）會議發(fā)言1.發(fā)言人：記錄發(fā)言人員的姓名。2.發(fā)言內(nèi)容：詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄發(fā)言內(nèi)容，包括觀點、意見、建議、問題討論等。對于重要觀點和決策性內(nèi)容，應(yīng)逐字記錄。3.發(fā)言時間：記錄發(fā)言人開始和結(jié)束發(fā)言的時間。（四）會議決議1.決議事項：清晰記錄會議達(dá)成的各項決議內(nèi)容。2.責(zé)任人：明確每項決議的責(zé)任部門或責(zé)任人。3.完成時間：確定決議事項的具體完成時間節(jié)點。（五）其他事項記錄會議中提出的重要事項、待跟進(jìn)問題、臨時交辦工作等，并注明相關(guān)要求和注意事項。四、會議記錄的方式（一）紙質(zhì)記錄方式1.書寫規(guī)范：使用黑色或藍(lán)色鋼筆、中性筆進(jìn)行記錄，字跡工整、清晰，不得潦草、模糊。2.頁面布局：合理劃分頁面，設(shè)置標(biāo)題、正文、備注等區(qū)域，確保記錄內(nèi)容層次分明。3.特殊標(biāo)記：對于重要內(nèi)容、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等，可使用下劃線、波浪線、星號等特殊標(biāo)記進(jìn)行突出顯示。（二）電子記錄方式1.實時錄入：在會議進(jìn)行過程中，及時將會議信息錄入電子設(shè)備，確保記錄的及時性和準(zhǔn)確性。2.格式規(guī)范：統(tǒng)一使用規(guī)定的字體、字號、段落格式等，使記錄內(nèi)容排版整齊、美觀。3.備份存儲：定期對電子記錄進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會議記錄的流程（一）會議期間記錄1.記錄人員提前到達(dá)會議現(xiàn)場，檢查記錄工具是否正常，熟悉會議環(huán)境。2.在會議開始后，集中精力聆聽會議內(nèi)容，按照內(nèi)容要求認(rèn)真記錄，盡量做到同步記錄，不漏記重要信息。3.對于一些快速發(fā)言或討論激烈的環(huán)節(jié)，可先進(jìn)行簡要記錄，會后及時補充完整。（二）會后整理編輯1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對會議記錄進(jìn)行整理編輯。仔細(xì)核對記錄內(nèi)容，補充遺漏信息，修正錯別字和語病，使記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、通順、完整。2.根據(jù)會議實際情況，對記錄內(nèi)容進(jìn)行分段、分層整理，突出重點內(nèi)容和決議事項，使其更具條理性和可讀性。（三）審核提交1.整理編輯后的會議記錄需提交給會議組織者進(jìn)行初審。會議組織者應(yīng)在收到記錄后的[X]個工作日內(nèi)完成初審，并提出修改意見。2.記錄人員根據(jù)初審意見進(jìn)行修改完善后，將會議記錄提交給審核人員進(jìn)行最終審核。審核人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。3.通過審核的會議記錄按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，并根據(jù)需要及時分發(fā)給相關(guān)人員。六、會議記錄的保存與查閱（一）保存期限1.一般會議記錄保存期限為[X]年，重要會議記錄、涉及公司核心機密或重大決策的會議記錄保存期限為[X]年。2.保存期限自會議結(jié)束之日起計算。（二）保存方式1.紙質(zhì)記錄：將整理好的會議記錄本按照時間順序進(jìn)行編號，存放在專門的檔案柜中，確保檔案柜安全、干燥、通風(fēng)良好。2.電子記錄：將電子記錄文件按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并分類存儲在公司的電子文檔管理系統(tǒng)中，同時定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議記錄的，應(yīng)填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時間、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行審核，審核通過后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及公司核心機密或重大決策的會議記錄，查閱人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。七、會議記錄的保密與安全（一）保密要求1.會議記錄人員應(yīng)對會議記錄內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.嚴(yán)禁將會議記錄私自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。3.在查閱會議記錄過程中，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、拍照、復(fù)印會議記錄內(nèi)容。（二）安全管理1.加強對會議記錄存儲場所的安全管理，確保紙質(zhì)記錄和電子記錄的安全。檔案柜應(yīng)配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對電子記錄進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，防止因設(shè)備故障、病毒感染等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或損壞。3.對于不再保存期限內(nèi)的會議記錄，應(yīng)按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保記錄信息的安全性。八、會議記錄的考核與獎懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.記錄準(zhǔn)確性：會議記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，無關(guān)鍵信息遺漏、錯誤記錄等情況。2.記錄完整性：涵蓋會議基本信息、議程、發(fā)言、決議等各項內(nèi)容，記錄完整。3.記錄及時性：按照規(guī)定時間完成會議記錄的整理編輯、審核提交工作。4.記錄規(guī)范性：記錄格式、排版符合要求，書寫工整、電子記錄格式規(guī)范。（二）獎勵措施1.對于在會議記錄工作中表現(xiàn)突出的記錄人員，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、獎品等。2.在公司內(nèi)部進(jìn)行通報表揚，作為員工績效考核、晉升、評優(yōu)的參考依據(jù)。（三）懲罰措施1.對于因記錄失誤導(dǎo)致重要信息遺漏、錯誤傳達(dá)等情況，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。2.對于違反會議記錄保密規(guī)定的人員，按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至解除勞動合同。